Thiết lập dự án, WBS và mã chi phí

Là gì

Ai thực hiện

Giám đốc dự án

Xác định cách chia phạm vi, các gói chính và cấp độ báo cáo để điều hành dự án.

Kỹ sư dự toán (QS) hoặc cán bộ quản lý chi phí

Chọn tiêu chuẩn phân loại và xây dựng cấu trúc mã chi phí dùng cho dự toán và báo cáo chi phí.

Cán bộ lập tiến độ

Đối chiếu các thành phần WBS với các công việc trong tiến độ để so sánh tiến độ và chi phí trên cùng một cơ sở.

Phụ trách tài chính hoặc thương mại

Xác nhận các mã cấp công ty, đơn vị tiền tệ, cách xử lý thuế và cách chi phí dự án được ánh xạ vào tài khoản kế toán.

Quản trị hệ thống

Tạo dự án, thiết lập người dùng, vai trò và quyền truy cập cho nhóm dự án.

Diễn ra thế nào

1. Đăng ký dự án

   Tạo dự án với chủ đầu tư, địa điểm, đơn vị tiền tệ, thiết lập thuế và các mốc thời gian chính. Ghi nhận loại hợp đồng dự kiến vì nó ảnh hưởng đến thủ tục thanh toán và thay đổi.

2. Chọn tiêu chuẩn phân loại

   Chọn cách phân loại chi phí mà chủ đầu tư và thị trường mong đợi, như NRM, DIN 276 hoặc MasterFormat, và quyết định có đặt một bộ mã nội bộ bên dưới hay không.

3. Xây dựng WBS

   Chia phạm vi thành các công trình, khu vực, bộ phận hoặc gói theo chuyên ngành, tới mức chi tiết mà chi phí và tiến độ sẽ được kiểm soát.

4. Xác định mã chi phí

   Lập danh mục mã chi phí gắn các thành phần WBS với các loại chi phí như nhân công, máy thi công, vật liệu, thầu phụ và chi phí chung.

5. Thiết lập nhóm và phân quyền

   Thêm người dùng với vai trò phù hợp trách nhiệm, để kỹ sư dự toán, cán bộ mua hàng và nhân viên công trường chỉ xem và sửa những gì thuộc phạm vi của mình.

6. Cấu hình quy tắc kiểm tra

   Bật các kiểm tra dữ liệu theo tiêu chuẩn đã chọn để phát hiện sớm mã bị thiếu hoặc hạng mục chưa đầy đủ.

7. Chốt và thông báo

   Ban hành cấu trúc đã thống nhất cho đội dự án và kiểm soát các thay đổi sau này bằng một bước phê duyệt đơn giản.

Khác biệt giữa các nước

Vương quốc Anh

RICS NRM1 đưa ra cách phân chia theo bộ phận công trình chuẩn để lập kế hoạch chi phí, còn NRM2 đặt ra quy tắc đo bóc chi tiết cho công tác xây dựng. Nhiều cán bộ quản lý chi phí cấu trúc kế hoạch chi phí theo các nhóm của NRM1 ngay từ đầu để có thể so sánh với dữ liệu đối chuẩn.

Đức

DIN 276 định nghĩa các nhóm chi phí (Kostengruppen), chẳng hạn nhóm 300 cho công trình xây dựng và nhóm 400 cho hệ thống kỹ thuật công trình, được dùng cho các dự án nhà nước và hầu hết dự án xây dựng tư nhân. Các giai đoạn công việc theo HOAI (Leistungsphasen 1 đến 9) quy định khi nào cần có các ước tính chi phí với độ chính xác tăng dần.

Pháp

Các dự án theo luật MOP, nay thuộc Code de la commande publique, tuân theo các giai đoạn thiết kế được xác định như ESQ, APS, APD, PRO và DCE. Công việc thường được chia thành các lô (lot) theo chuyên ngành, và đó thường trở thành cấp đầu tiên của cơ cấu phân chia.

Hoa Kỳ

CSI MasterFormat tổ chức đặc tả kỹ thuật và dữ liệu chi phí theo kết quả công việc trong các phân mục (division), còn UniFormat tổ chức theo hệ thống công trình và phổ biến trong dự toán giai đoạn đầu. Nhiều nhà thầu gán mã chi phí theo các phân mục MasterFormat, với cấu trúc chi phí công trình (job cost) nội bộ bên dưới.

Quốc tế

Ở các dự án theo FIDIC, cơ cấu phân chia nên phản ánh bảng khối lượng hoặc bảng tiến độ thanh toán trong hợp đồng, vì thanh toán đợt và phát sinh được định giá theo đó. Các bên cho vay ở dự án quốc tế cũng thường yêu cầu báo cáo chi phí theo mẫu riêng của họ.

Lỗi thường gặp

• Xây dựng WBS theo bộ bản vẽ thay vì theo cách mua sắm và kiểm soát công việc, dẫn đến các gói trải ra trên nhiều mã.
• Tạo quá nhiều mã chi phí khiến nhân viên công trường gán mã tùy tiện và báo cáo trở thành nhiễu.
• Dùng cấu trúc khác nhau cho dự toán và ngân sách, khiến việc chuyển từ lập dự toán sang thực hiện trở thành công việc gán lại mã thủ công.
• Bỏ qua tiêu chuẩn báo cáo mà chủ đầu tư yêu cầu cho đến khi đến hạn nộp báo cáo chi phí đầu tiên.
• Tự ý thay đổi danh mục mã trong quá trình dự án mà không ghi lại, làm sai lệch việc so sánh giữa các kỳ.

Trong OpenConstructionERP