Настройка на проекта, WBS и кодове на разходите

Какво представлява

Кой го изпълнява

Ръководител на проекта

Определя разбивката на обхвата, основните пакети и нивата на отчитане, по които ще се управлява проектът.

Количествен специалист или мениджър разходи

Избира класификационния стандарт и изгражда структурата на кодовете на разходите, която ще ползват остойностяването и отчетите.

Специалист по планиране

Съгласува елементите на WBS с дейностите в графика, така че напредъкът и разходите да се сравняват на една и съща основа.

Финансов или търговски ръководител

Потвърждава кодовете на ниво фирма, валутата, данъчния режим и връзката между разходите по проекта и счетоводните сметки.

Системен администратор

Създава проекта, въвежда потребителите, ролите и правата за достъп на проектния екип.

Как протича

1. Регистриране на проекта

   Създава се проектът с възложител, местоположение, валута, данъчни настройки и ключови дати. Записва се очакваният вид на договора, защото той влияе върху плащанията и процедурите при промени.

2. Избор на класификационен стандарт

   Избира се класификацията на разходите, която очакват възложителят и пазарът, например NRM, DIN 276 или MasterFormat, и се решава дали под нея ще стои вътрешен набор от кодове.

3. Изграждане на WBS

   Обхватът се разбива на сгради, зони, елементи или пакети по видове работа до нивото, на което ще се контролират разходите и напредъкът.

4. Определяне на кодовете на разходите

   Създава се списъкът с кодове, който свързва елементите на WBS с видовете разходи: труд, машини, материали, подизпълнители и общи разходи по обекта.

5. Настройка на екипа и правата

   Потребителите се добавят с роли според отговорностите им, така че калкулаторите, снабдителите и хората на обекта да виждат и редактират само каквото трябва.

6. Конфигуриране на правилата за валидиране

   Включват се проверките на данните за избрания стандарт, за да се хванат навреме липсващите кодове или непълните позиции.

7. Фиксиране и разпространяване

   Съгласуваната структура се предоставя на екипа, а по-късните промени в нея се контролират чрез проста стъпка на одобрение.

Разлики по държави

Великобритания

RICS NRM1 дава стандартна разбивка по елементи за планиране на разходите, а NRM2 определя правилата за подробно измерване на строителните работи. Много мениджъри разходи структурират плана на разходите по групите на NRM1 още от началото, за да може да се сравнява с референтни данни.

Германия

DIN 276 определя групи разходи (Kostengruppen), например 300 за строителни конструкции и 400 за инженерни системи в сградата, които се прилагат при обществените и повечето частни строителни проекти. Фазите по HOAI (Leistungsphasen 1 до 9) определят кога се изискват разходни оценки с нарастваща точност.

Франция

Проектите по loi MOP, която днес е част от Code de la commande publique, следват определени фази на проектиране като ESQ, APS, APD, PRO и DCE. Работите обикновено се разделят на лотове по видове дейности, което често се превръща в първото ниво на разбивката.

САЩ

CSI MasterFormat организира спецификациите и данните за разходите по резултати от работата в раздели (divisions), докато UniFormat ги организира по системи на сградата и е разпространен при ранните оценки. Много изпълнители кодират разходите по разделите на MasterFormat, а под тях ползват вътрешна структура за разходите по обекта.

Международно

При проекти по FIDIC разбивката трябва да отразява количествената сметка или графика на плащанията в договора, защото междинните плащания и промените се остойностяват спрямо тях. Кредиторите по международни проекти често изискват отчитане на разходите и в собствен формат.

Чести грешки

• Изграждане на WBS около комплекта чертежи, а не около начина, по който работата ще се възлага и контролира, което оставя пакети, пресичащи много кодове.
• Създаване на твърде много кодове на разходите, при което хората на обекта кодират на случаен принцип, а отчетите се превръщат в шум.
• Различна структура за остойностяването и за бюджета, поради което преминаването от остойностяване към изпълнение изисква ръчно прекодиране.
• Пренебрегване на изискваната от възложителя отчетност до момента, в който трябва да се представи първият отчет за разходите.
• Допускане на ad hoc промени в списъка с кодове по време на проекта без да се записват, което разваля сравненията между периодите.

В OpenConstructionERP