Етап 6 от 7 · Строителство

Управление на документи, RFI и документи за одобрение (CDE)

Чертежи, RFI и документи за одобрение да се издават, преглеждат и следят на едно контролирано място.

КурсовеКурсът се подготвя
Безплатни видеа7 видеа

Резултат: Контролиран регистър на документи, придружителни писма, регистри на RFI и на документи за одобрение
Модул: Documents and CDE
Документи: Request for information (RFI)
Submittal
Transmittal
Drawing register
Стандарти и източници: ISO 19650-2

Какво представлява

Контролът на документите гарантира, че всички работят по актуална, одобрена информация. Чертежите, спецификациите, моделите и докладите се номерират по договорена конвенция, издават се с ревизия и статус, който показва за какво могат да се използват, и се разпространяват с придружително писмо (transmittal). Заменените версии се пазят, но са ясно изтеглени, така че никой да не строи по тях.

Върху това работят два процеса. Запитванията за информация (RFI) искат от проектантския екип да изясни липсваща или противоречива информация, като всеки отговор се следи до срок, защото късните отговори причиняват забавяне. Документите за одобрение (submittals) изпращат работни чертежи, данни за продукти и мостри на проектанта за преглед, преди работата или поръчките да продължат. Обща среда за данни съдържа целия запис.

Кой го изпълнява

Отговорник за контрола на документите: Поддържа регистъра, номерацията, статусите и придружителните писма.
Мениджър информация: Настройва общата среда за данни (CDE) и стандартите за информация на проекта.
Проектантски екип: Издава чертежи, отговаря на RFI и прегледа документите за одобрение.
Инженери на изпълнителя: Подават RFI и подготвят документите за одобрение.
Ръководител на проекта: Напомня за просрочени отговори и ги свързва с риска за графика.

Как протича

Договаряне на стандартите
В началото на проекта се определят конвенцията за наименования, правилата за ревизии, кодовете на статусите и работният процес в CDE.
Качване и проверка
Всеки файл се проверява спрямо правилата за наименования и метаданните, преди да влезе в споделената област.
Издаване с придружителни писма
Документите се разпространяват до именувани получатели с придружително писмо и се записва потвърждението.
Подаване на RFI
Изпраща се един ясен въпрос с позовавания и изискван срок за отговор и се следи до получаване на отговор.
Преглед на документите за одобрение
Представят се работни чертежи и данни за продукти, записва се статусът на прегледа и при нужда се подават наново.
Публикуване и архивиране
Одобрената информация се премества в публикувана, заменените ревизии се архивират и се пази пълната история.

Разлики по държави

Великобритания: UK BIM Framework прилага BS EN ISO 19650 с работен процес в CDE: в процес на работа, споделено, публикувано и архивирано. За сгради с по-висок риск Building Safety Act 2022 изисква „златна нишка“ (golden thread) от точна и актуална информация.
Германия: Правилата за контрол на документите обикновено се определят в договора и в наръчника на проекта, а проектните резултати следват Leistungsphasen по HOAI. DIN EN ISO 19650 се прилага при BIM проекти.
Франция: Изпълнителните чертежи (plans d'exécution) се изготвят от изпълнителя и се преглеждат чрез visa на maître d'œuvre. DOE (dossier des ouvrages exécutés) събира екзекутивните документи в края.
САЩ: Документите за одобрение (submittals) са организирани по раздели на спецификацията на CSI MasterFormat, а AIA A201 определя задълженията на изпълнителя за работни чертежи, данни за продукти и мостри. RFI се следят в регистри, като сроковете за отговор често се определят от договора.
Международно: Части 1 и 2 на ISO 19650 определят управлението на информацията при проектиране и строителство, включително CDE и кодовете на статусите. Т. 1.3 на FIDIC 2017 изисква известията и другите съобщения да бъдат в писмена форма до посочения адрес.

Чести грешки

Непоследователни имена на файлове, така че последната ревизия не може да се намери.
Строене по чертежи, издадени за сведение или още неодобрени.
RFI, които задават няколко въпроса наведнъж или нямат позовавания на чертежи.
Липса на изискван срок за отговор, така че RFI остават без отговор.
Документи за одобрение, изпратени късно, без време за преглед преди издаването на поръчките.
Изпращане на документи по имейл извън CDE, което оставя пропуски в записа.

В OpenConstructionERP

Модул: Documents and CDE

Модулите за документи и CDE осигуряват гръбнака. Common Data Environment (ISO 19650) управлява контейнери, ревизии, преходи между състояния и кодове за пригодност, а File References валидира имената на файлове по ISO 19650. Document Management обработва качването, маркирането и търсенето, а File Versioning пази всяка версия. Transmittals и File Transmittals записват издаванията и потвържденията. Correspondence регистрира писма и известия с препратки. Екипите провеждат прегледите на RFI и документи за одобрение чрез File Approvals, с многостъпково одобрение и поставяне на печат, и File Comments за маркери върху чертежите.

Common Data Environment (ISO 19650) · File References · Document Management · File Versioning · Transmittals · File Transmittals · Correspondence · File Approvals · File Comments

Приложението работи на openconstructionacademy.com/app за курсистите.