Quản lý tài liệu, RFI và hồ sơ trình duyệt (CDE)

Là gì

Ai thực hiện

Cán bộ kiểm soát tài liệu

Duy trì sổ đăng ký, hệ thống đánh số, trạng thái và phiếu chuyển giao.

Quản lý thông tin

Thiết lập CDE và các tiêu chuẩn thông tin cho dự án.

Nhóm thiết kế

Ban hành bản vẽ, trả lời RFI và xem xét hồ sơ trình duyệt.

Kỹ sư của nhà thầu

Lập RFI và chuẩn bị hồ sơ trình duyệt.

Giám đốc dự án

Đôn đốc các phản hồi quá hạn và gắn chúng với rủi ro tiến độ.

Diễn ra thế nào

1. Thống nhất tiêu chuẩn

   Đặt quy ước đặt tên, quy tắc sửa đổi, mã trạng thái và quy trình CDE khi khởi động dự án.

2. Tải lên và kiểm tra

   Kiểm tra từng tệp theo quy tắc đặt tên và siêu dữ liệu trước khi đưa vào khu vực chia sẻ.

3. Ban hành kèm phiếu chuyển giao

   Phân phối tài liệu cho người nhận được chỉ định kèm phiếu chuyển giao và ghi nhận việc đã nhận.

4. Lập RFI

   Gửi một câu hỏi rõ ràng kèm tham chiếu và ngày yêu cầu phản hồi, rồi theo dõi cho đến khi có câu trả lời.

5. Xem xét hồ sơ trình duyệt

   Trình bản vẽ thi công và dữ liệu sản phẩm, ghi trạng thái xem xét và trình lại khi cần.

6. Công bố và lưu trữ

   Chuyển thông tin đã duyệt sang trạng thái công bố, lưu trữ các phiên bản đã bị thay thế và giữ toàn bộ lịch sử.

Khác biệt giữa các nước

Vương quốc Anh

UK BIM Framework triển khai BS EN ISO 19650, với quy trình CDE gồm đang thực hiện (work in progress), chia sẻ (shared), công bố (published) và lưu trữ (archived). Với các tòa nhà rủi ro cao, Building Safety Act 2022 yêu cầu một "golden thread" thông tin chính xác và cập nhật.

Đức

Quy tắc kiểm soát tài liệu thường được quy định trong hợp đồng và sổ tay dự án, và sản phẩm thiết kế tuân theo HOAI Leistungsphasen. DIN EN ISO 19650 áp dụng cho các dự án BIM.

Pháp

Bản vẽ thi công (plans d'exécution) do nhà thầu lập và được xem xét qua visa của maître d'œuvre. DOE (dossier des ouvrages exécutés) tập hợp hồ sơ hoàn công vào cuối dự án.

Hoa Kỳ

Hồ sơ trình duyệt được tổ chức theo các mục đặc tả CSI MasterFormat, và AIA A201 quy định nghĩa vụ của nhà thầu về bản vẽ thi công, dữ liệu sản phẩm và mẫu. RFI được theo dõi trong các sổ, với thời gian phản hồi thường do hợp đồng quy định.

Quốc tế

ISO 19650 phần 1 và phần 2 định nghĩa quản lý thông tin cho thiết kế và xây dựng, gồm CDE và các mã trạng thái. Sub-Clause 1.3 của FIDIC 2017 yêu cầu thông báo và các trao đổi khác bằng văn bản gửi tới địa chỉ đã nêu.

Lỗi thường gặp

• Tên tệp không nhất quán nên không tìm được phiên bản mới nhất.
• Thi công theo bản vẽ ban hành để tham khảo hoặc chưa được phê duyệt.
• RFI hỏi nhiều câu cùng lúc hoặc thiếu tham chiếu bản vẽ.
• Không có ngày yêu cầu phản hồi nên RFI nằm đó không ai trả lời.
• Gửi hồ sơ trình duyệt muộn, không còn thời gian xem xét trước khi đặt hàng.
• Gửi tài liệu qua email ngoài CDE, để lại khoảng trống trong hồ sơ.

Trong OpenConstructionERP