Etap 6 z 7 · Budowa

Obieg dokumentów, RFI i dokumenty do zatwierdzenia (CDE)

Wydawać, sprawdzać i śledzić rysunki, RFI i dokumenty do zatwierdzenia w jednym kontrolowanym miejscu.

KursyKurs w przygotowaniu
Bezpłatne filmy7 filmów

Wynik: Kontrolowany rejestr dokumentów, przekazania oraz rejestry RFI i dokumentów do zatwierdzenia
Moduł: Documents and CDE
Dokumenty: Request for information (RFI)
Submittal
Transmittal
Drawing register
Normy i źródła: ISO 19650-2

Czym jest

Obieg dokumentów zapewnia, że wszyscy pracują na aktualnych, zatwierdzonych informacjach. Rysunki, specyfikacje, modele i raporty są numerowane według uzgodnionej konwencji, wydawane z rewizją i statusem określającym, do czego mogą służyć, oraz rozsyłane z pismem przekazującym (transmittal). Wersje zastąpione są zachowywane, ale wyraźnie wycofane, aby nikt nie budował na ich podstawie.

Na tej bazie działają dwa przepływy pracy. RFI proszą zespół projektowy o wyjaśnienie brakujących lub sprzecznych informacji, a każda odpowiedź jest śledzona do terminu, bo spóźnione odpowiedzi powodują opóźnienia. Dokumenty do zatwierdzenia (submittals) przekazują projektantowi rysunki warsztatowe, karty produktów i próbki do oceny, zanim roboty lub zamówienia ruszą dalej. Cały zapis przechowuje wspólne środowisko danych.

Kto to robi

Kontroler dokumentów: Prowadzi rejestr, numerację, statusy i pisma przekazujące.
Menedżer informacji: Konfiguruje CDE i standardy informacyjne projektu.
Zespół projektowy: Wydaje rysunki, odpowiada na RFI i ocenia dokumenty do zatwierdzenia.
Inżynierowie wykonawcy: Zgłaszają RFI i przygotowują dokumenty do zatwierdzenia.
Kierownik projektu: Ponagla zaległe odpowiedzi i wiąże je z ryzykiem dla harmonogramu.

Jak przebiega

Uzgodnij standardy
Na początku projektu ustal konwencję nazewnictwa, zasady rewizji, kody statusów i przepływ pracy w CDE.
Załaduj i sprawdź
Sprawdź każdy plik pod kątem zasad nazewnictwa i metadanych, zanim trafi do obszaru współdzielonego.
Wydawaj z pismami przekazującymi
Rozsyłaj dokumenty do wskazanych adresatów z pismem przekazującym i rejestruj potwierdzenie odbioru.
Zgłaszaj RFI
Wyślij jedno jasne pytanie z odniesieniami i wymaganym terminem odpowiedzi oraz śledź je aż do odpowiedzi.
Oceniaj dokumenty do zatwierdzenia
Przedkładaj rysunki warsztatowe i karty produktów, rejestruj status oceny i składaj ponownie tam, gdzie to wymagane.
Publikuj i archiwizuj
Przenoś zatwierdzone informacje do stanu opublikowanego, archiwizuj zastąpione rewizje i zachowuj pełną historię.

Różnice między krajami

Wielka Brytania: UK BIM Framework wdraża BS EN ISO 19650, z przepływem pracy w CDE: w toku, współdzielone, opublikowane i zarchiwizowane. Dla budynków wyższego ryzyka Building Safety Act 2022 wymaga golden thread dokładnych i aktualnych informacji.
Niemcy: Zasady obiegu dokumentów ustala zwykle umowa i podręcznik projektu, a opracowania projektowe odpowiadają etapom HOAI (Leistungsphasen). Przy projektach BIM obowiązuje DIN EN ISO 19650.
Francja: Rysunki wykonawcze (plans d'exécution) sporządza wykonawca, a maître d'œuvre ocenia je w drodze visa. DOE (dossier des ouvrages exécutés) zbiera na końcu dokumentację powykonawczą.
Stany Zjednoczone: Dokumenty do zatwierdzenia (submittals) porządkuje się według sekcji specyfikacji CSI MasterFormat, a AIA A201 określa obowiązki wykonawcy dotyczące rysunków warsztatowych, kart produktów i próbek. RFI śledzi się w rejestrach, z czasem odpowiedzi często określonym w umowie.
Międzynarodowo: ISO 19650 części 1 i 2 definiują zarządzanie informacją w projektowaniu i budowie, w tym CDE i kody statusów. FIDIC 2017 Sub-Clause 1.3 wymaga, aby zawiadomienia i inne komunikaty były składane na piśmie na wskazany adres.

Typowe błędy

Niespójne nazwy plików, przez co nie można znaleźć najnowszej rewizji.
Budowanie według rysunków wydanych do wiadomości lub jeszcze niezatwierdzonych.
RFI zawierające kilka pytań naraz lub pozbawione odniesień do rysunków.
Brak wymaganego terminu odpowiedzi, przez co RFI pozostają bez odpowiedzi.
Dokumenty do zatwierdzenia przesyłane zbyt późno, bez czasu na ocenę przed złożeniem zamówień.
Wysyłanie dokumentów e-mailem poza CDE, co pozostawia luki w zapisie.

W OpenConstructionERP

Moduł: Documents and CDE

Moduły dokumentów i CDE tworzą trzon. Common Data Environment (ISO 19650) zarządza kontenerami, rewizjami, przejściami stanów i kodami przydatności, a File References waliduje nazwy plików według ISO 19650. Document Management obsługuje ładowanie, tagowanie i wyszukiwanie, a File Versioning zachowuje każdą wersję. Transmittals i File Transmittals rejestrują wydania i potwierdzenia. Correspondence rejestruje pisma i zawiadomienia z odsyłaczami. Zespoły prowadzą oceny RFI i dokumentów do zatwierdzenia przez File Approvals, z wieloetapowym zatwierdzaniem i nanoszeniem pieczęci, oraz File Comments dla znaczników uwag.

Common Data Environment (ISO 19650) · File References · Document Management · File Versioning · Transmittals · File Transmittals · Correspondence · File Approvals · File Comments

Aplikacja działa pod adresem openconstructionacademy.com/app dla uczestników kursów.