Vaihe 6/7 · Rakentaminen

Asiakirjahallinta, RFI-kysymykset ja hyväksyttävät asiakirjat (CDE)

Julkaista, tarkastaa ja seurata piirustuksia, RFI-kysymyksiä ja hyväksyttäviä asiakirjoja yhdessä hallitussa paikassa.

KurssitKurssi valmisteilla
Ilmaiset videot7 videota

Tuotos: Hallittu asiakirjarekisteri, lähetteet sekä RFI- ja hyväksyttävien asiakirjojen luettelot
Moduuli: Documents and CDE
Asiakirjat: Request for information (RFI)
Submittal
Transmittal
Drawing register
Standardit ja lähteet: ISO 19650-2

Mikä se on

Asiakirjahallinta varmistaa, että kaikki työskentelevät ajantasaisen, hyväksytyn tiedon pohjalta. Piirustukset, eritelmät, mallit ja raportit numeroidaan sovitun käytännön mukaan, ne annetaan versiotunnuksella ja tilalla, joka kertoo, mihin niitä saa käyttää, ja ne jaetaan lähetteellä. Korvatut versiot säilytetään, mutta ne merkitään selvästi vedetyiksi pois käytöstä, jotta kukaan ei rakenna niiden mukaan.

Tämän päällä toimii kaksi työnkulkua. RFI-kysymyksillä pyydetään suunnittelijoita selventämään puuttuvaa tai ristiriitaista tietoa, ja jokainen vastaus seurataan määräaikaan, koska myöhästyneet vastaukset aiheuttavat viivästyksiä. Hyväksyttävät asiakirjat (submittals) lähettävät työpiirustukset, tuotetiedot ja näytteet suunnittelijalle tarkastettaviksi ennen työn tai tilausten jatkamista. Yhteinen tietoympäristö pitää koko kirjauksen.

Kuka sen tekee

Asiakirjakoordinaattori: Ylläpitää rekisteriä, numerointia, tiloja ja lähetteitä.
Tiedonhallintapäällikkö: Määrittää CDE:n ja hankkeen tiedonhallintastandardit.
Suunnittelijat: Julkaisevat piirustukset, vastaavat RFI-kysymyksiin ja tarkastavat hyväksyttävät asiakirjat.
Urakoitsijan insinöörit: Esittävät RFI-kysymykset ja laativat hyväksyttävät asiakirjat.
Projektipäällikkö: Jahtaa myöhästyneitä vastauksia ja yhdistää ne aikataulun riskiin.

Miten se etenee

Standardien sopiminen
Määritä nimeämiskäytäntö, versiosäännöt, tilakoodit ja CDE-työnkulku hankkeen alussa.
Lataus ja tarkistus
Tarkista jokainen tiedosto nimeämissääntöjä ja metatietoja vasten ennen kuin se pääsee jaettuun tilaan.
Julkaisu lähetteillä
Jaa asiakirjat nimetyille vastaanottajille lähetteellä ja kirjaa vastaanotto.
RFI-kysymysten esittäminen
Lähetä yksi selkeä kysymys viitteineen ja vaaditulla vastauspäivällä ja seuraa sitä vastaukseen asti.
Hyväksyttävien asiakirjojen tarkastus
Toimita työpiirustukset ja tuotetiedot, kirjaa tarkastuksen tila ja toimita uudelleen tarvittaessa.
Julkaisu ja arkistointi
Siirrä hyväksytty tieto julkaistuksi, arkistoi korvatut versiot ja säilytä koko historia.

Erot maittain

Yhdistynyt kuningaskunta: UK BIM Framework toteuttaa standardia BS EN ISO 19650, ja CDE-työnkulussa on tilat työn alla (work in progress), jaettu (shared), julkaistu (published) ja arkistoitu (archived). Korkeamman riskin rakennuksissa Building Safety Act 2022 edellyttää tarkan ja ajantasaisen tiedon kultaista lankaa (golden thread).
Saksa: Asiakirjahallinnan säännöt asetetaan yleensä sopimuksessa ja hankekäsikirjassa, ja suunnittelun tuotokset noudattavat HOAI:n Leistungsphaseneja. DIN EN ISO 19650 koskee BIM-hankkeita.
Ranska: Urakoitsija laatii toteutuspiirustukset (plans d'exécution), jotka tarkastetaan maître d'œuvren hyväksyntämerkinnällä (visa). DOE (dossier des ouvrages exécutés) kokoaa toteumadokumentit lopuksi.
Yhdysvallat: Hyväksyttävät asiakirjat (submittals) järjestetään CSI MasterFormat -eritelmäosioiden mukaan, ja AIA A201 asettaa urakoitsijan velvollisuudet työpiirustusten, tuotetietojen ja näytteiden osalta. RFI-kysymykset seurataan luetteloissa, ja vasteajat määrätään usein sopimuksessa.
Kansainvälinen: ISO 19650 osat 1 ja 2 määrittelevät tiedonhallinnan suunnittelulle ja rakentamiselle, mukaan lukien CDE:n ja tilakoodit. FIDIC 2017 Sub-Clause 1.3 edellyttää ilmoitusten ja muun viestinnän tekemistä kirjallisesti ilmoitettuun osoitteeseen.

Yleisiä virheitä

Epäjohdonmukaiset tiedostonimet, joiden vuoksi uusinta versiota ei löydy.
Rakennetaan tiedoksi annettujen tai vielä hyväksymättömien piirustusten mukaan.
RFI-kysymykset, jotka kysyvät useaa asiaa kerralla tai joista puuttuvat piirustusviitteet.
Vaadittua vastauspäivää ei ole, joten RFI-kysymykset jäävät vastaamatta.
Hyväksyttävät asiakirjat lähetetään myöhään, jolloin tarkastukseen ei jää aikaa ennen tilausten tekemistä.
Asiakirjat lähetetään sähköpostilla CDE:n ulkopuolella, jolloin kirjaukseen jää aukkoja.

OpenConstructionERPissä

Moduuli: Documents and CDE

Asiakirja- ja CDE-moduulit muodostavat rungon. Common Data Environment (ISO 19650) hallinnoi säiliöitä, versioita, tilasiirtymiä ja soveltuvuuskoodeja, ja File References tarkistaa ISO 19650 -tiedostonimet. Document Management hoitaa latauksen, merkinnät ja haun, ja File Versioning säilyttää jokaisen version. Transmittals ja File Transmittals kirjaavat julkaisut ja vastaanotot. Correspondence kirjaa kirjeet ja ilmoitukset ristiviittauksin. Tiimit ajavat RFI- ja hyväksyttävien asiakirjojen tarkastukset File Approvals -moduulin kautta monivaiheisella hyväksynnällä ja leimojen polttamisella sekä File Comments -moduulilla merkintänastoja varten.

Common Data Environment (ISO 19650) · File References · Document Management · File Versioning · Transmittals · File Transmittals · Correspondence · File Approvals · File Comments

Sovellus toimii osoitteessa openconstructionacademy.com/app kurssilaisille.