Penyiapan proyek, WBS, dan kode biaya

Apa itu

Siapa yang mengerjakan

Manajer proyek

Menentukan pembagian lingkup, paket-paket utama, dan tingkat pelaporan yang menjadi dasar pengelolaan proyek.

Quantity surveyor atau manajer biaya

Memilih standar klasifikasi dan menyusun struktur kode biaya yang akan dipakai untuk estimasi dan laporan biaya.

Perencana (scheduler)

Menyelaraskan elemen WBS dengan aktivitas jadwal agar progres dan biaya dapat dibandingkan dengan dasar yang sama.

Kepala keuangan atau komersial

Memastikan kode di tingkat perusahaan, mata uang, perlakuan pajak, dan pemetaan biaya proyek ke akun pembukuan.

Administrator sistem

Membuat proyek, menyiapkan pengguna, peran, dan hak akses bagi tim proyek.

Bagaimana berjalan

1. Daftarkan proyek

   Buat proyek lengkap dengan pemilik proyek, lokasi, mata uang, pengaturan pajak, dan tanggal-tanggal penting. Catat bentuk kontrak yang diperkirakan, karena memengaruhi prosedur pembayaran dan perubahan.

2. Pilih standar klasifikasi

   Pilih klasifikasi biaya yang diharapkan pemilik proyek dan pasar, misalnya NRM, DIN 276, atau MasterFormat, dan tentukan apakah di bawahnya ada set kode internal.

3. Susun WBS

   Pecah lingkup pekerjaan menjadi bangunan, zona, elemen, atau paket pekerjaan per bidang sampai ke tingkat yang akan dikendalikan biaya dan progresnya.

4. Tetapkan kode biaya

   Buat daftar kode biaya yang menghubungkan elemen WBS dengan jenis biaya seperti tenaga kerja, peralatan, material, subkontrak, dan biaya umum proyek (preliminaries).

5. Siapkan tim dan hak akses

   Tambahkan pengguna dengan peran yang sesuai tanggung jawabnya, sehingga estimator, bagian pembelian, dan staf lapangan hanya melihat dan mengubah data yang menjadi bagiannya.

6. Atur aturan validasi

   Aktifkan pemeriksaan data untuk standar yang dipilih agar kode yang hilang atau item yang belum lengkap cepat terdeteksi.

7. Bekukan dan sosialisasikan

   Terbitkan struktur yang telah disepakati kepada tim, dan kendalikan perubahan berikutnya melalui langkah persetujuan yang sederhana.

Perbedaan antarnegara

Britania Raya

RICS NRM1 menyediakan rincian elemen standar untuk perencanaan biaya, dan NRM2 menetapkan aturan pengukuran rinci untuk pekerjaan bangunan. Banyak manajer biaya menyusun rencana biaya mengikuti kelompok NRM1 sejak awal agar dapat dibandingkan dengan data tolok ukur.

Jerman

DIN 276 mendefinisikan kelompok biaya (Kostengruppen), misalnya 300 untuk konstruksi bangunan dan 400 untuk instalasi bangunan, dan dipakai pada proyek bangunan publik serta sebagian besar proyek swasta. Tahap kerja HOAI (Leistungsphasen 1 sampai 9) menentukan kapan estimasi biaya dengan tingkat akurasi yang meningkat harus disusun.

Prancis

Proyek yang tunduk pada loi MOP, kini bagian dari Code de la commande publique, mengikuti fase desain yang baku seperti ESQ, APS, APD, PRO, dan DCE. Pekerjaan biasanya dibagi menjadi lot per bidang pekerjaan, yang sering menjadi tingkat pertama dalam rincian kerja.

Amerika Serikat

CSI MasterFormat mengorganisasi spesifikasi dan data biaya menurut hasil pekerjaan dalam divisi, sedangkan UniFormat mengorganisasinya menurut sistem bangunan dan lazim dipakai untuk estimasi awal. Banyak kontraktor mengkode biaya ke divisi MasterFormat dengan struktur biaya pekerjaan internal di bawahnya.

Internasional

Pada proyek berbasis FIDIC, rincian kerja sebaiknya mencerminkan daftar kuantitas (BoQ) atau jadwal pembayaran dalam kontrak, karena termin pembayaran dan perubahan dinilai berdasarkan keduanya. Pemberi pinjaman pada proyek internasional sering juga meminta pelaporan biaya dalam format mereka sendiri.

Kesalahan umum

• Menyusun WBS berdasarkan set gambar, bukan berdasarkan cara pekerjaan akan diadakan dan dikendalikan, sehingga muncul paket yang melintasi banyak kode.
• Membuat terlalu banyak kode biaya, sehingga staf lapangan mengkode sembarangan dan laporan menjadi sekadar derau.
• Memakai struktur yang berbeda untuk estimasi dan anggaran, sehingga peralihan dari estimasi ke pelaksanaan menjadi pekerjaan mengkode ulang secara manual.
• Mengabaikan standar pelaporan yang diwajibkan pemilik proyek sampai laporan biaya pertama jatuh tempo.
• Membiarkan perubahan daftar kode secara ad hoc selama proyek tanpa dicatat, sehingga perbandingan antarperiode menjadi rusak.

Di OpenConstructionERP