Tahap 6 dari 7 · Pelaksanaan

Pengendalian dokumen, RFI, dan dokumen persetujuan (CDE)

Menerbitkan, meninjau, dan melacak gambar, RFI, dan dokumen persetujuan di satu tempat yang terkendali.

KursusKursus sedang disiapkan
Video gratis7 video

Keluaran: Daftar dokumen terkendali, transmittal, serta log RFI dan submittal
Modul: Documents and CDE
Dokumen: Request for information (RFI)
Submittal
Transmittal
Drawing register
Standar dan referensi: ISO 19650-2

Apa itu

Pengendalian dokumen memastikan semua orang bekerja dari informasi yang terkini dan disetujui. Gambar, spesifikasi, model, dan laporan diberi nomor menurut konvensi yang disepakati, diterbitkan dengan revisi dan status yang menyatakan untuk apa dokumen itu boleh dipakai, serta didistribusikan dengan transmittal. Versi yang digantikan tetap disimpan tetapi ditarik dengan jelas agar tidak ada yang membangun darinya.

Dua alur kerja berjalan di atasnya. RFI meminta tim desain mengklarifikasi informasi yang kurang atau bertentangan, dan setiap jawaban dilacak sampai tenggat karena jawaban yang terlambat menyebabkan keterlambatan pekerjaan. Submittal mengirim gambar kerja (shop drawing), data produk, dan sampel kepada perancang untuk ditinjau sebelum pekerjaan atau pemesanan dilanjutkan. Lingkungan data bersama (CDE) menyimpan seluruh catatan.

Siapa yang mengerjakan

Pengendali dokumen: Memelihara daftar dokumen, penomoran, status, dan transmittal.
Manajer informasi: Menyiapkan CDE dan standar informasi untuk proyek.
Tim desain: Menerbitkan gambar, menjawab RFI, dan meninjau submittal.
Engineer kontraktor: Mengajukan RFI dan menyiapkan submittal.
Manajer proyek: Menagih tanggapan yang terlambat dan mengaitkannya dengan risiko jadwal.

Bagaimana berjalan

Sepakati standar
Tetapkan konvensi penamaan, aturan revisi, kode status, dan alur kerja CDE pada awal proyek.
Unggah dan periksa
Periksa setiap file terhadap aturan penamaan dan metadata sebelum masuk ke area bersama.
Terbitkan dengan transmittal
Distribusikan dokumen kepada penerima yang ditunjuk dengan transmittal dan catat tanda terimanya.
Ajukan RFI
Kirim satu pertanyaan yang jelas dengan referensi dan tanggal tanggapan yang diperlukan, dan lacak sampai ada jawaban.
Tinjau submittal
Ajukan gambar kerja dan data produk, catat status tinjauan, dan ajukan ulang bila diperlukan.
Publikasikan dan arsipkan
Pindahkan informasi yang disetujui ke status dipublikasikan, arsipkan revisi yang digantikan, dan simpan riwayat lengkap.

Perbedaan antarnegara

Britania Raya: UK BIM Framework menerapkan BS EN ISO 19650, dengan alur kerja CDE: work in progress, shared, published, dan archived. Untuk bangunan berisiko lebih tinggi, Building Safety Act 2022 mensyaratkan golden thread informasi yang akurat dan mutakhir.
Jerman: Aturan pengendalian dokumen biasanya ditetapkan dalam kontrak dan manual proyek, dan hasil kerja desain mengikuti Leistungsphasen HOAI. DIN EN ISO 19650 berlaku pada proyek BIM.
Prancis: Gambar pelaksanaan (plans d'exécution) dibuat oleh kontraktor dan ditinjau melalui visa dari maître d'œuvre. DOE (dossier des ouvrages exécutés) menghimpun dokumen as-built di akhir pekerjaan.
Amerika Serikat: Submittal disusun menurut bagian spesifikasi CSI MasterFormat, dan AIA A201 menetapkan kewajiban kontraktor untuk gambar kerja, data produk, dan sampel. RFI dilacak dalam log, dengan waktu tanggapan yang sering ditetapkan kontrak.
Internasional: ISO 19650 bagian 1 dan 2 mendefinisikan manajemen informasi untuk desain dan konstruksi, termasuk CDE dan kode status. Sub-Clause 1.3 FIDIC 2017 mensyaratkan pemberitahuan dan komunikasi lain secara tertulis ke alamat yang ditentukan.

Kesalahan umum

Nama file yang tidak konsisten, sehingga revisi terbaru tidak dapat ditemukan.
Membangun dari gambar yang diterbitkan hanya sebagai informasi atau yang belum disetujui.
RFI yang menanyakan beberapa hal sekaligus atau tanpa referensi gambar.
Tidak ada tanggal tanggapan yang diperlukan, sehingga RFI dibiarkan tanpa jawaban.
Submittal dikirim terlambat, sehingga tidak ada waktu untuk ditinjau sebelum pesanan diterbitkan.
Mengirim dokumen lewat email di luar CDE, sehingga ada celah dalam catatan.

Di OpenConstructionERP

Modul: Documents and CDE

Modul Documents dan CDE menyediakan tulang punggungnya. Common Data Environment (ISO 19650) mengelola kontainer, revisi, transisi status, dan kode kesesuaian (suitability codes), dan File References memvalidasi nama file ISO 19650. Document Management menangani unggah, pemberian tag, dan pencarian, dengan File Versioning menyimpan setiap versi. Transmittals dan File Transmittals mencatat penerbitan dan tanda terima. Correspondence mencatat surat dan pemberitahuan dengan rujuk silang. Tim menjalankan tinjauan RFI dan submittal melalui File Approvals, dengan persetujuan bertahap dan pembubuhan stempel, serta File Comments untuk pin markup.

Common Data Environment (ISO 19650) · File References · Document Management · File Versioning · Transmittals · File Transmittals · Correspondence · File Approvals · File Comments

Aplikasi berjalan di openconstructionacademy.com/app untuk peserta kursus.