Phase 6 von 7 · Bauen

Dokumentenlenkung, RFIs und Freigabeunterlagen (CDE)

Pläne, RFIs und Freigabeunterlagen an einem geregelten Ort herausgeben, prüfen und verfolgen.

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Ergebnis: Gelenktes Dokumentenverzeichnis, Verteilerlisten (Transmittals), RFI- und Freigabelisten (Submittals)
Modul: Documents and CDE
Dokumente: Request for information (RFI)
Submittal
Transmittal
Drawing register
Normen und Referenzen: ISO 19650-2

Worum es geht

Die Dokumentenlenkung stellt sicher, dass alle mit aktuellen, freigegebenen Informationen arbeiten. Pläne, Leistungsbeschreibungen, Modelle und Berichte werden nach einer vereinbarten Konvention nummeriert, mit Index und einem Status herausgegeben, der angibt, wofür sie verwendet werden dürfen, und mit einem Transmittal verteilt. Überholte Stände werden aufbewahrt, aber eindeutig zurückgezogen, damit niemand danach baut.

Darauf laufen zwei Abläufe. Mit RFIs (Bauherrenanfragen bzw. Klärungsanfragen) bitten die Ausführenden das Planungsteam, fehlende oder widersprüchliche Angaben zu klären; jede Antwort wird mit Frist nachverfolgt, denn verspätete Antworten verursachen Verzögerungen. Mit Submittals gehen Werkstatt- und Montagepläne, Produktdaten und Muster zur Prüfung an den Planer, bevor die Ausführung oder Bestellung weitergeht. Eine gemeinsame Datenumgebung (CDE) enthält die gesamte Dokumentation.

Wer es macht

Dokumentenlenker: Pflegt das Verzeichnis, die Nummerierung, die Status und die Transmittals.
Informationsmanager: Richtet die CDE und die Informationsstandards für das Projekt ein.
Planungsteam: Gibt Pläne heraus, beantwortet RFIs und prüft Submittals.
Ingenieure des Auftragnehmers: Stellen RFIs und erarbeiten Submittals.
Projektleiter: Mahnt überfällige Antworten an und verknüpft sie mit Risiken für den Terminplan.

Wie es abläuft

Standards vereinbaren
Zu Projektbeginn Namenskonvention, Indexregeln, Statuscodes und den CDE-Ablauf festlegen.
Hochladen und prüfen
Jede Datei vor der Ablage im gemeinsamen Bereich anhand der Benennungsregeln und Metadaten prüfen.
Mit Transmittal herausgeben
Dokumente mit einem Transmittal an namentlich benannte Empfänger verteilen und den Empfang quittieren lassen.
RFIs stellen
Eine klare Frage mit Verweisen und geforderter Antwortfrist senden und bis zur Antwort nachverfolgen.
Submittals prüfen
Werkstattpläne und Produktdaten einreichen, den Prüfstatus erfassen und bei Bedarf erneut einreichen.
Veröffentlichen und archivieren
Freigegebene Informationen auf veröffentlicht setzen, überholte Indizes archivieren und die vollständige Historie behalten.

Unterschiede nach Land

Vereinigtes Königreich: Das UK BIM Framework setzt BS EN ISO 19650 um, mit einem CDE-Ablauf aus In Bearbeitung, Geteilt, Veröffentlicht und Archiviert. Für Gebäude mit höherem Risiko verlangt der Building Safety Act 2022 einen golden thread aus genauen, aktuellen Informationen.
Deutschland: Regeln zur Dokumentenlenkung werden meist im Vertrag und im Projekthandbuch festgelegt, und die Planungsleistungen folgen den Leistungsphasen der HOAI. Bei BIM-Projekten gilt DIN EN ISO 19650.
Frankreich: Ausführungspläne (plans d'exécution) erstellt der Auftragnehmer, sie werden über das Visa des maître d'œuvre geprüft. Das DOE (dossier des ouvrages exécutés) bündelt am Ende die Bestandsunterlagen.
Vereinigte Staaten: Submittals sind nach den Abschnitten der Leistungsbeschreibung gemäß CSI MasterFormat geordnet, und AIA A201 regelt die Pflichten des Auftragnehmers für Werkstattpläne, Produktdaten und Muster. RFIs werden in Listen geführt, wobei die Antwortzeiten oft vertraglich festgelegt sind.
International: ISO 19650 Teil 1 und 2 definieren das Informationsmanagement für Planung und Bau, einschließlich CDE und Statuscodes. FIDIC 2017 Sub-Clause 1.3 verlangt, dass Mitteilungen und sonstige Kommunikation schriftlich an die genannte Adresse gehen.

Häufige Fehler

Uneinheitliche Dateinamen, sodass der aktuelle Index nicht auffindbar ist.
Bauen nach Plänen, die nur zur Information herausgegeben oder noch nicht freigegeben sind.
RFIs, die mehrere Fragen auf einmal stellen oder keine Planverweise enthalten.
Keine geforderte Antwortfrist, sodass RFIs unbeantwortet liegen bleiben.
Zu spät eingereichte Submittals, sodass vor den Bestellungen keine Zeit für die Prüfung bleibt.
Dokumente per E-Mail außerhalb der CDE zu versenden und damit Lücken in der Dokumentation zu hinterlassen.

In OpenConstructionERP

Modul: Documents and CDE

Die Module Documents und CDE bilden das Rückgrat. Common Data Environment (ISO 19650) verwaltet Container, Indizes, Statuswechsel und Eignungscodes, und File References prüft Dateinamen nach ISO 19650. Document Management übernimmt Upload, Verschlagwortung und Suche, wobei File Versioning jeden Stand aufbewahrt. Transmittals und File Transmittals erfassen Herausgaben und Empfangsbestätigungen. Correspondence protokolliert Schreiben und Mitteilungen mit Querverweisen. Die Teams führen RFI- und Submittal-Prüfungen über File Approvals durch, mit mehrstufiger Freigabe und Stempelung, und über File Comments für Markup-Pins.

Common Data Environment (ISO 19650) · File References · Document Management · File Versioning · Transmittals · File Transmittals · Correspondence · File Approvals · File Comments

Die App läuft für Kursteilnehmer unter openconstructionacademy.com/app.