Nabava, narudžbenice i zalihe

Što je to

Tko to radi

Nabavljač ili voditelj nabave

Prikuplja ponude, izdaje narudžbe i upravlja dobavljačima.

Voditelj gradilišta ili inženjer

Podnosi zahtjeve za ono što je potrebno i kada, te potvrđuje isporuke.

Skladištar

Prima robu, vodi evidenciju zaliha i izdaje materijal na gradilište.

Inženjer za troškove

Provjerava narudžbe prema proračunu i izvješćuje o preuzetim obvezama.

Obveze prema dobavljačima

Usklađuje račune s narudžbenicama i primkama prije plaćanja.

Kako teče

1. Planirajte nabavu

   Izradite popis što treba kupiti i kada, ističući stavke s dugim rokom isporuke u odnosu na terminski plan.

2. Podnesite zahtjeve za nabavu

   Osoblje gradilišta ili projekta traži materijale s količinama, specifikacijama i traženim datumima.

3. Prikupite ponude

   Zatražite cijene od odobrenih dobavljača i usporedite ih pod jednakim uvjetima.

4. Izdajte narudžbenice

   Izdajte narudžbe s cijenom, količinom, rokom isporuke i uvjetima, preuzimajući trošak na pravu šifru.

5. Pratite i zaprimite

   Pratite isporuke, zatim evidentirajte primljenu robu s količinama i stanjem.

6. Vodite zalihe

   Bilježite ulaz i izlaz zaliha kako bi se materijal mogao pratiti, a višak ponovno upotrijebiti ili vratiti.

7. Uskladite račune

   Plaćajte tek kad se račun, narudžbenica i primka podudaraju.

Razlike po zemljama

Ujedinjeno Kraljevstvo

Construction Act 1996 (Housing Grants, Construction and Regeneration Act), s izmjenama, utvrđuje pravila o obavijestima o plaćanju za građevinske ugovore, što utječe na nabavu podizvođačkih radova. Domaći obrnuti obračun PDV-a (reverse charge) primjenjuje se na mnoge građevinske usluge među poduzetnicima.

Njemačka

Kupnja materijala podliježe kupoprodajnom pravu BGB-a i HGB-a za trgovce, što uključuje obvezu pregleda i žurnog javljanja nedostataka (§ 377 HGB). Podizvođački radovi obično se ugovaraju uz uvjete VOB/B.

Francuska

Podugovaranje uređuje zakon od 31. prosinca 1975., koji traži da naručitelj prihvati podizvođače na javnim radovima i dopušta izravno plaćanje iznad praga. Rokove plaćanja dobavljačima ograničava Code de commerce.

Sjedinjene Američke Države

Dobavljači i podizvođači obično imaju pravo založnog prava (mechanic's lien) na privatnim projektima i pravo na jamstvo plaćanja na javnim projektima prema Miller Actu i državnim Little Miller Acts. Izjave o odricanju od založnog prava obično se prikupljaju uz svako plaćanje.

Međunarodno

Prekogranična nabava traži pozornost na Incoterms, uvozne carine, valutu i rokove isporuke. FIDIC ugovori sadrže odredbe o strojevima i materijalima namijenjenima radovima i o tome kada se mogu platiti.

Česte pogreške

• Kasno naručivanje stavki s dugim rokom isporuke jer plan nabave nije vezan uz terminski plan.
• Izdavanje narudžbi bez troškovne šifre, pa preuzete obveze nisu vidljive u izvješćima.
• Plaćanje računa bez odgovarajuće primke.
• Usmene narudžbe osoblja gradilišta koje se ne evidentiraju dok ne stigne račun.
• Zanemarivanje viška zaliha na kraju radova, koji se potom otpisuje ili gubi.

U OpenConstructionERP-u