שלב 6 מתוך 7 · ביצוע

בקרת מסמכים, RFI והגשות לאישור (CDE)

הנפקה, בדיקה ומעקב אחר תוכניות, RFI והגשות לאישור במקום מבוקר אחד.

קורסיםהקורס בהכנה
סרטונים חינמיים7 סרטונים

תוצר: רישום מסמכים מבוקר, העברות מסמכים (transmittals) ויומני RFI והגשות לאישור
מודול: Documents and CDE
מסמכים: Request for information (RFI)
Submittal
Transmittal
Drawing register
תקנים ומקורות: ISO 19650-2

מהו

בקרת מסמכים מבטיחה שכולם עובדים ממידע עדכני ומאושר. תכניות, מפרטים, מודלים ודוחות ממוספרים לפי מוסכמה מוסכמת, מונפקים עם גרסה וסטטוס שאומר לאיזה שימוש הם מותרים, ומופצים בשטר העברה (transmittal). גרסאות שהוחלפו נשמרות אך מבוטלות בבירור כדי שאיש לא יבנה לפיהן.

שתי זרימות עבודה פועלות מעל זה. RFI מבקש מצוות התכנון להבהיר מידע חסר או סותר, וכל תשובה נעקבת עד מועד יעד, מפני שתשובות מאוחרות גורמות לעיכוב. הגשות לאישור (submittals) שולחות תכניות ייצור, נתוני מוצר ודוגמאות למתכנן לבדיקה לפני שהעבודה או ההזמנות ממשיכות. סביבת נתונים משותפת (CDE) מחזיקה את כל התיעוד.

מי עושה זאת

בקר מסמכים: מתחזק את הרישום, את המספור, את הסטטוסים ואת ההעברות.
מנהל מידע: מקים את ה-CDE ואת תקני המידע לפרויקט.
צוות התכנון: מנפיק תכניות, עונה ל-RFI ובודק הגשות לאישור.
מהנדסי הקבלן: מעלים RFI ומכינים הגשות לאישור.
מנהל פרויקט: רודף אחר תגובות שמאחרות וקושר אותן לסיכון בלוח הזמנים.

איך זה מתנהל

הסכמה על תקנים
קובעים בתחילת הפרויקט את מוסכמת שמות הקבצים, כללי הגרסאות, קודי הסטטוס וזרימת העבודה ב-CDE.
העלאה ובדיקה
בודקים כל קובץ מול כללי השמות והמטא-נתונים לפני שהוא נכנס לאזור המשותף.
הנפקה עם transmittals
מפיצים מסמכים לנמענים מוגדרים עם transmittal ורושמים אישור קבלה.
הגשת RFI
שולחים שאלה אחת וברורה עם הפניות ומועד תגובה נדרש, ועוקבים עד לתשובה.
בדיקת הגשות לאישור
מגישים תכניות ייצור ונתוני מוצר, רושמים את סטטוס הבדיקה ומגישים מחדש כנדרש.
פרסום וארכוב
מעבירים מידע מאושר לסטטוס מפורסם, מארכבים גרסאות שהוחלפו ושומרים את ההיסטוריה המלאה.

הבדלים בין מדינות

בריטניה: UK BIM Framework מיישם את BS EN ISO 19650, עם זרימת עבודה ב-CDE של work in progress, shared, published ו-archived. בבניינים בסיכון גבוה יותר, ה-Building Safety Act 2022 דורש golden thread של מידע מדויק ועדכני.
גרמניה: כללי בקרת מסמכים נקבעים בדרך כלל בחוזה ובמדריך הפרויקט, ותוצרי התכנון תואמים את Leistungsphasen של HOAI. DIN EN ISO 19650 חל בפרויקטי BIM.
צרפת: תכניות ביצוע (plans d'exécution) מופקות על ידי הקבלן ונבדקות באמצעות ה-visa של ה-maître d'œuvre. ה-DOE (dossier des ouvrages exécutés) אוסף את מסמכי ה-as-built בסוף.
ארצות הברית: הגשות לאישור מאורגנות לפי סעיפי מפרט של CSI MasterFormat, ו-AIA A201 קובע את חובות הקבלן לגבי תכניות ייצור, נתוני מוצר ודוגמאות. RFI נעקבים ביומנים, כשזמני התגובה נקבעים לעיתים קרובות בחוזה.
בינלאומי: ISO 19650 חלקים 1 ו-2 מגדירים ניהול מידע לתכנון ולבנייה, כולל CDE וקודי סטטוס. FIDIC 2017 Sub-Clause 1.3 דורש הודעות ותקשורת אחרת בכתב לכתובת שצוינה.

טעויות נפוצות

שמות קבצים לא עקביים, כך שאי אפשר למצוא את הגרסה האחרונה.
בנייה לפי תכניות שהונפקו לידיעה בלבד או שטרם אושרו.
RFI ששואלים כמה שאלות בבת אחת או חסרי הפניות לתכניות.
היעדר מועד תגובה נדרש, כך ש-RFI נותרים ללא מענה.
הגשות לאישור שנשלחות באיחור, ולא נשאר זמן לבדיקה לפני שמוציאים הזמנות.
שליחת מסמכים בדוא״ל מחוץ ל-CDE, מה שמותיר פערים בתיעוד.

ב-OpenConstructionERP

מודול: Documents and CDE

מודולי Documents ו-CDE מספקים את עמוד השדרה. Common Data Environment (ISO 19650) מנהל מכלים, גרסאות, מעברי מצב וקודי התאמה (suitability codes), ו-File References מאמת שמות קבצים לפי ISO 19650. Document Management מטפל בהעלאה, תיוג וחיפוש, ו-File Versioning שומר כל גרסה. Transmittals ו-File Transmittals רושמים הנפקות ואישורי קבלה. Correspondence רושם מכתבים והודעות עם הפניות הדדיות. צוותים מנהלים בדיקות RFI והגשות לאישור דרך File Approvals, עם אישור רב-שלבי והטבעת חותמות, ו-File Comments לסימוני סיכות.

Common Data Environment (ISO 19650) · File References · Document Management · File Versioning · Transmittals · File Transmittals · Correspondence · File Approvals · File Comments

האפליקציה פועלת בכתובת openconstructionacademy.com/app עבור לומדי הקורסים.