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Achats et stock : suivre les quantités
Pourquoi 1 000 sacs commandés n'en laissent que 600 en stock, et comment retracer chaque écart ?
Parce qu'une commande n'est pas un stock. Dans l'exemple, 60 sacs ne sont pas arrivés et 40 ont été refusés : seuls les 900 sacs acceptés entrent dans l'Inventaire de chantier, puis 300 sont consommés, ce qui laisse 600. Enregistrez séparément la réception (écarts en note), l'entrée en stock et la consommation : 600 + 300 + 40 + 60 reconstituent les 1 000 sacs.
1 000 sacs de ciment commandés, 600 encore en stock : comment expliquer l’écart ? Suivez une commande, une réception et une consommation dans OpenConstructionERP.
Vous obtiendrez
Une commande rapprochée de la livraison, des refus, de l'entrée en stock et de la consommation, chaque sac de ciment justifié
Transcription
0:00 Comprendre
Vous avez commandé 1 000 sacs de ciment. Le chef de chantier peut-il compter sur ces 1 000 sacs demain matin ? Pas encore. Une commande décrit ce que vous attendez. Pour organiser les travaux, il faut connaître ce qui est réellement disponible. Dans ce cas pédagogique, nous suivons une livraison jusqu'au stock utilisable. Nous rapprochons la commande, la réception et la consommation confirmée sur le chantier. À la fin, chaque quantité aura une explication et un document pour la retrouver. Gardez trois questions distinctes. Combien avons-nous commandé ? Combien pouvons-nous accepter après contrôle ? Combien reste-t-il après la consommation ? Un sac abîmé peut être présent sur le chantier sans être disponible pour les travaux. Cette distinction évite de planifier avec un stock qui n'existe pas. Le chef de chantier précise le besoin et la date. Les achats passent la commande. Le magasinier contrôle la livraison et justifie les écarts. Le chef de chantier confirme ensuite les quantités consommées. La finance s'appuie sur ces pièces pour contrôler la facture du fournisseur.
1:05 Commander
Commençons par notre bâtiment de démonstration. Avant toute saisie, vérifiez le projet, le matériau et son unité. Ici, nous suivons des sacs de 50 kilogrammes. Une quantité exprimée en tonnes ne se compare pas directement à une quantité exprimée en sacs. Notre commande porte sur 1 000 sacs, au prix pédagogique de 10 dollars américains par sac. Cela représente 10 000 dollars avant tout traitement fiscal. La référence de commande relie les pièces entre elles. La date attendue aide le chantier à préparer son travail, mais elle ne prouve pas que le matériau est arrivé.
1:41 Réceptionner
À la livraison, nous comptons 940 sacs : 60 ne sont pas arrivés. Parmi les sacs présents, 40 sont refusés. Il reste donc 900 sacs acceptés. Dans cette fiche, nous enregistrons ces 900 dans la quantité reçue et précisons les deux écarts dans la note. Puis nous confirmons la réception. Pour les 60 sacs manquants, les achats demandent une date de livraison. Pour les 40 sacs refusés, ils documentent la réserve et conviennent de la suite avec le fournisseur. Les 900 sacs acceptés peuvent seuls alimenter notre stock utilisable dans cet exemple. La réception est confirmée, mais le stock n'est pas encore alimenté. Dans Inventaire de chantier, nous enregistrons une entrée distincte de 900 sacs au magasin principal. La note reprend la référence du bon de livraison pour retrouver la réception. Enregistrez cette entrée une seule fois, puis vérifiez le solde de 900 sacs.
2:39 Suivre le stock
Après les travaux, l'équipe confirme la consommation de 300 sacs. Nous enregistrons cette quantité comme une consommation, avec la date et une note qui identifie les travaux. Le solde passe alors à 600 sacs. Ne confondez pas ce mouvement avec un simple transfert : ici, le matériau a réellement été utilisé. Vérifions l'ensemble. 600 sacs restent au magasin. 300 ont été consommés pour les travaux. 40 ont été refusés. 60 ne sont pas arrivés. Ensemble, ces quatre quantités reconstituent les 1 000 sacs commandés. Nous pouvons expliquer le stock et les deux écarts, sans perdre une partie de l'histoire.
3:22 Décider
Si une facture porte sur les 1 000 sacs, ne la confondez pas avec la preuve d'une réception complète. Rapprochez les quantités facturées, la commande et les pièces de réception. Le règlement dépend aussi des conditions convenues avec le fournisseur. Ici, nous préparons le contrôle ; nous ne décidons pas du paiement à la place de votre entreprise. Le chef de chantier peut maintenant préparer la prochaine étape avec 600 sacs disponibles. Les achats suivent les deux écarts. Le magasin peut expliquer chaque mouvement. La finance dispose des pièces à rapprocher. Le résultat utile, c'est une quantité fiable et une action claire pour chaque responsable. Avant de passer à votre propre cas, vérifiez ceci : les sacs refusés peuvent-ils être comptés comme disponibles ? Non. Et une commande suffit-elle à prouver le stock ? Non plus. Retrouvez toujours le contrôle de réception et les mouvements qui expliquent le solde. Pour votre démonstration, choisissez une commande et ses pièces de réception, puis refaites ce contrôle avec vos responsables. OpenConstructionERP est libre et peut être installé sur votre serveur, sans licence par utilisateur. Ce premier cas vous permettra de vérifier comment l'intégrer à votre façon de travailler.
