ขั้นที่ 6 จาก 7 · ก่อสร้าง

การควบคุมเอกสาร RFI และเอกสารขออนุมัติ (CDE)

ออก ตรวจสอบ และติดตามแบบ RFI และเอกสารขออนุมัติในที่เดียวที่ควบคุมได้

คอร์สคอร์สกำลังจัดทำ
วิดีโอฟรี7 วิดีโอ

ผลลัพธ์: ทะเบียนเอกสารที่ควบคุม ใบนำส่ง และทะเบียน RFI และเอกสารขออนุมัติ
โมดูล: Documents and CDE
เอกสาร: Request for information (RFI)
Submittal
Transmittal
Drawing register
มาตรฐานและแหล่งอ้างอิง: ISO 19650-2

คืออะไร

การควบคุมเอกสารทำให้ทุกคนทำงานจากข้อมูลล่าสุดที่อนุมัติแล้ว แบบ ข้อกำหนด โมเดล และรายงานถูกกำหนดเลขตามระบบที่ตกลงกัน ออกพร้อมฉบับแก้ไขและสถานะที่บอกว่านำไปใช้ทำอะไรได้ และแจกจ่ายพร้อมใบนำส่ง (transmittal) ฉบับที่ถูกแทนที่ยังเก็บไว้แต่ถูกถอนอย่างชัดเจนเพื่อไม่ให้ใครก่อสร้างตาม

สองขั้นตอนงานทำงานซ้อนอยู่บนนี้ RFI ขอให้ทีมออกแบบชี้แจงข้อมูลที่ขาดหรือขัดแย้งกัน และแต่ละคำตอบถูกติดตามตามกำหนดเวลา เพราะคำตอบที่ล่าช้าทำให้งานล่าช้า เอกสารขออนุมัติ (submittal) ส่งแบบแปลนก่อสร้างย่อย (shop drawing) ข้อมูลผลิตภัณฑ์ และตัวอย่างให้ผู้ออกแบบทบทวนก่อนเริ่มงานหรือสั่งของ สภาพแวดล้อมข้อมูลร่วม (CDE) เก็บบันทึกทั้งหมด

ใครเป็นผู้ทำ

ผู้ควบคุมเอกสาร: ดูแลทะเบียน การกำหนดเลข สถานะ และใบนำส่ง
ผู้จัดการสารสนเทศ: ตั้งค่า CDE และมาตรฐานสารสนเทศของโครงการ
ทีมออกแบบ: ออกแบบ ตอบ RFI และทบทวนเอกสารขออนุมัติ
วิศวกรของผู้รับเหมา: ออก RFI และจัดทำเอกสารขออนุมัติ
ผู้จัดการโครงการ: ทวงคำตอบที่เกินกำหนดและเชื่อมโยงกับความเสี่ยงของแผนงาน

ดำเนินการอย่างไร

ตกลงมาตรฐาน
กำหนดการตั้งชื่อ กฎฉบับแก้ไข รหัสสถานะ และขั้นตอน CDE ตั้งแต่เริ่มโครงการ
อัปโหลดและตรวจสอบ
ตรวจแต่ละไฟล์เทียบกับกฎการตั้งชื่อและเมทาดาทาก่อนเข้าสู่พื้นที่ร่วม
ออกพร้อมใบนำส่ง
แจกจ่ายเอกสารให้ผู้รับที่ระบุชื่อพร้อมใบนำส่ง และบันทึกการตอบรับ
ออก RFI
ส่งคำถามเดียวที่ชัดเจนพร้อมเอกสารอ้างอิงและวันที่ต้องการคำตอบ และติดตามจนได้คำตอบ
ทบทวนเอกสารขออนุมัติ
ยื่นแบบแปลนก่อสร้างย่อยและข้อมูลผลิตภัณฑ์ บันทึกสถานะการทบทวน และยื่นใหม่เมื่อจำเป็น
เผยแพร่และเก็บถาวร
ย้ายข้อมูลที่อนุมัติแล้วเป็นสถานะเผยแพร่ เก็บถาวรฉบับแก้ไขที่ถูกแทนที่ และเก็บประวัติทั้งหมด

