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Gestione documentale, RFI e documenti da approvare (CDE)

Emettere, revisionare e tracciare disegni, RFI e documenti da approvare in un unico luogo controllato.

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Risultato: Registro documentale controllato, trasmissioni, registri RFI e documenti da approvare
Modulo: Documents and CDE
Documenti: Request for information (RFI)
Submittal
Transmittal
Drawing register
Norme e riferimenti: ISO 19650-2

Che cos'è

Il controllo documentale garantisce che tutti lavorino su informazioni aggiornate e approvate. Disegni, capitolati, modelli e rapporti sono numerati secondo una convenzione concordata, emessi con una revisione e uno stato che indica per che cosa possono essere usati, e distribuiti con una trasmissione. Le versioni superate sono conservate ma chiaramente ritirate, così che nessuno costruisca su di esse.

Su questa base si innestano due flussi di lavoro. Le RFI chiedono al gruppo di progettazione di chiarire informazioni mancanti o contrastanti, e ogni risposta è seguita fino a una scadenza perché le risposte tardive causano ritardi. I documenti da approvare (submittal) inviano disegni costruttivi, schede tecniche e campioni al progettista per la revisione prima che lavori o ordini procedano. Un ambiente di condivisione dei dati (CDE) conserva l'intero archivio.

Chi lo svolge

Responsabile del controllo documentale: Tiene il registro, la numerazione, gli stati e le trasmissioni.
Information manager: Imposta il CDE e gli standard informativi del progetto.
Gruppo di progettazione: Emette i disegni, risponde alle RFI e rivede i documenti da approvare.
Ingegneri dell'impresa: Emettono le RFI e preparano i documenti da approvare.
Project manager: Sollecita le risposte in ritardo e le collega al rischio sul cronoprogramma.

Come si svolge

Concordare gli standard
Fissare all'avvio del progetto la convenzione di denominazione, le regole di revisione, i codici di stato e il flusso di lavoro del CDE.
Caricare e verificare
Controllare ogni file rispetto alle regole di denominazione e ai metadati prima che entri nell'area condivisa.
Emettere con trasmissioni
Distribuire i documenti a destinatari nominati con una trasmissione e registrare la conferma di ricezione.
Emettere le RFI
Inviare una domanda chiara con riferimenti e una data di risposta richiesta, e seguirla fino alla risposta.
Rivedere i documenti da approvare
Presentare disegni costruttivi e schede tecniche, registrare lo stato della revisione e ripresentare dove richiesto.
Pubblicare e archiviare
Portare le informazioni approvate allo stato pubblicato, archiviare le revisioni superate e conservare l'intera cronologia.

Differenze tra paesi

Regno Unito: Il UK BIM Framework attua la BS EN ISO 19650, con un flusso CDE di lavori in corso, condiviso, pubblicato e archiviato. Per gli edifici ad alto rischio, il Building Safety Act 2022 richiede un golden thread di informazioni accurate e aggiornate.
Germania: Le regole di controllo documentale sono di solito fissate nel contratto e nel manuale di progetto, e gli elaborati di progetto seguono le Leistungsphasen della HOAI. Nei progetti BIM si applica la DIN EN ISO 19650.
Francia: I disegni esecutivi (plans d'exécution) sono prodotti dall'impresa e rivisti con il visa del maître d'œuvre. Il DOE (dossier des ouvrages exécutés) raccoglie alla fine i documenti as-built.
Stati Uniti: I submittal sono organizzati per sezioni di specifica CSI MasterFormat, e l'AIA A201 stabilisce gli obblighi dell'impresa per disegni costruttivi, schede tecniche e campioni. Le RFI sono seguite in registri, con tempi di risposta spesso fissati dal contratto.
Internazionale: Le parti 1 e 2 della ISO 19650 definiscono la gestione delle informazioni per progettazione e costruzione, compresi il CDE e i codici di stato. La Sub-Clause 1.3 della FIDIC 2017 richiede che comunicazioni e notifiche avvengano per iscritto all'indirizzo indicato.

Errori comuni

Nomi di file incoerenti, così che non si trova l'ultima revisione.
Costruire da disegni emessi a titolo informativo o non ancora approvati.
RFI che pongono più domande insieme o mancano di riferimenti ai disegni.
Nessuna data di risposta richiesta, così che le RFI restano senza risposta.
Documenti da approvare inviati in ritardo, senza tempo per la revisione prima di emettere gli ordini.
Inviare documenti per e-mail fuori dal CDE, lasciando lacune nell'archivio.

In OpenConstructionERP

Modulo: Documents and CDE

I moduli Documents e CDE forniscono l'ossatura. Common Data Environment (ISO 19650) gestisce contenitori, revisioni, transizioni di stato e codici di idoneità, e File References valida i nomi dei file ISO 19650. Document Management gestisce caricamento, etichettatura e ricerca, con File Versioning che conserva ogni versione. Transmittals e File Transmittals registrano emissioni e conferme di ricezione. Correspondence registra lettere e comunicazioni con rimandi incrociati. I team gestiscono le revisioni di RFI e documenti da approvare con File Approvals, con approvazione a più passaggi e timbri impressi, e File Comments per i segnaposto di annotazione.

Common Data Environment (ISO 19650) · File References · Document Management · File Versioning · Transmittals · File Transmittals · Correspondence · File Approvals · File Comments

L'app è disponibile su openconstructionacademy.com/app per i partecipanti ai corsi.