Etapa 6 de 7 · Construir

Control documental, RFI y entregables (CDE)

Emitir, revisar y seguir planos, RFI y documentos para aprobación en un único lugar controlado.

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Resultado: Registro controlado de documentos, transmitales y bitácoras de RFI y de documentos para aprobación
Módulo: Documents and CDE
Documentos: Request for information (RFI)
Submittal
Transmittal
Drawing register
Normas y referencias: ISO 19650-2

Qué es

El control documental garantiza que todos trabajen con información vigente y aprobada. Los planos, especificaciones, modelos e informes se numeran conforme a una convención acordada, se emiten con una revisión y un estatus que indica para qué pueden usarse, y se distribuyen con un transmital. Las versiones obsoletas se conservan, pero claramente retiradas, para que nadie construya con ellas.

Sobre esto corren dos flujos de trabajo. Las solicitudes de información (RFI) piden al equipo de diseño aclarar información faltante o contradictoria, y cada respuesta se sigue hasta su fecha límite porque las respuestas tardías causan atrasos. Los documentos para aprobación (submittals) envían planos de taller, fichas técnicas y muestras al proyectista para su revisión antes de que avancen el trabajo o los pedidos. Un entorno común de datos conserva todo el registro.

Quién lo hace

Controlador de documentos: Mantiene el registro, la numeración, los estatus y los transmitales.
Gestor de la información: Configura el CDE y los estándares de información del proyecto.
Equipo de diseño: Emite planos, responde las RFI y revisa los documentos para aprobación.
Ingenieros del contratista: Levantan las RFI y preparan los documentos para aprobación.
Gerente de proyecto: Da seguimiento a las respuestas vencidas y las liga con el riesgo del programa de obra.

Cómo funciona

Acordar los estándares
Fijar al inicio del proyecto la convención de nombres, las reglas de revisión, los códigos de estatus y el flujo de trabajo del CDE.
Cargar y verificar
Revisar cada archivo contra las reglas de nombres y los metadatos antes de que entre al área compartida.
Emitir con transmitales
Distribuir los documentos a destinatarios designados mediante un transmital y registrar el acuse de recibo.
Levantar RFI
Enviar una sola pregunta clara, con referencias y fecha de respuesta requerida, y darle seguimiento hasta obtener la respuesta.
Revisar los documentos para aprobación
Presentar planos de taller y fichas técnicas, registrar el estatus de la revisión y volver a presentarlos cuando se requiera.
Publicar y archivar
Pasar la información aprobada a publicada, archivar las revisiones obsoletas y conservar todo el historial.

Diferencias por país

Reino Unido: El UK BIM Framework implementa la BS EN ISO 19650, con un flujo de trabajo del CDE de trabajo en curso, compartido, publicado y archivado. Para los edificios de mayor riesgo, la Building Safety Act 2022 exige un golden thread de información exacta y actualizada.
Alemania: Las reglas de control documental suelen fijarse en el contrato y en el manual del proyecto, y los entregables de diseño siguen las Leistungsphasen de la HOAI. La DIN EN ISO 19650 se aplica en los proyectos BIM.
Francia: Los planos de ejecución (plans d'exécution) los elabora el contratista y se revisan mediante el visa del maître d'œuvre. El DOE (dossier des ouvrages exécutés) reúne al final los documentos as-built.
Estados Unidos: Los documentos para aprobación (submittals) se organizan por secciones de especificaciones de CSI MasterFormat, y el AIA A201 fija las obligaciones del contratista respecto de planos de taller, fichas técnicas y muestras. Las RFI se siguen en bitácoras, con tiempos de respuesta que a menudo fija el contrato.
Internacional: Las partes 1 y 2 de ISO 19650 definen la gestión de la información para el diseño y la construcción, incluidos el CDE y los códigos de estatus. La Sub-Cláusula 1.3 de FIDIC 2017 exige que los avisos y demás comunicaciones se hagan por escrito al domicilio indicado.

Errores frecuentes

Nombres de archivo inconsistentes, de modo que no se encuentra la última revisión.
Construir con planos emitidos solo para información o que aún no están aprobados.
RFI que plantean varias preguntas a la vez o carecen de referencias a los planos.
No fijar fecha de respuesta requerida, por lo que las RFI quedan sin contestar.
Documentos para aprobación enviados tarde, sin dejar tiempo de revisión antes de emitir los pedidos.
Enviar documentos por correo electrónico fuera del CDE, dejando huecos en el registro.

En OpenConstructionERP

Módulo: Documents and CDE

Los módulos de documentos y CDE aportan la columna vertebral. Common Data Environment (ISO 19650) administra contenedores, revisiones, transiciones de estado y códigos de idoneidad, y File References valida los nombres de archivo de ISO 19650. Document Management se encarga de la carga, el etiquetado y la búsqueda, y File Versioning conserva cada versión. Transmittals y File Transmittals registran las emisiones y los acuses de recibo. Correspondence registra cartas y avisos con referencias cruzadas. Los equipos tramitan las revisiones de RFI y de documentos para aprobación con File Approvals, con aprobación en varios pasos y sellos incrustados, y con File Comments para marcas con pines.

Common Data Environment (ISO 19650) · File References · Document Management · File Versioning · Transmittals · File Transmittals · Correspondence · File Approvals · File Comments

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