Configuração do projeto, EAP e códigos de custo

O que é

Quem o faz

Gestor de projeto

Define a decomposição do âmbito, os pacotes principais e os níveis de reporte em que o projeto será gerido.

Técnico de medições e orçamentos ou gestor de custos

Escolhe o sistema de classificação e constrói a estrutura de códigos de custo que o orçamento e os relatórios de custos vão usar.

Planeador

Alinha os elementos da EAP com as atividades do plano de trabalhos, para que o avanço e o custo possam ser comparados na mesma base.

Responsável financeiro ou comercial

Confirma os códigos ao nível da empresa, a moeda, o tratamento fiscal e a forma como os custos do projeto se ligam à contabilidade.

Administrador do sistema

Cria o projeto e configura utilizadores, perfis e direitos de acesso da equipa.

Como decorre

1. Registar o projeto

   Criar o projeto com dono de obra, localização, moeda, parâmetros fiscais e datas-chave. Registar a forma de contrato prevista, pois condiciona os procedimentos de pagamento e de alterações.

2. Escolher o sistema de classificação

   Adotar a classificação de custos que o dono de obra e o mercado esperam, como NRM, DIN 276 ou MasterFormat, e decidir se por baixo dela existe um conjunto de códigos internos.

3. Construir a EAP

   Decompor o âmbito em edifícios, zonas, elementos ou pacotes por especialidade, até ao nível em que o custo e o avanço serão controlados.

4. Definir os códigos de custo

   Criar a lista de códigos de custo que liga os elementos da EAP aos tipos de custo, como mão de obra, equipamento, materiais, subempreitada e estaleiro.

5. Configurar a equipa e as permissões

   Adicionar utilizadores com perfis adequados às suas responsabilidades, para que orçamentistas, compradores e pessoal de obra vejam e editem apenas o que devem.

6. Configurar as regras de validação

   Ativar as verificações de dados do sistema escolhido, para detetar cedo códigos em falta ou artigos incompletos.

7. Congelar e comunicar

   Emitir a estrutura acordada para a equipa e controlar as alterações posteriores através de um passo simples de aprovação.

Diferenças por país

Reino Unido

O NRM1 do RICS fornece uma decomposição-padrão por elementos para o planeamento de custos, e o NRM2 estabelece as regras de medição detalhada de obras de edifícios. Muitos gestores de custos estruturam desde o início o plano de custos pelos grupos do NRM1, para o poderem comparar com dados de referência.

Alemanha

A DIN 276 define grupos de custos (Kostengruppen), como o 300 para a construção de edifícios e o 400 para as instalações técnicas, usados em obras públicas e na maioria dos edifícios privados. As fases de trabalho da HOAI (Leistungsphasen 1 a 9) determinam quando são exigidas estimativas de custos de precisão crescente.

França

Os projetos abrangidos pela loi MOP, hoje integrada no Code de la commande publique, seguem fases de projeto definidas, como ESQ, APS, APD, PRO e DCE. As obras são normalmente divididas em lotes por especialidade, que muitas vezes passam a ser o primeiro nível da decomposição.

Estados Unidos

O CSI MasterFormat organiza as especificações e os dados de custos por resultados de trabalho, em divisões, enquanto o UniFormat organiza por sistemas do edifício e é frequente nas estimativas iniciais. Muitos empreiteiros codificam os custos pelas divisões do MasterFormat, com uma estrutura interna de custos de obra por baixo.

Internacional

Em projetos baseados na FIDIC, a decomposição deve refletir o mapa de quantidades ou o plano de pagamentos do contrato, uma vez que os pagamentos intercalares e as alterações são valorizados em função deles. Os financiadores de projetos internacionais exigem muitas vezes, além disso, o reporte de custos no seu próprio formato.

Erros comuns

• Construir a EAP em torno do conjunto de desenhos e não da forma como o trabalho vai ser adquirido e controlado, o que deixa pacotes que atravessam muitos códigos.
• Criar demasiados códigos de custo, de modo que o pessoal de obra codifica ao acaso e os relatórios se tornam ruído.
• Usar uma estrutura para o orçamento e outra para o orçamento de controlo, o que transforma a passagem da orçamentação para a execução numa recodificação manual.
• Ignorar o formato de reporte exigido pelo dono de obra até ao vencimento do primeiro relatório de custos.
• Permitir alterações avulsas à lista de códigos durante o projeto sem as registar, o que quebra as comparações entre períodos.

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