ความแตกต่างตามประเทศ

สหราชอาณาจักร: UK BIM Framework ใช้ BS EN ISO 19650 โดยมีขั้นตอน CDE ได้แก่ งานระหว่างดำเนินการ (work in progress) ใช้ร่วมกัน (shared) เผยแพร่ (published) และเก็บถาวร (archived) สำหรับอาคารที่มีความเสี่ยงสูง Building Safety Act 2022 กำหนดให้มี golden thread ของข้อมูลที่ถูกต้องและเป็นปัจจุบัน
เยอรมนี: กฎการควบคุมเอกสารมักกำหนดในสัญญาและคู่มือโครงการ และงานส่งมอบด้านการออกแบบเป็นไปตาม Leistungsphasen ของ HOAI DIN EN ISO 19650 ใช้ในโครงการ BIM
ฝรั่งเศส: แบบก่อสร้างจริง (plans d'exécution) จัดทำโดยผู้รับเหมาและตรวจผ่าน visa ของ maître d'œuvre DOE (dossier des ouvrages exécutés) รวบรวมเอกสารแบบตามจริงเมื่อสิ้นสุดงาน
สหรัฐอเมริกา: เอกสารขออนุมัติจัดตามหมวดข้อกำหนดของ CSI MasterFormat และ AIA A201 กำหนดหน้าที่ของผู้รับเหมาเรื่อง shop drawing ข้อมูลผลิตภัณฑ์ และตัวอย่าง RFI ติดตามในทะเบียน โดยมักกำหนดเวลาตอบไว้ในสัญญา
ระหว่างประเทศ: ISO 19650 ส่วนที่ 1 และ 2 กำหนดการบริหารสารสนเทศสำหรับการออกแบบและก่อสร้าง รวมถึง CDE และรหัสสถานะ FIDIC 2017 Sub-Clause 1.3 กำหนดให้หนังสือแจ้งและการสื่อสารอื่นเป็นลายลักษณ์อักษรส่งไปยังที่อยู่ที่ระบุ

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อย

ตั้งชื่อไฟล์ไม่สอดคล้องกัน จึงหาฉบับแก้ไขล่าสุดไม่เจอ
ก่อสร้างตามแบบที่ออกเพื่อทราบหรือยังไม่ได้อนุมัติ
RFI ที่ถามหลายเรื่องพร้อมกันหรือไม่มีแบบอ้างอิง
ไม่มีวันที่ต้องการคำตอบ RFI จึงค้างไม่มีใครตอบ
ส่งเอกสารขออนุมัติช้า ไม่เหลือเวลาทบทวนก่อนสั่งของ
ส่งเอกสารทางอีเมลนอก CDE ทำให้บันทึกมีช่องว่าง

ใน OpenConstructionERP

โมดูล: Documents and CDE

โมดูลเอกสารและ CDE เป็นแกนหลัก Common Data Environment (ISO 19650) จัดการคอนเทนเนอร์ ฉบับแก้ไข การเปลี่ยนสถานะ และรหัสความเหมาะสม และ File References ตรวจสอบชื่อไฟล์ตาม ISO 19650 Document Management จัดการการอัปโหลด การติดแท็ก และการค้นหา โดย File Versioning เก็บทุกเวอร์ชัน Transmittals และ File Transmittals บันทึกการออกเอกสารและการตอบรับ Correspondence บันทึกจดหมายและหนังสือแจ้งพร้อมการอ้างอิงข้าม ทีมดำเนินการทบทวน RFI และเอกสารขออนุมัติผ่าน File Approvals ซึ่งมีการอนุมัติหลายขั้นและการประทับตรา และ File Comments สำหรับหมุดมาร์กอัป

Common Data Environment (ISO 19650) · File References · Document Management · File Versioning · Transmittals · File Transmittals · Correspondence · File Approvals · File Comments

แอปทำงานที่ openconstructionacademy.com/app สำหรับผู้เรียนในคอร์ส