Fase 6 de 7 · Construir

Gestão documental, RFI e submissões (CDE)

Emitir, rever e acompanhar desenhos, RFI e documentos para aprovação num único local controlado.

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Resultado: Registo de documentos controlado, guias de remessa de documentos (transmittals), registos de RFI e de submissões
Módulo: Documents and CDE
Documentos: Request for information (RFI)
Submittal
Transmittal
Drawing register
Normas e referências: ISO 19650-2

O que é

O controlo documental garante que todos trabalham com informação atual e aprovada. Os desenhos, os cadernos de encargos, os modelos e os relatórios são numerados segundo uma convenção acordada, emitidos com uma revisão e um estado que indica para que podem ser usados, e distribuídos com uma guia de remessa (transmittal). As versões substituídas são conservadas, mas claramente retiradas, para que ninguém construa a partir delas.

Sobre isto correm dois fluxos de trabalho. Os RFI pedem à equipa projetista que esclareça informação em falta ou contraditória, e cada resposta é acompanhada até ao prazo, porque respostas tardias causam atrasos. As submissões enviam desenhos de oficina, fichas técnicas de produtos e amostras ao projetista para análise antes de os trabalhos ou as encomendas avançarem. Um ambiente comum de dados (CDE) guarda todo o registo.

Quem o faz

Controlador de documentos: Mantém o registo, a numeração, os estados e as guias de remessa.
Gestor de informação: Configura o CDE e as normas de informação do projeto.
Equipa projetista: Emite desenhos, responde aos RFI e analisa as submissões.
Engenheiros do empreiteiro: Emitem RFI e preparam as submissões.
Gestor de projeto: Cobra as respostas em atraso e associa-as ao risco para o plano de trabalhos.

Como decorre

Acordar as normas
Fixar, no arranque do projeto, a convenção de nomes, as regras de revisão, os códigos de estado e o fluxo de trabalho do CDE.
Carregar e verificar
Verificar cada ficheiro face às regras de nomenclatura e aos metadados antes de entrar na área partilhada.
Emitir com guias de remessa
Distribuir os documentos a destinatários identificados com uma guia de remessa e registar a receção.
Emitir RFI
Enviar uma pergunta clara, com referências e uma data limite de resposta, e acompanhá-la até à resposta.
Analisar submissões
Submeter desenhos de oficina e fichas técnicas, registar o estado da análise e voltar a submeter quando necessário.
Publicar e arquivar
Passar a informação aprovada a publicada, arquivar as revisões substituídas e conservar o histórico completo.

Diferenças por país

Reino Unido: O UK BIM Framework implementa a BS EN ISO 19650, com um fluxo de trabalho do CDE em trabalho em curso, partilhado, publicado e arquivado. Para os edifícios de maior risco, o Building Safety Act 2022 exige um golden thread de informação rigorosa e atualizada.
Alemanha: As regras de controlo documental são normalmente fixadas no contrato e no manual do projeto, e os entregáveis de projeto seguem as Leistungsphasen da HOAI. A DIN EN ISO 19650 aplica-se nos projetos BIM.
França: Os desenhos de execução (plans d'exécution) são elaborados pelo empreiteiro e analisados através do visa do maître d'œuvre. O DOE (dossier des ouvrages exécutés) reúne no fim os documentos finais da obra.
Estados Unidos: As submissões são organizadas pelas secções de especificações do CSI MasterFormat, e o AIA A201 estabelece os deveres do empreiteiro quanto a desenhos de oficina, fichas técnicas e amostras. Os RFI são acompanhados em registos, com prazos de resposta muitas vezes fixados no contrato.
Internacional: As partes 1 e 2 da ISO 19650 definem a gestão da informação no projeto e na construção, incluindo o CDE e os códigos de estado. A Sub-Cláusula 1.3 da FIDIC 2017 exige que as notificações e outras comunicações sejam feitas por escrito para o endereço indicado.

Erros comuns

Nomes de ficheiro inconsistentes, de modo que não se encontra a última revisão.
Construir a partir de desenhos emitidos para informação ou ainda não aprovados.
RFI que fazem várias perguntas de uma vez ou não têm referências a desenhos.
Não indicar data limite de resposta, de modo que os RFI ficam sem resposta.
Submissões enviadas tarde, sem tempo para análise antes de as encomendas serem emitidas.
Enviar documentos por correio eletrónico fora do CDE, deixando lacunas no registo.

No OpenConstructionERP

Módulo: Documents and CDE

Os módulos de documentos e CDE fornecem a base. O Common Data Environment (ISO 19650) gere contentores, revisões, transições de estado e códigos de adequação, e o File References valida os nomes de ficheiro da ISO 19650. O Document Management trata do carregamento, da etiquetagem e da pesquisa, com o File Versioning a conservar todas as versões. O Transmittals e o File Transmittals registam emissões e receções. O Correspondence regista cartas e notificações com remissões cruzadas. As equipas conduzem as análises de RFI e de submissões através do File Approvals, com aprovação em várias etapas e carimbos, e do File Comments para marcações em pinos.

Common Data Environment (ISO 19650) · File References · Document Management · File Versioning · Transmittals · File Transmittals · Correspondence · File Approvals · File Comments

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