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Facture et paiement : comprendre le solde
Pourquoi reste-t-il 12 000 à payer alors que 30 000 de travaux ont été facturés ?
Parce que facture et paiement sont des étapes distinctes. Dans l'exemple, la situation certifiée et la facture portent 30 000 dollars, mais un seul règlement de 18 000 dollars est enregistré : il reste 12 000 dollars à recevoir. Rapprochez situation, facture et paiement, confirmez la date attendue selon les conditions convenues et recherchez un écart ou une contestation avant de relancer.
30 000 USD facturés, 18 000 USD reçus : pourquoi reste-t-il 12 000 USD à recevoir ? Suivez les étapes du contrat au règlement dans OpenConstructionERP.
Vous obtiendrez
Un rapprochement de la situation de travaux à la certification, la facture et le paiement enregistré, expliquant un solde de 12 000 USD
Transcription
0:00 Comprendre
Votre chantier a réalisé des travaux pour 30 000 dollars. Cet argent est-il déjà disponible sur votre compte ? Non. Le volume réalisé, la situation certifiée, la facture et le paiement sont des étapes différentes. Suivons un exemple simple pour comprendre où se trouve le montant, quelle pièce le justifie et quelle action reste à mener. Nous relions quatre éléments : le contrat, la situation de travaux, la facture et le paiement enregistré. Le contrat donne les conditions. La situation décrit la période examinée. La facture porte le montant demandé. Le paiement explique ce qui a été reçu. Cette chaîne permet de rechercher une pièce précise quand un chiffre semble incohérent. Notre cas porte sur un contrat à prix unitaire. Nous utilisons des montants en dollars et un volume mesuré en mètres cubes. Pour rendre le mécanisme lisible, l'exemple ne comprend ni fiscalité, ni retenue, ni avance. Dans un projet réel, ces éléments doivent être examinés selon les documents contractuels et les règles qui vous concernent. Le chantier documente les quantités réalisées. Le responsable de projet prépare et contrôle la situation. Le responsable du contrat examine les montants et la certification. La finance émet la facture puis rapproche les paiements. Même lorsque plusieurs rôles travaillent dans la même équipe, distinguez les vérifications et conservez les pièces qui expliquent le passage d'une étape à l'autre.
1:35 Mesurer
Dans le contrat de démonstration, la ligne Béton de structure prévoit 300 mètres cubes. Son prix unitaire est de 125 dollars. Ce volume contractuel est différent du volume réalisé pendant notre période. Nous allons présenter seulement 240 mètres cubes, documentés par le relevé de mesure de cette période. 240 mètres cubes multipliés par 125 dollars donnent 30 000 dollars. Nous calculons ici le montant des travaux de la période. Gardez la référence du relevé qui justifie la quantité et celle du contrat qui justifie le prix. Une multiplication correcte ne remplace ni la mesure, ni l'examen des travaux.
2:17 Certifier
Ouvrons la demande d'acompte, notre situation pour cette période. Elle identifie la période, la quantité de 240 mètres cubes et un montant de 30 000 dollars. Dans ce cas, la retenue et les demandes antérieures sont nulles. Le net à payer est donc également de 30 000 dollars. La situation est encore à faire approuver. Supposons maintenant 4 000 dollars de travaux supplémentaires en discussion. Ils ne sont pas inclus dans notre situation de 30 000 dollars. Documentez le changement et faites-le examiner suivant le processus prévu. Tant que son traitement n'est pas confirmé, ne présentez pas ce montant comme une somme certifiée ou déjà encaissée. Une prévision doit garder son statut. Dans notre démonstration, nous soumettons la situation, puis nous l'approuvons après contrôle. La certification constitue ensuite une étape distincte. Ces changements de statut organisent le suivi dans l'application. Ils ne prouvent pas, à eux seuls, qu'un virement a été reçu. Le paiement sera enregistré séparément, avec sa date, son montant et une référence vérifiable.
3:26 Facturer
La facture liée à la situation porte ici 30 000 dollars. Attention : sur cette version, la certification a aussi créé un second brouillon pour la même situation. Nous rapprochons les références et annulons ce doublon de démonstration. Vérifiez ce point avant d'utiliser les totaux. La facture conservée reste distincte du règlement reçu. Dans l'onglet Paiements, notre exemple contient un règlement de 18 000 dollars. Nous retrouvons sa date, sa référence et la facture concernée. Cet enregistrement décrit un règlement constaté ; il ne déclenche pas un transfert bancaire. Pour connaître le reste à recevoir, rapprochez le paiement du montant de la facture.
4:08 Suivre
La facture porte 30 000 dollars. Le paiement enregistré est de 18 000 dollars. Il reste donc 12 000 dollars à recevoir. Ce solde ne doit pas être ajouté au montant déjà encaissé comme s'il était aussi disponible. Pour préparer la trésorerie, gardez séparés les règlements constatés et les encaissements encore attendus. Si le solde reste ouvert, vérifiez d'abord les pièces : situation certifiée, facture et règlement enregistré. Confirmez ensuite la date attendue selon les conditions convenues. Enfin, recherchez un éventuel écart ou une contestation. Votre équipe peut alors préparer une relance précise, fondée sur un montant expliqué et sur des documents cohérents. La situation est certifiée pour 30 000 dollars. Un paiement de 18 000 dollars est enregistré. Quel montant pouvez-vous présenter comme reçu ? 18 000 dollars. Les 12 000 restants sont encore à recevoir. Et les 4 000 dollars de modification en discussion restent dans leur propre suivi, avec leur propre statut. Choisissez une situation de votre chantier. Retrouvez le contrat, le relevé, la facture et les paiements associés. Expliquez le solde à une autre personne, pièce à l'appui. OpenConstructionERP est gratuit et open source. Il peut fonctionner sur votre serveur, sans abonnement ni licence par utilisateur. Commencez par une chaîne documentaire que votre équipe peut suivre de bout en bout.
