Fase 6 van 7 · Bouwen

Documentbeheer, RFI's en ter goedkeuring (CDE)

Tekeningen, RFI's en ter goedkeuring ingediende stukken op één beheerste plek uitgeven, beoordelen en volgen.

CursussenCursus in voorbereiding
Gratis video's7 video's

Bekijk de gratis video’s Hoe het verloopt

Resultaat: Beheerd documentregister, transmittals, RFI- en submittallogboeken
Module: Documents and CDE
Documenten: Request for information (RFI)
Submittal
Transmittal
Drawing register
Normen en referenties: ISO 19650-2

Wat het is

Documentbeheer zorgt ervoor dat iedereen werkt met actuele, goedgekeurde informatie. Tekeningen, specificaties, modellen en rapporten worden genummerd volgens een afgesproken conventie, uitgegeven met een revisie en een status die aangeeft waarvoor ze gebruikt mogen worden, en verspreid met een transmittal. Vervallen versies blijven bewaard maar worden duidelijk ingetrokken, zodat niemand ernaar bouwt.

Daarbovenop lopen twee werkstromen. Met RFI's vraagt men het ontwerpteam ontbrekende of tegenstrijdige informatie te verduidelijken, en elk antwoord wordt tot een deadline gevolgd, omdat late antwoorden vertraging veroorzaken. Ter goedkeuring ingediende stukken (submittals) sturen werktekeningen, productgegevens en monsters naar de ontwerper ter beoordeling voordat het werk of bestellingen doorgaan. Een gemeenschappelijke gegevensomgeving (CDE) bevat de hele registratie.

Wie het doet

Documentcontroller: Onderhoudt het register, de nummering, de statussen en de transmittals.
Informatiemanager: Richt de CDE en de informatiestandaarden voor het project in.
Ontwerpteam: Geeft tekeningen uit, beantwoordt RFI's en beoordeelt submittals.
Ingenieurs van de aannemer: Dienen RFI's in en stellen submittals op.
Projectleider: Jaagt achterstallige reacties na en koppelt ze aan planningsrisico.

Hoe het verloopt

Standaarden afspreken
Leg bij de start van het project de naamgevingsconventie, revisieregels, statuscodes en de CDE-workflow vast.
Uploaden en controleren
Controleer elk bestand op de naamgevingsregels en metadata voordat het in de gedeelde omgeving komt.
Uitgeven met transmittals
Verspreid documenten aan genoemde ontvangers met een transmittal en leg de ontvangstbevestiging vast.
RFI's indienen
Stuur één duidelijke vraag met verwijzingen en een gewenste antwoorddatum en volg die tot er een antwoord is.
Submittals beoordelen
Dien werktekeningen en productgegevens in, leg de beoordelingsstatus vast en dien waar nodig opnieuw in.
Publiceren en archiveren
Zet goedgekeurde informatie over naar gepubliceerd, archiveer vervallen revisies en bewaar de volledige historie.

Verschillen per land

Verenigd Koninkrijk: Het UK BIM Framework implementeert BS EN ISO 19650, met een CDE-workflow van work in progress, shared, published en archived. Voor hoogrisicogebouwen vereist de Building Safety Act 2022 een golden thread van nauwkeurige, actuele informatie.
Duitsland: De regels voor documentbeheer worden meestal vastgelegd in het contract en het projecthandboek, en ontwerpproducten volgen de HOAI-Leistungsphasen. DIN EN ISO 19650 is van toepassing bij BIM-projecten.
Frankrijk: Uitvoeringstekeningen (plans d'exécution) worden door de aannemer gemaakt en via het visa van de maître d'œuvre beoordeeld. Het DOE (dossier des ouvrages exécutés) verzamelt aan het einde de revisiedocumenten (as-built).
Verenigde Staten: Submittals zijn geordend naar de specificatiesecties van CSI MasterFormat, en AIA A201 legt de plichten van de aannemer voor werktekeningen, productgegevens en monsters vast. RFI's worden bijgehouden in logboeken, met reactietijden die vaak door het contract worden bepaald.
Internationaal: ISO 19650 deel 1 en 2 beschrijven informatiebeheer voor ontwerp en bouw, inclusief de CDE en statuscodes. FIDIC 2017 Sub-Clause 1.3 vereist dat kennisgevingen en andere mededelingen schriftelijk naar het opgegeven adres worden gestuurd.

Veelgemaakte fouten

Inconsistente bestandsnamen, waardoor de laatste revisie niet te vinden is.
Bouwen naar tekeningen die ter informatie zijn uitgegeven of nog niet zijn goedgekeurd.
RFI's die meerdere vragen tegelijk stellen of tekeningverwijzingen missen.
Geen gewenste antwoorddatum, waardoor RFI's onbeantwoord blijven liggen.
Submittals die te laat worden gestuurd, zodat er geen tijd is voor beoordeling voordat bestellingen worden geplaatst.
Documenten per e-mail buiten de CDE versturen, waardoor hiaten in de registratie ontstaan.

In OpenConstructionERP

Module: Documents and CDE

De modules voor documenten en CDE vormen de ruggengraat. Common Data Environment (ISO 19650) beheert containers, revisies, statusovergangen en geschiktheidscodes, en File References valideert bestandsnamen volgens ISO 19650. Document Management verzorgt uploaden, labelen en zoeken, waarbij File Versioning elke versie bewaart. Transmittals en File Transmittals leggen uitgiften en ontvangstbevestigingen vast. Correspondence registreert brieven en kennisgevingen met kruisverwijzingen. Teams laten RFI- en submittalbeoordelingen lopen via File Approvals, met goedkeuring in meerdere stappen en stempels, en File Comments voor markeringspunten.

Common Data Environment (ISO 19650) · File References · Document Management · File Versioning · Transmittals · File Transmittals · Correspondence · File Approvals · File Comments

De app draait op openconstructionacademy.com/app voor cursisten.