Fase 6 de 7 · Construir

Control documental, RFI y entregables (CDE)

Emitir, revisar y seguir planos, RFI y documentos para aprobación en un único lugar controlado.

CursosCurso en preparación
Vídeos gratuitos7 vídeos

Resultado: Registro controlado de documentos, transmittals y registros de RFI y de submittals
Módulo: Documents and CDE
Documentos: Request for information (RFI)
Submittal
Transmittal
Drawing register
Normas y referencias: ISO 19650-2

Qué es

El control documental garantiza que todos trabajen con información vigente y aprobada. Planos, pliegos, modelos e informes se numeran según una convención acordada, se emiten con una revisión y un estado que indica para qué pueden usarse, y se distribuyen con un transmittal. Las versiones sustituidas se conservan pero quedan claramente retiradas para que nadie construya con ellas.

Sobre esto funcionan dos flujos. Las RFI piden al equipo de proyecto que aclare información ausente o contradictoria, y cada respuesta se sigue hasta su plazo porque las respuestas tardías provocan retrasos. Los submittals envían planos de taller, fichas de producto y muestras al proyectista para su revisión antes de que avancen los trabajos o los pedidos. Un entorno común de datos (CDE) contiene todo el registro.

Quién lo hace

Controlador documental: Mantiene el registro, la numeración, los estados y los transmittals.
Gestor de la información: Configura el CDE y los estándares de información del proyecto.
Equipo de proyecto: Emite planos, responde a las RFI y revisa los submittals.
Ingenieros del contratista: Emiten las RFI y preparan los submittals.
Director del proyecto: Reclama las respuestas atrasadas y las vincula al riesgo del programa.

Cómo funciona

Acordar los estándares
Fijar al inicio del proyecto la convención de nombres, las reglas de revisión, los códigos de estado y el flujo del CDE.
Cargar y comprobar
Comprobar cada archivo con las reglas de nombres y los metadatos antes de que entre en el área compartida.
Emitir con transmittals
Distribuir los documentos a destinatarios nombrados con un transmittal y registrar el acuse de recibo.
Emitir las RFI
Enviar una pregunta clara con referencias y fecha de respuesta requerida, y seguirla hasta obtener respuesta.
Revisar los submittals
Presentar planos de taller y fichas de producto, registrar el estado de la revisión y volver a presentar cuando se requiera.
Publicar y archivar
Pasar la información aprobada a publicada, archivar las revisiones sustituidas y conservar todo el historial.

Diferencias por país

Reino Unido: El UK BIM Framework implementa la BS EN ISO 19650, con un flujo de CDE de trabajo en curso, compartido, publicado y archivado. Para edificios de mayor riesgo, la Building Safety Act 2022 exige un golden thread de información exacta y actualizada.
Alemania: Las reglas de control documental suelen fijarse en el contrato y en el manual del proyecto, y los entregables de proyecto siguen las Leistungsphasen de la HOAI. En proyectos BIM se aplica la DIN EN ISO 19650.
Francia: Los planos de ejecución (plans d'exécution) los elabora el contratista y los revisa el maître d'œuvre mediante el visa. El DOE (dossier des ouvrages exécutés) recoge al final la documentación as-built.
Estados Unidos: Los submittals se organizan por secciones de especificación CSI MasterFormat, y AIA A201 fija las obligaciones del contratista sobre planos de taller, fichas de producto y muestras. Las RFI se siguen en registros, con plazos de respuesta que suele fijar el contrato.
Internacional: Las partes 1 y 2 de ISO 19650 definen la gestión de la información en proyecto y construcción, incluidos el CDE y los códigos de estado. La Sub-Clause 1.3 de FIDIC 2017 exige que las notificaciones y demás comunicaciones se hagan por escrito a la dirección indicada.

Errores frecuentes

Nombres de archivo incoherentes, de modo que no se encuentra la última revisión.
Construir con planos emitidos para información o aún no aprobados.
RFI que plantean varias preguntas a la vez o carecen de referencias a planos.
Sin fecha de respuesta requerida, las RFI quedan sin contestar.
Submittals enviados tarde, sin tiempo para revisarlos antes de hacer los pedidos.
Enviar documentos por correo electrónico fuera del CDE, dejando lagunas en el registro.

En OpenConstructionERP

Módulo: Documents and CDE

Los módulos de documentos y CDE aportan la base. Common Data Environment (ISO 19650) gestiona contenedores, revisiones, cambios de estado y códigos de idoneidad, y File References valida los nombres de archivo ISO 19650. Document Management se ocupa de la carga, el etiquetado y la búsqueda, y File Versioning conserva cada versión. Transmittals y File Transmittals registran emisiones y acuses de recibo. Correspondence registra cartas y notificaciones con referencias cruzadas. Los equipos tramitan la revisión de RFI y submittals con File Approvals, con aprobación en varios pasos y estampado de sellos, y File Comments para marcas de revisión.

Common Data Environment (ISO 19650) · File References · Document Management · File Versioning · Transmittals · File Transmittals · Correspondence · File Approvals · File Comments

La aplicación funciona en openconstructionacademy.com/app para los alumnos de los cursos.