การตั้งค่าโครงการ โครงสร้างแบ่งงาน (WBS) และรหัสต้นทุน

คืออะไร

ใครเป็นผู้ทำ

ผู้จัดการโครงการ

กำหนดการแบ่งขอบเขตงาน แพ็กเกจหลัก และระดับการรายงานที่โครงการจะใช้บริหาร

ผู้ถอดแบบประมาณราคา (QS) หรือผู้จัดการต้นทุน

เลือกมาตรฐานการจัดหมวดหมู่และสร้างโครงสร้างรหัสต้นทุนที่การประมาณราคาและรายงานต้นทุนจะใช้

ผู้วางแผนงาน

จัดองค์ประกอบ WBS ให้สอดคล้องกับกิจกรรมในแผนงาน เพื่อเทียบความคืบหน้าและต้นทุนบนฐานเดียวกันได้

ฝ่ายการเงินหรือผู้นำฝ่ายพาณิชย์

ยืนยันรหัสระดับบริษัท สกุลเงิน การจัดการภาษี และการโยงต้นทุนโครงการเข้ากับบัญชี

ผู้ดูแลระบบ

สร้างโครงการ ตั้งค่าผู้ใช้ บทบาท และสิทธิ์การเข้าถึงของทีมโครงการ

ดำเนินการอย่างไร

1. ลงทะเบียนโครงการ

   สร้างโครงการพร้อมเจ้าของโครงการ สถานที่ สกุลเงิน การตั้งค่าภาษี และวันที่สำคัญ บันทึกแบบสัญญาที่คาดว่าจะใช้ เพราะมีผลต่อขั้นตอนการจ่ายเงินและการเปลี่ยนแปลงงาน

2. เลือกมาตรฐานการจัดหมวดหมู่

   เลือกการจัดหมวดหมู่ต้นทุนที่เจ้าของโครงการและตลาดคาดหวัง เช่น NRM, DIN 276 หรือ MasterFormat และตัดสินใจว่าจะใช้ชุดรหัสภายในองค์กรรองรับอยู่ข้างใต้หรือไม่

3. สร้าง WBS

   แบ่งขอบเขตงานเป็นอาคาร โซน องค์ประกอบ หรือแพ็กเกจงานตามสาขา ลงไปถึงระดับที่จะควบคุมต้นทุนและความคืบหน้า

4. กำหนดรหัสต้นทุน

   สร้างรายการรหัสต้นทุนที่เชื่อมองค์ประกอบ WBS กับประเภทต้นทุน เช่น ค่าแรง เครื่องจักร วัสดุ งานผู้รับเหมาช่วง และค่าใช้จ่ายทั่วไปของโครงการ

5. ตั้งค่าทีมและสิทธิ์

   เพิ่มผู้ใช้พร้อมบทบาทที่ตรงกับหน้าที่ เพื่อให้วิศวกรประมาณราคา ฝ่ายจัดซื้อ และทีมหน้างานเห็นและแก้ไขได้เฉพาะสิ่งที่ควร

6. กำหนดกฎการตรวจสอบข้อมูล

   เปิดการตรวจข้อมูลตามมาตรฐานที่เลือก เพื่อให้พบรหัสที่ขาดหรือรายการที่ไม่สมบูรณ์ได้แต่เนิ่นๆ

7. ล็อกโครงสร้างและแจ้งทีม

   ออกโครงสร้างที่ตกลงกันแล้วให้ทีม และควบคุมการเปลี่ยนแปลงภายหลังด้วยขั้นตอนอนุมัติที่ไม่ซับซ้อน

ความแตกต่างตามประเทศ

สหราชอาณาจักร

RICS NRM1 กำหนดการแบ่งองค์ประกอบมาตรฐานสำหรับการวางแผนต้นทุน และ NRM2 กำหนดกฎการวัดปริมาณงานก่อสร้างอาคารโดยละเอียด ผู้จัดการต้นทุนจำนวนมากจัดโครงสร้างแผนต้นทุนตามกลุ่มของ NRM1 ตั้งแต่ต้น เพื่อให้เทียบกับข้อมูลเปรียบเทียบอ้างอิงได้

เยอรมนี

DIN 276 กำหนดกลุ่มต้นทุน (Kostengruppen) เช่น 300 สำหรับงานก่อสร้างอาคาร และ 400 สำหรับงานระบบอาคาร ใช้ในโครงการอาคารภาครัฐและเอกชนส่วนใหญ่ ขั้นตอนงานตาม HOAI (Leistungsphasen 1 ถึง 9) กำหนดว่าเมื่อใดต้องจัดทำประมาณการต้นทุนที่มีความแม่นยำเพิ่มขึ้นตามลำดับ

ฝรั่งเศส

โครงการภายใต้กฎหมาย loi MOP ซึ่งปัจจุบันรวมอยู่ใน Code de la commande publique ดำเนินตามระยะการออกแบบที่กำหนด เช่น ESQ, APS, APD, PRO และ DCE งานก่อสร้างมักแบ่งเป็นล็อต (lots) ตามสาขางาน ซึ่งมักกลายเป็นระดับแรกของโครงสร้างแบ่งงาน

สหรัฐอเมริกา

CSI MasterFormat จัดข้อกำหนดและข้อมูลต้นทุนตามผลงานเป็นหมวด (divisions) ส่วน UniFormat จัดตามระบบของอาคารและพบบ่อยในการประมาณราคาช่วงต้น ผู้รับเหมาจำนวนมากให้รหัสต้นทุนตามหมวดของ MasterFormat โดยมีโครงสร้างต้นทุนงานภายในบริษัทรองรับอยู่ข้างใต้

ระหว่างประเทศ

ในโครงการที่ใช้ FIDIC โครงสร้างแบ่งงานควรสะท้อน BOQ หรือตารางการจ่ายเงินในสัญญา เพราะการจ่ายเงินงวดและงานเปลี่ยนแปลงประเมินมูลค่าเทียบกับสิ่งเหล่านี้ ผู้ให้กู้ในโครงการระหว่างประเทศมักกำหนดให้รายงานต้นทุนตามรูปแบบของตนเองด้วย

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อย

• สร้าง WBS ตามชุดแบบแทนที่จะตามวิธีจัดซื้อและควบคุมงาน ทำให้แพ็กเกจหนึ่งคาบเกี่ยวหลายรหัส
• สร้างรหัสต้นทุนมากเกินไป ทีมหน้างานจึงลงรหัสสุ่มๆ และรายงานกลายเป็นข้อมูลรบกวน
• ใช้โครงสร้างต่างกันระหว่างการประมาณราคากับงบประมาณ ทำให้การส่งต่อจากฝ่ายประมาณราคาสู่ฝ่ายดำเนินงานต้องเสียเวลาลงรหัสใหม่ด้วยมือ
• ไม่สนใจมาตรฐานการรายงานที่เจ้าของโครงการกำหนด จนกระทั่งถึงกำหนดส่งรายงานต้นทุนฉบับแรก
• ปล่อยให้แก้รายการรหัสเป็นครั้งคราวระหว่างโครงการโดยไม่บันทึก ซึ่งทำให้เปรียบเทียบข้ามงวดไม่ได้

ใน OpenConstructionERP