Przetargi i porównanie ofert

Czym jest

Kto to robi

Kierownik zamówień lub przetargu

Prowadzi proces, wydaje dokumenty, zarządza harmonogramem i rejestrem pytań.

Kosztorysant

Przygotowuje dokument wyceny, ujednolica oferty i raportuje o wartości.

Zespół projektowy

Odpowiada na zapytania techniczne i ocenia propozycje alternatywne.

Oferenci

Wyceniają roboty, zadają pytania i zgłaszają ewentualne zastrzeżenia.

Zamawiający lub dyrektor handlowy

Zatwierdza rekomendację wyboru oferty.

Jak przebiega

1. Zdefiniuj pakiet

   Określ zakres, styki z innymi pakietami, formę umowy i dokument wyceny.

2. Wstępnie zakwalifikuj oferentów

   Przed zaproszeniem do składania ofert sprawdź doświadczenie, zdolności, sytuację finansową i historię bezpieczeństwa pracy.

3. Wydaj zaproszenie

   Wyślij wszystkim oferentom te same dokumenty i ten sam termin oraz odnotuj, co wysłano.

4. Obsługuj zapytania

   Odpowiadaj na pytania na piśmie i przekazuj odpowiedzi wszystkim oferentom, wydając aneksy do dokumentów, gdy zmienia się zakres.

5. Przyjmij i otwórz oferty

   Zbierz oferty do wyznaczonego terminu i zarejestruj je w kontrolowanych warunkach.

6. Ujednolić i porównaj

   Skoryguj każdą ofertę o wyłączenia, zastrzeżenia i błędy rachunkowe, a następnie porównaj przy równym zakresie.

7. Zarekomenduj i udziel zamówienia

   Przygotuj rekomendację, wyjaśnij pozostałe kwestie i udziel zamówienia.

Różnice między krajami

Wielka Brytania

Zamówienia publiczne reguluje Procurement Act 2023, obowiązujący od lutego 2025 roku. Umowy generalne opierają się zwykle na JCT lub NEC4, a przy większych projektach budowlanych częsty jest przetarg dwuetapowy.

Niemcy

Roboty publiczne zamawia się według VOB/A, przy czym powyżej progów zwykłym trybem jest procedura otwarta (offenes Verfahren). Przedmiary wydaje się i zwraca w formacie GAEB, a warunki umowy opierają się na VOB/B.

Francja

Przetargi publiczne podlegają Code de la commande publique, zwykle z podziałem na osobne loty według branż. Oferenci wyceniają DPGF lub BPU i DQE względem CCTP, a CCAP określa warunki administracyjne, często odwołując się do CCAG-Travaux.

Stany Zjednoczone

Roboty publiczne zleca się zwykle w drodze zamkniętego przetargu konkurencyjnego na rzecz najniższego oferenta spełniającego wymagania i godnego zaufania (lowest responsive and responsible bidder), często z gwarancją wadialną (bid bond). Roboty prywatne często negocjuje się, a umowy zwykle opierają się na wzorach AIA lub ConsensusDocs.

Międzynarodowo

Wielostronne banki rozwoju wymagają stosowania własnych zasad zamówień, często z warunkami opartymi na FIDIC. FIDIC publikuje także wytyczne dotyczące procedur zamówień dla swojego zestawu umów.

Typowe błędy

• Wydawanie pakietów z niejasnymi granicami zakresu między branżami, przez co część robót jest wyceniona dwa razy, a część wcale.
• Odpowiedź na zapytanie jednego oferenta bez przekazania jej pozostałym.
• Porównywanie cen nagłówkowych bez ujednolicenia o wyłączenia i zastrzeżenia.
• Zbyt krótki czas na złożenie oferty w stosunku do złożoności pakietu.
• Niezapisanie powodów wyboru oferty, co osłabia pozycję zamawiającego w razie zakwestionowania.

W OpenConstructionERP