Mise en place du projet, structure de découpage et codes de coûts

De quoi s'agit-il

Qui s'en charge

Chef de projet

Définit le découpage du périmètre, les lots principaux et les niveaux de reporting selon lesquels le projet sera piloté.

Économiste de la construction ou responsable des coûts

Choisit le référentiel de classification et construit la structure de codes de coûts utilisée par l'estimation et les rapports de coûts.

Planificateur

Aligne les éléments du WBS sur les activités du planning afin de comparer avancement et coûts sur une même base.

Responsable financier ou commercial

Valide les codes d'entreprise, la devise, le traitement fiscal et la correspondance entre coûts du projet et comptes.

Administrateur système

Crée le projet, configure les utilisateurs, les rôles et les droits d'accès de l'équipe projet.

Comment cela se déroule

1. Enregistrer le projet

   Créer le projet avec le maître d'ouvrage, la localisation, la devise, les paramètres fiscaux et les dates clés. Noter la forme de contrat prévue, car elle influe sur les procédures de paiement et de modification.

2. Choisir le référentiel de classification

   Retenir la classification des coûts attendue par le maître d'ouvrage et le marché, comme NRM, DIN 276 ou MasterFormat, et décider si un jeu de codes interne se superpose en dessous.

3. Construire le WBS

   Découper le périmètre en bâtiments, zones, ouvrages ou lots par corps d'état, jusqu'au niveau auquel coûts et avancement seront suivis.

4. Définir les codes de coûts

   Créer la liste de codes de coûts reliant les éléments du WBS aux types de coûts tels que main-d'œuvre, matériel, matériaux, sous-traitance et frais de chantier.

5. Configurer l'équipe et les droits

   Ajouter les utilisateurs avec des rôles correspondant à leurs responsabilités, de sorte que les économistes, les acheteurs et personnel de chantier ne voient et ne modifient que ce qui les concerne.

6. Configurer les règles de validation

   Activer les contrôles de données du référentiel choisi pour détecter tôt les codes manquants ou les postes incomplets.

7. Figer et diffuser

   Communiquer la structure convenue à l'équipe et encadrer ses modifications ultérieures par une simple étape de validation.

Différences selon les pays

Royaume-Uni

Le RICS NRM1 fournit une décomposition type en éléments pour la planification des coûts, et le NRM2 fixe les règles de métré détaillé des travaux de bâtiment. De nombreux économistes structurent le plan de coûts selon les groupes NRM1 dès le départ, afin de pouvoir le comparer à des données de référence.

Allemagne

La DIN 276 définit des groupes de coûts (Kostengruppen) comme le 300 pour le gros œuvre et le second œuvre du bâtiment et le 400 pour les installations techniques, utilisés pour les projets publics et la plupart des projets privés. Les phases de prestations de la HOAI (Leistungsphasen 1 à 9) fixent quand des estimations de coûts de précision croissante sont requises.

France

Les projets relevant de la loi MOP, aujourd'hui intégrée au Code de la commande publique, suivent des phases d'étude définies comme ESQ, APS, APD, PRO et DCE. Les travaux sont généralement répartis en lots par corps d'état, ce qui devient souvent le premier niveau du découpage.

États-Unis

Le CSI MasterFormat organise les spécifications et les données de coûts par résultats de travaux en divisions, tandis que l'UniFormat les organise par systèmes du bâtiment et est courant pour les estimations préliminaires. Beaucoup d'entreprises codent les coûts selon les divisions MasterFormat, avec une structure de coûts de chantier interne en dessous.

International

Sur les projets fondés sur FIDIC, le découpage doit refléter le bordereau de quantités ou l'échéancier de paiement du contrat, car les paiements intermédiaires et les modifications y sont valorisés. Sur les projets internationaux, les bailleurs de fonds exigent souvent aussi un reporting de coûts dans leur propre format.

Erreurs courantes

• Construire le WBS d'après la liste des plans plutôt que d'après la manière dont les travaux seront achetés et pilotés, ce qui laisse des lots à cheval sur de nombreux codes.
• Créer trop de codes de coûts : le personnel de chantier code au hasard et les rapports deviennent du bruit.
• Utiliser une structure différente pour l'estimation et pour le budget, ce qui transforme le passage de l'étude à la réalisation en un recodage manuel.
• Ignorer le référentiel de reporting exigé par le maître d'ouvrage jusqu'à l'échéance du premier rapport de coûts.
• Laisser modifier le plan de codes en cours de projet sans le consigner, ce qui fausse les comparaisons entre périodes.

Dans OpenConstructionERP