चरण 4 / 7 · खरीद

क्रय, खरीद आदेश और स्टॉक

बजट के अनुसार सामग्री और उप-ठेके का आदेश देना और जो आता है उसका हिसाब रखना।

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परिणाम: क्रय आदेश, माल प्राप्ति और स्टॉक रिकॉर्ड
मॉड्यूल: Tendering and procurement
दस्तावेज़: Purchase order
Delivery note
Goods received note
Supplier invoice
मानक और संदर्भ: Incoterms 2020
ISO 10845

यह क्या है

निर्माण परियोजना में क्रय का अर्थ है बजट तय होने के बाद सामग्री, मशीनरी किराये और उप-ठेका सेवाओं की खरीद। इसमें इंडेंट (requisition) बनाना, कोटेशन लेना, क्रय आदेश देना, डिलीवरी की पैरवी करना, माल प्राप्त करना और इनवॉइस को आदेशों और प्राप्तियों से मिलाना शामिल है। जिन सामग्रियों का लीड टाइम लंबा होता है, जैसे स्टील, लिफ़्ट या स्विचगियर, उनका आदेश समय-सारणी के अनुरूप पर्याप्त पहले देना होता है।

अच्छा क्रय लागत और समय दोनों को साथ नियंत्रित करता है। हर आदेश बजट के विरुद्ध लागत प्रतिबद्ध करता है, इसलिए प्रतिबद्ध लागत रिपोर्टें इनवॉइस आने से बहुत पहले असली स्थिति दिखा देती हैं। माल प्राप्ति रसीद सिद्ध करती है कि क्या पहुँचा और उन मदों का भुगतान रोकती है जो मिली ही नहीं। खराब क्रय साइट पर देरी, ऊँची कीमत पर आपातकालीन खरीद, अधिशेष स्टॉक और मात्रा तथा गुणवत्ता पर आपूर्तिकर्ताओं से विवादों के रूप में दिखता है।

कौन करता है

खरीद अधिकारी या क्रय प्रबंधक: कोटेशन लेता है, आदेश देता है और आपूर्तिकर्ताओं का प्रबंधन करता है।
साइट मैनेजर या इंजीनियर: क्या और कब चाहिए इसका इंडेंट बनाता है और डिलीवरी की पुष्टि करता है।
स्टोरकीपर: माल प्राप्त करता है, स्टॉक दर्ज करता है और साइट को सामग्री जारी करता है।
क्वांटिटी सर्वेयर: आदेशों की बजट से जाँच करता है और प्रतिबद्ध लागत की रिपोर्ट देता है।
लेनदारी लेखा (accounts payable): भुगतान से पहले इनवॉइस को आदेशों और प्राप्तियों से मिलाता है।

यह कैसे चलता है

क्रय की योजना बनाएँ
क्या और कब खरीदना है इसकी अनुसूची बनाएँ, और समय-सारणी के सामने लंबे लीड टाइम वाली मदें अलग से चिह्नित करें।
इंडेंट बनाएँ
साइट या परियोजना स्टाफ़ मात्रा, विनिर्देश और आवश्यक तिथियों के साथ सामग्री का अनुरोध करता है।
कोटेशन लें
अनुमोदित आपूर्तिकर्ताओं से कीमतें माँगें और समान शर्तों पर उनकी तुलना करें।
क्रय आदेश दें
कीमत, मात्रा, डिलीवरी तिथि और शर्तों के साथ आदेश जारी करें, और लागत को सही कोड पर प्रतिबद्ध करें।
पैरवी करें और प्राप्त करें
डिलीवरी पर नज़र रखें, फिर प्राप्त माल को मात्रा और स्थिति के साथ दर्ज करें।
स्टॉक प्रबंधित करें
स्टॉक की आवक और निकासी दर्ज करें ताकि सामग्री का पता लगाया जा सके और अधिशेष को दोबारा उपयोग या वापस किया जा सके।
इनवॉइस मिलाएँ
भुगतान तभी करें जब इनवॉइस, आदेश और माल प्राप्ति रसीद मेल खाएँ।

