הקמת הפרויקט, WBS וקודי עלות

מהו

מי עושה זאת

מנהל פרויקט

מגדיר את פירוק ההיקף, את החבילות המרכזיות ואת רמות הדיווח שלפיהן ינוהל הפרויקט.

שמאי כמויות או מנהל עלויות

בוחר את תקן הסיווג ובונה את מבנה קודי העלות שישמש את האומדן ואת דוחות העלויות.

מתכנן לוחות זמנים

מתאים את רכיבי ה-WBS לפעילויות בלוח הזמנים, כדי שניתן יהיה להשוות התקדמות ועלות על אותה בסיס.

מנהל כספים או מסחרי

מאשר קודים ברמת החברה, מטבע, יחס מס ואת אופן המיפוי של עלויות הפרויקט לחשבונות הנהלת החשבונות.

מנהל מערכת

פותח את הפרויקט ומגדיר משתמשים, תפקידים והרשאות לצוות הפרויקט.

איך זה מתנהל

1. רישום הפרויקט

   פותחים את הפרויקט עם המזמין, המיקום, המטבע, הגדרות המס והתאריכים המרכזיים. רושמים את סוג החוזה הצפוי, כי הוא משפיע על נהלי התשלום והשינויים.

2. בחירת תקן הסיווג

   בוחרים את סיווג העלויות שהמזמין והשוק מצפים לו, כגון NRM, DIN 276 או MasterFormat, וקובעים אם תחתיו יפעל מערך קודים פנימי.

3. בניית ה-WBS

   מפרקים את ההיקף למבנים, אזורים, רכיבים או חבילות מקצועיות עד הרמה שבה ייבדקו העלות וההתקדמות.

4. הגדרת קודי עלות

   יוצרים את רשימת קודי העלות שמקשרת בין רכיבי ה-WBS לסוגי עלות כגון עבודה, ציוד, חומרים, קבלני משנה והוצאות כלליות של הפרויקט.

5. הקמת הצוות וההרשאות

   מוסיפים משתמשים עם תפקידים התואמים את אחריותם, כך שמעריכי עלויות, אנשי רכש ואנשי אתר יראו ויערכו רק את מה שמתאים להם.

6. הגדרת כללי תקינות

   מפעילים בדיקות נתונים לפי התקן שנבחר, כדי שקודים חסרים או סעיפים לא שלמים יתגלו מוקדם.

7. הקפאה והפצה

   מפיצים לצוות את המבנה שהוסכם, ובקרים שינויים בו בהמשך באמצעות שלב אישור פשוט.

הבדלים בין מדינות

בריטניה

NRM1 של RICS מספק פירוק סטנדרטי לרכיבים לצורך תכנון עלויות, ו-NRM2 קובע כללים למדידה מפורטת של עבודות בנייה. מנהלי עלויות רבים בונים את תכנית העלויות לפי קבוצות NRM1 כבר מההתחלה, כדי שניתן יהיה להשוות אותה לנתוני ייחוס.

גרמניה

DIN 276 מגדיר קבוצות עלות (Kostengruppen), כגון 300 לעבודות בנייה ו-400 למערכות הבניין, ומשמש בפרויקטי בנייה ציבוריים וברוב הפרויקטים הפרטיים. שלבי העבודה של HOAI (Leistungsphasen 1 עד 9) קובעים מתי נדרשים אומדני עלות ברמת דיוק הולכת וגדלה.

צרפת

פרויקטים הכפופים ל-loi MOP, שהוא כיום חלק מה-Code de la commande publique, פועלים לפי שלבי תכנון מוגדרים כגון ESQ, APS, APD, PRO ו-DCE. העבודות מחולקות בדרך כלל למקבצים (lots) לפי מקצוע, וחלוקה זו הופכת לעיתים קרובות לרמה הראשונה של הפירוק.

ארצות הברית

CSI MasterFormat מארגן מפרטים ונתוני עלות לפי תוצרי עבודה בחטיבות, ואילו UniFormat מארגן לפי מערכות הבניין ושכיח באומדנים מוקדמים. קבלנים רבים מקודדים עלויות לחטיבות MasterFormat, ומתחתיהן מבנה פנימי של עלויות עבודה.

בינלאומי

בפרויקטים המבוססים על FIDIC כדאי שהפירוק ישקף את כתב הכמויות או את לוח התשלומים שבחוזה, מפני שחשבונות חלקיים ושינויים נמדדים ביחס אליהם. גם גופים מממנים בפרויקטים בינלאומיים דורשים לא פעם דיווח עלויות בפורמט שלהם.

טעויות נפוצות

• בניית ה-WBS סביב סט התכניות ולא סביב אופן הרכש והבקרה של העבודה, מה שמותיר חבילות החוצות קודים רבים.
• יצירת יותר מדי קודי עלות, כך שאנשי האתר מקודדים באקראי והדוחות הופכים לרעש.
• שימוש במבנה שונה לאומדן ולתקציב, כך שהמעבר מהאומדן לביצוע הופך לקידוד מחדש ידני.
• התעלמות מתקן הדיווח שהמזמין דורש עד שמגיע מועד הדוח הראשון.
• שינויים אד-הוק ברשימת הקודים במהלך הפרויקט ללא תיעוד, המשבשים את ההשוואה בין תקופות.

ב-OpenConstructionERP