Fase 6 af 7 · Bygge

Dokumenthåndtering, RFI og godkendelsesdokumenter (CDE)

Udgive, gennemgå og følge tegninger, RFI og godkendelsesdokumenter på ét styret sted.

KurserKursus under udarbejdelse
Gratis videoer7 videoer

Se de gratis videoer Hvordan det foregår

Resultat: Styret dokumentregister, fremsendelser, RFI- og godkendelseslogge
Modul: Documents and CDE
Dokumenter: Request for information (RFI)
Submittal
Transmittal
Drawing register
Standarder og referencer: ISO 19650-2

Hvad det er

Dokumentstyring sikrer, at alle arbejder efter gældende, godkendte oplysninger. Tegninger, beskrivelser, modeller og rapporter nummereres efter en aftalt konvention, udgives med en revision og en status, der siger, hvad de må bruges til, og distribueres med en fremsendelse. Forældede versioner bevares, men trækkes tydeligt tilbage, så ingen bygger efter dem.

To arbejdsgange kører oven på dette. RFI'er beder projekteringsgruppen afklare manglende eller modstridende oplysninger, og hvert svar følges mod en frist, fordi sene svar skaber forsinkelser. Godkendelsesdokumenter (submittals) sender værkstedstegninger, produktdata og prøver til rådgiveren til gennemgang, før arbejde eller bestillinger går videre. Et fælles dataområde (CDE) rummer hele registret.

Hvem der gør det

Dokumentkontrollør: Vedligeholder registret, nummereringen, statusserne og fremsendelserne.
Informationsleder: Opsætter CDE og informationsstandarderne for projektet.
Projekteringsgruppen: Udgiver tegninger, besvarer RFI'er og gennemgår godkendelsesdokumenter.
Entreprenørens ingeniører: Stiller RFI'er og udarbejder godkendelsesdokumenter.
Projektleder: Rykker for forfaldne svar og kobler dem til risiko for tidsplanen.

Hvordan det foregår

Aftal standarder
Fastlæg navnekonvention, revisionsregler, statuskoder og CDE-arbejdsgang ved projektstart.
Upload og kontrollér
Kontrollér hver fil mod navnereglerne og metadata, før den kommer ind i det delte område.
Udgiv med fremsendelser
Distribuer dokumenter til navngivne modtagere med en fremsendelse, og registrér kvittering.
Stil RFI'er
Send ét klart spørgsmål med henvisninger og en krævet svardato, og følg det, til det er besvaret.
Gennemgå godkendelsesdokumenter
Indsend værkstedstegninger og produktdata, registrér status for gennemgangen, og genindsend, hvor det kræves.
Publicér og arkivér
Flyt godkendte oplysninger til publiceret, arkivér forældede revisioner, og bevar hele historikken.

Forskelle mellem lande

Storbritannien: UK BIM Framework implementerer BS EN ISO 19650 med en CDE-arbejdsgang af under udarbejdelse, delt, publiceret og arkiveret. For bygninger med højere risiko kræver Building Safety Act 2022 en golden thread af nøjagtige og opdaterede oplysninger.
Tyskland: Reglerne for dokumentstyring fastsættes som regel i kontrakten og projekthåndbogen, og projekteringens leverancer følger HOAI-faserne (Leistungsphasen). DIN EN ISO 19650 gælder på BIM-projekter.
Frankrig: Udførelsestegninger (plans d'exécution) udarbejdes af entreprenøren og gennemgås ved visa fra maître d'œuvre. DOE (dossier des ouvrages exécutés) samler som udført-dokumenterne til sidst.
USA: Godkendelsesdokumenter (submittals) organiseres efter CSI MasterFormats beskrivelsesafsnit, og AIA A201 fastsætter entreprenørens pligter for værkstedstegninger, produktdata og prøver. RFI'er følges i logge med svartider, der ofte er fastsat i kontrakten.
International: ISO 19650 del 1 og 2 definerer informationsstyring for projektering og opførelse, herunder CDE og statuskoder. FIDIC 2017 Sub-Clause 1.3 kræver, at varsler og anden kommunikation sker skriftligt til den angivne adresse.

Almindelige fejl

Uensartede filnavne, så seneste revision ikke kan findes.
At bygge efter tegninger udgivet til orientering eller endnu ikke godkendt.
RFI'er, der stiller flere spørgsmål på én gang eller mangler tegningshenvisninger.
Ingen krævet svardato, så RFI'er bliver liggende ubesvarede.
Godkendelsesdokumenter sendt for sent, uden tid til gennemgang, før bestillinger afgives.
At sende dokumenter pr. e-mail uden for CDE, så registret får huller.

I OpenConstructionERP

Modul: Documents and CDE

Modulerne for dokumenter og CDE udgør rygraden. Common Data Environment (ISO 19650) håndterer containere, revisioner, statusovergange og egnethedskoder, og File References validerer filnavne efter ISO 19650. Document Management håndterer upload, tagging og søgning, og File Versioning bevarer hver version. Transmittals og File Transmittals registrerer udgivelser og kvitteringer. Correspondence logger breve og varsler med krydshenvisninger. Teamene kører RFI- og submittal-gennemgang gennem File Approvals med godkendelse i flere trin og stempling og File Comments til markeringsnåle.

Common Data Environment (ISO 19650) · File References · Document Management · File Versioning · Transmittals · File Transmittals · Correspondence · File Approvals · File Comments

Appen findes på openconstructionacademy.com/app for kursister.