देश के अनुसार अंतर

यूनाइटेड किंगडम: Construction Act 1996 (Housing Grants, Construction and Regeneration Act), संशोधित रूप में, निर्माण अनुबंधों के लिए भुगतान नोटिस के नियम तय करता है, जिसका असर उप-ठेका खरीद पर पड़ता है। व्यवसायों के बीच कई निर्माण सेवाओं पर VAT का घरेलू रिवर्स चार्ज लागू होता है।
जर्मनी: सामग्री की खरीद BGB के विक्रय कानून और व्यापारियों के लिए HGB के अंतर्गत आती है, जिसमें निरीक्षण करने और दोषों की तुरंत सूचना देने का दायित्व शामिल है (§ 377 HGB)। उप-ठेका कार्य आमतौर पर VOB/B की शर्तों पर दिया जाता है।
फ़्रांस: उप-ठेका 31 दिसंबर 1975 के कानून से संचालित होता है, जिसके अनुसार सार्वजनिक कार्यों में उप-ठेकेदारों को क्लाइंट द्वारा स्वीकार किया जाना ज़रूरी है और एक सीमा से ऊपर सीधे भुगतान की अनुमति है। आपूर्तिकर्ता भुगतान की शर्तें Code de commerce से सीमित हैं।
संयुक्त राज्य अमेरिका: निजी परियोजनाओं में आपूर्तिकर्ताओं और उप-ठेकेदारों के पास आमतौर पर मैकेनिक्स लीन के अधिकार होते हैं, और सार्वजनिक परियोजनाओं में Miller Act तथा राज्यों के Little Miller Acts के अंतर्गत पेमेंट बॉन्ड के अधिकार। हर भुगतान के साथ आमतौर पर लीन वेवर लिए जाते हैं।
अंतरराष्ट्रीय: सीमा-पार खरीद में Incoterms, आयात शुल्क, मुद्रा और लीड टाइम पर ध्यान देना पड़ता है। FIDIC अनुबंधों में कार्य के लिए नियत मशीनरी और सामग्री तथा उनके भुगतान की शर्तों के प्रावधान होते हैं।

आम गलतियाँ

लंबे लीड टाइम वाली मदों का आदेश देर से देना, क्योंकि क्रय अनुसूची को समय-सारणी से नहीं जोड़ा गया था।
लागत कोड के बिना आदेश देना, जिससे प्रतिबद्ध लागत रिपोर्टों में नहीं दिखती।
मिलान वाली माल प्राप्ति रसीद के बिना इनवॉइस का भुगतान करना।
साइट स्टाफ़ को मौखिक आदेश देने देना, जो इनवॉइस आने तक दर्ज ही नहीं होते।
काम के अंत में अधिशेष स्टॉक की अनदेखी करना, जो फिर बट्टे खाते में जाता है या खो जाता है।

OpenConstructionERP में

मॉड्यूल: Tendering and procurement

OpenConstructionERP खरीद को Procurement मॉड्यूल से सपोर्ट करता है, जो क्रय आदेश, माल प्राप्ति और वेंडर प्रबंधन के लिए है। Subcontractor Management उप-ठेका करार, भुगतान आवेदन, रिटेंशन और रेटिंग रखता है। आदेश देने से पहले आपूर्तिकर्ताओं के कोटेशन लेने और तुलना करने के लिए RFQ & Bidding का उपयोग किया जा सकता है। Contract Types Engine हर उप-ठेके का व्यावसायिक आधार दर्ज करता है। आपूर्तिकर्ता, मूल्य सूचियाँ और स्टॉक नियंत्रण लागत डेटा समूह में Supplier Catalogs & Vendor Management से कवर होते हैं, जो कीमतों को दिए गए आदेशों से जोड़ता है।

Procurement · Subcontractor Management · RFQ & Bidding · Contract Types Engine · Supplier Catalogs & Vendor Management

कोर्स के शिक्षार्थियों के लिए ऐप openconstructionacademy.com/app पर चलता है।