Etap 4 z 7 · Zakupy

Zaopatrzenie, zamówienia i magazyn

Zamawiać materiały i podwykonawstwo w ramach budżetu i śledzić dostawy.

KursyKurs w przygotowaniu
Bezpłatne filmy10 filmów

Wynik: Zamówienia, przyjęcia dostaw i ewidencja magazynowa
Moduł: Tendering and procurement
Dokumenty: Purchase order
Delivery note
Goods received note
Supplier invoice
Normy i źródła: Incoterms 2020
ISO 10845

Czym jest

Zaopatrzenie na budowie to zakup materiałów, najem sprzętu i usług podwykonawczych po ustaleniu budżetu. Obejmuje składanie zapotrzebowań, zbieranie ofert, wystawianie zamówień, ponaglanie dostaw, przyjmowanie towaru oraz zestawianie faktur z zamówieniami i przyjęciami. Materiały o długim terminie dostawy, takie jak stal, dźwigi czy rozdzielnice, trzeba zamawiać dość wcześnie, aby nie zagrozić harmonogramowi.

Dobre zaopatrzenie kontroluje jednocześnie koszt i czas. Każde zamówienie zobowiązuje koszt w ramach budżetu, więc raporty kosztów zaangażowanych pokazują prawdziwą sytuację na długo przed nadejściem faktur. Przyjęcia dostaw dowodzą, co dostarczono, i zapobiegają płaceniu za towar, którego nie otrzymano. Słabe zaopatrzenie objawia się opóźnieniami na budowie, pilnymi zakupami po wyższych cenach, nadwyżkami magazynowymi i sporami z dostawcami o ilości i jakość.

Kto to robi

Zaopatrzeniowiec lub kierownik zaopatrzenia: Zbiera oferty, składa zamówienia i zarządza dostawcami.
Kierownik budowy lub inżynier: Zgłasza zapotrzebowanie na to, co jest potrzebne i na kiedy, oraz potwierdza dostawy.
Magazynier: Przyjmuje towar, prowadzi ewidencję zapasów i wydaje materiały na budowę.
Kosztorysant: Sprawdza zamówienia względem budżetu i raportuje koszty zaangażowane.
Rozrachunki z dostawcami: Zestawia faktury z zamówieniami i przyjęciami przed zapłatą.

Jak przebiega

Zaplanuj zaopatrzenie
Sporządź harmonogram tego, co trzeba kupić i na kiedy, wyróżniając pozycje o długim terminie dostawy w zestawieniu z harmonogramem.
Złóż zapotrzebowania
Pracownicy budowy lub projektu zgłaszają materiały z ilościami, specyfikacjami i wymaganymi terminami.
Zbierz oferty
Poproś zatwierdzonych dostawców o ceny i porównaj je na równych warunkach.
Wystaw zamówienia
Wystaw zamówienia z ceną, ilością, terminem dostawy i warunkami, przypisując zobowiązanie do właściwego kodu kosztów.
Ponaglaj i przyjmuj
Śledź dostawy, a następnie zarejestruj przyjęcie towaru z ilościami i stanem.
Zarządzaj zapasami
Rejestruj przyjęcia i wydania, aby materiały można było śledzić, a nadwyżki wykorzystać ponownie lub zwrócić.
Zestawiaj faktury
Płać dopiero wtedy, gdy faktura, zamówienie i przyjęcie dostawy są zgodne.

Różnice między krajami

Wielka Brytania: Construction Act 1996 (Housing Grants, Construction and Regeneration Act) w zmienionym brzmieniu określa zasady zawiadomień o płatnościach w umowach budowlanych, co wpływa na zamawianie podwykonawstwa. Krajowy mechanizm odwrotnego obciążenia VAT dotyczy wielu usług budowlanych między przedsiębiorcami.
Niemcy: Zakupy materiałów podlegają prawu sprzedaży z BGB oraz HGB dla kupców, co obejmuje obowiązek zbadania towaru i niezwłocznego zawiadomienia o wadach (§ 377 HGB). Roboty podwykonawcze zleca się zwykle na warunkach VOB/B.
Francja: Podwykonawstwo reguluje ustawa z 31 grudnia 1975 roku, która wymaga, aby podwykonawcy przy robotach publicznych byli zaakceptowani przez zamawiającego, i dopuszcza płatność bezpośrednią powyżej progu. Terminy płatności dla dostawców ogranicza Code de commerce.
Stany Zjednoczone: Dostawcy i podwykonawcy mają zwykle prawo do zastawu budowlanego (mechanic's lien) w projektach prywatnych oraz prawo do gwarancji płatności (payment bond) w projektach publicznych na podstawie Miller Act i stanowych Little Miller Acts. Oświadczenia o zrzeczeniu się zastawu (lien waivers) zbiera się zwykle przy każdej płatności.
Międzynarodowo: Zaopatrzenie transgraniczne wymaga uwagi w kwestii Incoterms, ceł importowych, waluty i terminów dostaw. Umowy FIDIC zawierają postanowienia dotyczące sprzętu i materiałów przeznaczonych do robót oraz tego, kiedy można za nie płacić.

Typowe błędy

Zamawianie pozycji o długim terminie dostawy zbyt późno, ponieważ harmonogram zaopatrzenia nie był powiązany z harmonogramem robót.
Składanie zamówień bez kodu kosztów, przez co koszty zaangażowane nie pojawiają się w raportach.
Płacenie faktur bez odpowiadającego im przyjęcia dostawy.
Pozwalanie pracownikom budowy na zamówienia ustne, które nie są rejestrowane aż do nadejścia faktury.
Ignorowanie nadwyżek magazynowych po zakończeniu prac, które są potem spisywane na straty lub tracone.

W OpenConstructionERP

Moduł: Tendering and procurement

OpenConstructionERP wspiera zakupy poprzez moduł Procurement do zamówień, przyjęć dostaw i zarządzania dostawcami. Subcontractor Management przechowuje umowy podwykonawcze, wnioski o płatność, kaucje gwarancyjne i oceny. RFQ & Bidding można wykorzystać do zebrania i porównania ofert dostawców przed złożeniem zamówienia. Contract Types Engine rejestruje podstawę handlową każdej umowy podwykonawczej. Dostawców, cenniki i gospodarkę magazynową w grupie danych o kosztach obejmuje Supplier Catalogs & Vendor Management, który łączy ceny ze składanymi zamówieniami.

Procurement · Subcontractor Management · RFQ & Bidding · Contract Types Engine · Supplier Catalogs & Vendor Management

Aplikacja działa pod adresem openconstructionacademy.com/app dla uczestników kursów.