Projectopzet, WBS en kostencodes

Wat het is

Wie het doet

Projectleider

Bepaalt de scopeverdeling, de belangrijkste pakketten en de rapportageniveaus waarop het project wordt gestuurd.

Kostendeskundige of kostenmanager

Kiest de classificatiestandaard en bouwt de kostencodestructuur waarop calculatie en kostenrapportages zijn gebaseerd.

Planner

Stemt WBS-elementen af op planningsactiviteiten, zodat voortgang en kosten op dezelfde basis te vergelijken zijn.

Financieel of commercieel verantwoordelijke

Bevestigt de codes op bedrijfsniveau, de valuta, de btw-behandeling en hoe projectkosten naar de boekhouding doorlopen.

Systeembeheerder

Maakt het project aan en richt gebruikers, rollen en toegangsrechten voor het projectteam in.

Hoe het verloopt

1. Het project registreren

   Leg het project vast met opdrachtgever, locatie, valuta, belastinginstellingen en belangrijke data. Noteer de verwachte contractvorm, want die bepaalt de betalings- en wijzigingsprocedures.

2. De classificatiestandaard kiezen

   Kies de kostenclassificatie die opdrachtgever en markt verwachten, zoals NRM, DIN 276 of MasterFormat, en bepaal of daaronder een eigen codeset komt.

3. De WBS opbouwen

   Verdeel de scope in gebouwen, zones, elementen of werkpakketten tot op het niveau waarop kosten en voortgang worden beheerst.

4. Kostencodes definiëren

   Maak de lijst met kostencodes die WBS-elementen koppelt aan kostensoorten zoals arbeid, materieel, materiaal, onderaanneming en algemene bouwplaatskosten.

5. Team en bevoegdheden inrichten

   Voeg gebruikers toe met rollen die passen bij hun verantwoordelijkheden, zodat calculatoren, inkopers en uitvoerders alleen zien en wijzigen wat bij hen hoort.

6. Validatieregels instellen

   Schakel datacontroles voor de gekozen standaard in, zodat ontbrekende codes of onvolledige posten vroeg opvallen.

7. Vastleggen en communiceren

   Geef de overeengekomen structuur uit aan het team en beheers latere wijzigingen via een eenvoudige goedkeuringsstap.

Verschillen per land

Verenigd Koninkrijk

RICS NRM1 biedt een standaard elementindeling voor kostenplanning en NRM2 stelt regels voor de gedetailleerde meting van bouwwerk. Veel kostenmanagers structureren het kostenplan vanaf het begin naar de NRM1-groepen, zodat het met referentiegegevens kan worden vergeleken.

Duitsland

DIN 276 definieert kostengroepen (Kostengruppen), zoals 300 voor de bouwkundige constructies en 400 voor de technische installaties, en wordt gebruikt bij openbare en de meeste particuliere bouwprojecten. De HOAI-fasen (Leistungsphasen 1 tot en met 9) bepalen wanneer kostenramingen met een oplopende nauwkeurigheid vereist zijn.

Frankrijk

Projecten onder de loi MOP, tegenwoordig onderdeel van de Code de la commande publique, doorlopen vastgelegde ontwerpfasen zoals ESQ, APS, APD, PRO en DCE. Het werk wordt meestal per vakgebied in percelen (lots) verdeeld, wat vaak het eerste niveau van de indeling wordt.

Verenigde Staten

CSI MasterFormat ordent specificaties en kostengegevens naar werkresultaten in divisies, terwijl UniFormat uitgaat van gebouwsystemen en veel wordt gebruikt voor vroege ramingen. Veel aannemers coderen kosten naar MasterFormat-divisies, met daaronder een eigen projectkostenstructuur.

Internationaal

Bij projecten op basis van FIDIC moet de indeling aansluiten op de Bill of Quantities of het betalingsschema in het contract, omdat tussentijdse betalingen en wijzigingen daartegen worden gewaardeerd. Financiers van internationale projecten eisen vaak ook kostenrapportage in hun eigen format.

Veelgemaakte fouten

• De WBS opbouwen rond de tekeningenset in plaats van rond de manier waarop het werk wordt ingekocht en beheerst, waardoor pakketten ontstaan die over veel codes heen lopen.
• Te veel kostencodes aanmaken, waardoor uitvoerders willekeurig coderen en de rapportages ruis worden.
• Voor de calculatie en het budget een verschillende structuur gebruiken, waardoor de overdracht van calculatie naar uitvoering een handmatige hercodering wordt.
• De rapportagestandaard van de opdrachtgever negeren tot de eerste kostenrapportage moet worden opgeleverd.
• Tijdens het project ad-hocwijzigingen in de codelijst toestaan zonder ze vast te leggen, waardoor vergelijkingen tussen perioden onbetrouwbaar worden.

In OpenConstructionERP