Fase 6 de 7 · Execução

Controle de documentos, RFIs e submittals (CDE)

Emita, revise e acompanhe desenhos, RFIs e submittals em um único lugar controlado.

CursosCurso em preparação
Vídeos gratuitos7 vídeos

Assistir aos vídeos gratuitos Como funciona

Resultado: Registro controlado de documentos, transmittals e logs de RFIs e submittals
Módulo: Documents and CDE
Documentos: Request for information (RFI)
Submittal
Transmittal
Drawing register
Normas e referências: ISO 19650-2

O que é

O controle de documentos garante que todos trabalhem com informações atuais e aprovadas. Desenhos, especificações, modelos e relatórios são numerados segundo uma convenção acordada, emitidos com uma revisão e um status que indica para que podem ser usados, e distribuídos com um transmittal. As versões substituídas são mantidas, mas claramente canceladas, para que ninguém construa a partir delas.

Sobre essa base rodam dois fluxos. As RFIs pedem à equipe de projeto que esclareça informações ausentes ou conflitantes, e cada resposta é acompanhada até um prazo, porque respostas tardias causam atrasos. Os submittals enviam desenhos de fabricação, dados de produtos e amostras ao projetista para análise antes de o serviço ou o pedido seguir adiante. Um ambiente comum de dados guarda todo o registro.

Quem faz

Controlador de documentos: Mantém o registro, a numeração, os status e os transmittals.
Gerente de informação: Configura o CDE e os padrões de informação do projeto.
Equipe de projeto: Emite os desenhos, responde às RFIs e analisa os submittals.
Engenheiros da construtora: Abrem as RFIs e preparam os submittals.
Gerente de projeto: Cobra as respostas em atraso e as relaciona ao risco do cronograma.

Como funciona

Acordar os padrões
Definir, no início do projeto, a convenção de nomes, as regras de revisão, os códigos de status e o fluxo do CDE.
Carregar e conferir
Conferir cada arquivo com as regras de nomenclatura e os metadados antes de ele entrar na área compartilhada.
Emitir com transmittals
Distribuir os documentos a destinatários nominais com um transmittal e registrar o recebimento.
Abrir RFIs
Enviar uma pergunta clara, com referências e uma data de resposta exigida, e acompanhá-la até a resposta.
Analisar submittals
Enviar desenhos de fabricação e dados de produtos, registrar o status da análise e reenviar quando necessário.
Publicar e arquivar
Mover as informações aprovadas para publicado, arquivar as revisões substituídas e manter o histórico completo.

Como difere por país

Reino Unido: O UK BIM Framework implementa a BS EN ISO 19650, com um fluxo de CDE de trabalho em andamento, compartilhado, publicado e arquivado. Para edifícios de maior risco, o Building Safety Act 2022 exige um golden thread de informações precisas e atualizadas.
Alemanha: As regras de controle de documentos costumam ser definidas no contrato e no manual do projeto, e as entregas de projeto seguem as Leistungsphasen da HOAI. A DIN EN ISO 19650 se aplica em projetos BIM.
França: Os desenhos de execução (plans d'exécution) são produzidos pela construtora e analisados por meio do visa do maître d'œuvre. O DOE (dossier des ouvrages exécutés) reúne os documentos as built no final.
Estados Unidos: Os submittals são organizados pelas seções de especificação do CSI MasterFormat, e o AIA A201 define os deveres do empreiteiro quanto a desenhos de fabricação, dados de produtos e amostras. As RFIs são acompanhadas em logs, com prazos de resposta muitas vezes definidos em contrato.
Internacional: As partes 1 e 2 da ISO 19650 definem a gestão da informação no projeto e na construção, incluindo o CDE e os códigos de status. A Subcláusula 1.3 do FIDIC 2017 exige que notificações e demais comunicações sejam feitas por escrito ao endereço indicado.

Erros comuns

Nomes de arquivo inconsistentes, de modo que a última revisão não é encontrada.
Construir a partir de desenhos emitidos apenas para informação ou ainda não aprovados.
RFIs que fazem várias perguntas de uma vez ou não trazem referências aos desenhos.
Não fixar uma data de resposta, deixando as RFIs sem resposta.
Submittals enviados tarde, sem tempo para análise antes de os pedidos serem feitos.
Enviar documentos por e-mail fora do CDE, deixando lacunas no registro.

No OpenConstructionERP

Módulo: Documents and CDE

Os módulos de documentos e CDE formam a espinha dorsal. O Common Data Environment (ISO 19650) gerencia contêineres, revisões, transições de estado e códigos de adequação, e o File References valida nomes de arquivo conforme a ISO 19650. O Document Management cuida do upload, da etiquetagem e da busca, com o File Versioning mantendo todas as versões. O Transmittals e o File Transmittals registram emissões e recebimentos. O Correspondence registra cartas e notificações com referências cruzadas. As equipes conduzem as análises de RFIs e submittals pelo File Approvals, com aprovação em várias etapas e carimbo gravado, e pelo File Comments para marcações com pinos.

Common Data Environment (ISO 19650) · File References · Document Management · File Versioning · Transmittals · File Transmittals · Correspondence · File Approvals · File Comments

O aplicativo funciona em openconstructionacademy.com/app para quem faz os cursos.