Fáze 6 z 7 · Realizace

Správa dokumentů, RFI a předložené podklady (CDE)

Vydávat, posuzovat a sledovat výkresy, RFI a předložené podklady na jednom řízeném místě.

KurzyKurz se připravuje
Bezplatná videa7 videí

Výstup: Řízený registr dokumentů, předávací protokoly a registry RFI a předložených podkladů
Modul: Documents and CDE
Dokumenty: Request for information (RFI)
Submittal
Transmittal
Drawing register
Normy a podklady: ISO 19650-2

Co to je

Správa dokumentů zajišťuje, že všichni pracují s aktuálními, schválenými informacemi. Výkresy, specifikace, modely a zprávy se číslují podle dohodnuté konvence, vydávají s revizí a stavem, který říká, k čemu je lze použít, a rozesílají s předávacím protokolem (transmittal). Překonané verze se uchovávají, ale jsou zřetelně staženy, aby podle nich nikdo nestavěl.

Nad tím běží dva postupy. RFI žádají projekční tým o objasnění chybějících nebo protichůdných informací a každá odpověď se sleduje do termínu, protože pozdní odpovědi způsobují zpoždění. Předložené podklady (submittals) posílají projektantovi dílenskou dokumentaci, údaje o výrobcích a vzorky k posouzení, než práce nebo objednávky pokročí. Celý záznam uchovává společné datové prostředí.

Kdo to dělá

Správce dokumentů: Vede registr, číslování, stavy a předávací protokoly.
Manažer informací: Nastavuje CDE a informační standardy projektu.
Projekční tým: Vydává výkresy, odpovídá na RFI a posuzuje předložené podklady.
Inženýři zhotovitele: Zakládají RFI a připravují předložené podklady.
Projektový manažer: Urguje opožděné odpovědi a propojuje je s rizikem pro harmonogram.

Jak to probíhá

Dohodnout standardy
Na začátku projektu stanovte konvenci pojmenování, pravidla revizí, kódy stavů a postup v CDE.
Nahrát a zkontrolovat
Zkontrolujte každý soubor proti pravidlům pojmenování a metadatům, než vstoupí do sdílené oblasti.
Vydávat s předávacími protokoly
Rozesílejte dokumenty určeným příjemcům s předávacím protokolem a zaznamenávejte potvrzení převzetí.
Zakládat RFI
Zašlete jednu jasnou otázku s odkazy a požadovaným datem odpovědi a sledujte ji do zodpovězení.
Posuzovat předložené podklady
Předkládejte dílenskou dokumentaci a údaje o výrobcích, zaznamenávejte stav posouzení a v případě potřeby předkládejte znovu.
Publikovat a archivovat
Schválené informace přesuňte do stavu publikováno, překonané revize archivujte a uchovejte úplnou historii.

Rozdíly podle zemí

Spojené království: UK BIM Framework zavádí BS EN ISO 19650 s postupem v CDE: rozpracováno, sdíleno, publikováno a archivováno. U budov vyššího rizika vyžaduje Building Safety Act 2022 golden thread přesných a aktuálních informací.
Německo: Pravidla správy dokumentů se obvykle stanoví ve smlouvě a v projektové příručce a projektové výstupy odpovídají fázím HOAI (Leistungsphasen). U projektů BIM se uplatní DIN EN ISO 19650.
Francie: Prováděcí výkresy (plans d'exécution) vypracovává zhotovitel a posuzuje je maître d'œuvre formou visa. DOE (dossier des ouvrages exécutés) na konci shromažďuje dokumentaci skutečného provedení.
Spojené státy: Předložené podklady (submittals) se člení podle oddílů specifikace CSI MasterFormat a AIA A201 stanoví povinnosti zhotovitele ohledně dílenské dokumentace, údajů o výrobcích a vzorků. RFI se sledují v registrech, s dobou odpovědi často stanovenou smlouvou.
Mezinárodně: ISO 19650 části 1 a 2 vymezují řízení informací při navrhování a výstavbě, včetně CDE a kódů stavů. FIDIC 2017 Sub-Clause 1.3 vyžaduje oznámení a jiná sdělení písemně na uvedenou adresu.

Časté chyby

Nejednotné názvy souborů, takže nelze najít nejnovější revizi.
Stavění podle výkresů vydaných pro informaci nebo dosud neschválených.
RFI, která kladou několik otázek najednou nebo postrádají odkazy na výkresy.
Žádné požadované datum odpovědi, takže RFI zůstávají bez odpovědi.
Pozdě zaslané předložené podklady, které nenechají čas na posouzení před zadáním objednávek.
Posílání dokumentů e-mailem mimo CDE, což zanechává mezery v záznamu.

V OpenConstructionERP

Modul: Documents and CDE

Moduly dokumentů a CDE tvoří páteř. Common Data Environment (ISO 19650) spravuje kontejnery, revize, přechody stavů a kódy vhodnosti a File References validuje názvy souborů podle ISO 19650. Document Management zajišťuje nahrávání, štítkování a vyhledávání a File Versioning uchovává každou verzi. Transmittals a File Transmittals zaznamenávají vydání a potvrzení. Correspondence eviduje dopisy a oznámení s křížovými odkazy. Týmy vedou posouzení RFI a předložených podkladů přes File Approvals s vícestupňovým schvalováním a vkládáním razítek a přes File Comments pro značky poznámek.

Common Data Environment (ISO 19650) · File References · Document Management · File Versioning · Transmittals · File Transmittals · Correspondence · File Approvals · File Comments

Aplikace běží na openconstructionacademy.com/app pro studenty kurzů.