Configuración del proyecto, EDT y códigos de coste

Qué es

Quién lo hace

Gerente de proyecto

Define el desglose del alcance, los paquetes principales y los niveles de reporte con los que se llevará el proyecto.

Cuantificador o administrador de costos

Elige la norma de clasificación y construye la estructura de códigos de costo que usarán el presupuesto y los reportes de costos.

Planeador

Alinea los elementos de la EDT con las actividades del programa de obra para poder comparar avance y costo sobre la misma base.

Responsable de finanzas o del área comercial

Confirma los códigos a nivel empresa, la moneda, el tratamiento fiscal y cómo se relacionan los costos del proyecto con las cuentas contables.

Administrador del sistema

Da de alta el proyecto y configura usuarios, roles y permisos de acceso del equipo.

Cómo funciona

1. Registrar el proyecto

   Dar de alta el proyecto con cliente, ubicación, moneda, configuración de impuestos y fechas clave. Anotar la forma de contrato prevista, pues condiciona los procedimientos de pago y de cambios.

2. Elegir la norma de clasificación

   Seleccionar la clasificación de costos que esperan el cliente y el mercado, como NRM, DIN 276 o MasterFormat, y decidir si por debajo se usa un conjunto de códigos propio.

3. Construir la EDT

   Dividir el alcance en edificios, zonas, elementos o paquetes por especialidad hasta el nivel en el que se controlarán el costo y el avance.

4. Definir los códigos de costo

   Crear la lista de códigos de costo que vincula los elementos de la EDT con tipos de costo como mano de obra, maquinaria, materiales, subcontratos e indirectos de obra.

5. Configurar el equipo y los permisos

   Dar de alta a los usuarios con roles acordes con sus responsabilidades, de modo que estimadores, compradores y personal de obra vean y editen solo lo que les corresponde.

6. Configurar las reglas de validación

   Activar las verificaciones de datos de la norma elegida para detectar a tiempo códigos faltantes o conceptos incompletos.

7. Congelar y comunicar

   Emitir al equipo la estructura acordada y controlar los cambios posteriores mediante un paso sencillo de aprobación.

Diferencias por país

Reino Unido

El NRM1 de RICS ofrece un desglose estándar por elementos para la planeación de costos, y el NRM2 fija las reglas de medición detallada de obras de edificación. Muchos administradores de costos estructuran el plan de costos con los grupos del NRM1 desde el inicio para poder compararlo con datos de referencia.

Alemania

La norma DIN 276 define grupos de costo (Kostengruppen), como el 300 para la construcción del edificio y el 400 para sus instalaciones, que se emplean en obras públicas y en la mayoría de los proyectos de edificación privados. Las fases de trabajo de la HOAI (Leistungsphasen 1 a 9) determinan cuándo se requieren estimaciones de costo cada vez más precisas.

Francia

Los proyectos regidos por la ley MOP, hoy integrada al Code de la commande publique, siguen fases de diseño definidas como ESQ, APS, APD, PRO y DCE. Las obras suelen dividirse en lotes por especialidad, lo que con frecuencia se convierte en el primer nivel del desglose.

Estados Unidos

CSI MasterFormat organiza las especificaciones y los datos de costo por resultados del trabajo en divisiones, mientras que UniFormat lo hace por sistemas del edificio y es común en presupuestos tempranos. Muchos contratistas codifican los costos por divisiones de MasterFormat, con una estructura interna de costos de obra por debajo.

Internacional

En proyectos basados en FIDIC, el desglose debe reflejar el catálogo de conceptos o el programa de pagos del contrato, ya que contra ellos se valoran las estimaciones y las órdenes de cambio. Los financiadores de proyectos internacionales suelen exigir además reportes de costos en su propio formato.

Errores frecuentes

• Armar la EDT según el juego de planos y no según la forma en que se contratará y controlará el trabajo, lo que deja paquetes que cruzan muchos códigos.
• Crear demasiados códigos de costo, de modo que el personal de obra codifica al azar y los reportes se vuelven ruido.
• Usar una estructura distinta para el presupuesto y para el presupuesto de control, lo que convierte el paso de la estimación a la ejecución en una recodificación manual.
• Ignorar la norma de reporte exigida por el cliente hasta que toca entregar el primer reporte de costos.
• Permitir cambios improvisados a la lista de códigos durante el proyecto sin registrarlos, lo que rompe las comparaciones entre periodos.

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