Fase 4 de 7 · Suprimentos

Suprimentos, pedidos de compra e estoque

Compre materiais e subcontratos conforme o orçamento e acompanhe o que chega.

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Resultado: Pedidos de compra, recebimentos de mercadorias e registros de estoque
Módulo: Tendering and procurement
Documentos: Purchase order
Delivery note
Goods received note
Supplier invoice
Normas e referências: Incoterms 2020
ISO 10845

O que é

Suprimentos em um projeto de construção é a compra de materiais, a locação de equipamentos e a contratação de serviços de subempreitada depois de definida a verba. Inclui a emissão de requisições, a obtenção de cotações, a emissão de pedidos de compra, o acompanhamento das entregas, o recebimento das mercadorias e a conferência das notas fiscais com os pedidos e os recebimentos. Materiais de longo prazo de entrega, como aço, elevadores ou quadros elétricos, devem ser pedidos com antecedência suficiente para sustentar o cronograma.

Bons suprimentos controlam custo e prazo ao mesmo tempo. Cada pedido compromete custo contra a verba, de modo que os relatórios de custo comprometido mostram a posição real muito antes de as notas fiscais chegarem. Os recebimentos comprovam o que foi entregue e evitam o pagamento de itens não recebidos. Suprimentos deficientes aparecem como atrasos na obra, compras emergenciais a preços maiores, estoque excedente e disputas com fornecedores sobre quantidades e qualidade.

Quem faz

Comprador ou gerente de suprimentos: Obtém cotações, emite pedidos e gerencia fornecedores.
Gerente ou engenheiro de obra: Emite requisições do que é necessário e quando, e confirma as entregas.
Almoxarife: Recebe as mercadorias, registra o estoque e entrega os materiais à obra.
Quantitativista: Confere os pedidos com a verba e informa o custo comprometido.
Contas a pagar: Confere as notas fiscais com os pedidos e os recebimentos antes do pagamento.

Como funciona

Planejar os suprimentos
Elabore um cronograma do que deve ser comprado e quando, destacando os itens de longo prazo de entrega em relação ao cronograma da obra.
Emitir requisições
A obra ou a equipe do projeto solicita materiais com quantidades, especificações e datas necessárias.
Obter cotações
Peça preços a fornecedores aprovados e compare-os em bases equivalentes.
Emitir pedidos de compra
Emita pedidos com preço, quantidade, data de entrega e condições, comprometendo o custo no código correto.
Acompanhar e receber
Acompanhe as entregas e depois registre as mercadorias recebidas, com quantidades e condição.
Gerenciar o estoque
Registre as entradas e saídas de estoque para que os materiais possam ser rastreados e o excedente reaproveitado ou devolvido.
Conferir as notas fiscais
Pague somente quando a nota fiscal, o pedido e o recebimento estiverem de acordo.

Como difere por país

Reino Unido: O Construction Act 1996 (Housing Grants, Construction and Regeneration Act), conforme alterado, estabelece regras de notificação de pagamento para contratos de construção, o que afeta a contratação de subempreiteiros. A inversão do recolhimento do IVA (domestic reverse charge) aplica-se a muitos serviços de construção entre empresas.
Alemanha: As compras de materiais seguem o direito de compra e venda do BGB e o HGB para comerciantes, que inclui o dever de inspecionar e comunicar prontamente os defeitos (§ 377 HGB). Os serviços de subempreitada costumam ser contratados nas condições da VOB/B.
França: A subempreitada é regida pela lei de 31 de dezembro de 1975, que exige que os subempreiteiros em obras públicas sejam aceitos pelo cliente e permite o pagamento direto acima de um limite. Os prazos de pagamento a fornecedores são limitados pelo Code de commerce.
Estados Unidos: Fornecedores e subempreiteiros costumam ter direito a gravame (mechanic's lien) em projetos privados e direito a garantia de pagamento (payment bond) em projetos públicos, conforme o Miller Act e as Little Miller Acts estaduais. As renúncias de gravame (lien waivers) são comumente coletadas a cada pagamento.
Internacional: As compras internacionais exigem atenção a Incoterms, tarifas de importação, moeda e prazos de entrega. Os contratos FIDIC trazem disposições sobre equipamentos e materiais destinados à obra e sobre quando podem ser pagos.

Erros comuns

Pedir itens de longo prazo de entrega tarde, porque o cronograma de suprimentos não estava vinculado ao cronograma da obra.
Emitir pedidos sem código de custo, de modo que o custo comprometido não aparece nos relatórios.
Pagar notas fiscais sem o recebimento correspondente.
Deixar a equipe de obra fazer pedidos verbais que só são registrados quando a nota fiscal chega.
Ignorar o estoque excedente no fim da obra, que então é baixado como perda ou extraviado.

No OpenConstructionERP

Módulo: Tendering and procurement

O OpenConstructionERP apoia as compras por meio do módulo Procurement, para pedidos de compra, recebimentos de mercadorias e gestão de fornecedores. O Subcontractor Management guarda contratos de subempreitada, pedidos de pagamento, retenção e avaliação. O RFQ & Bidding pode ser usado para obter e comparar cotações de fornecedores antes de emitir um pedido. O Contract Types Engine registra a base comercial de cada subempreitada. Fornecedores, tabelas de preços e controle de estoque são cobertos, no grupo de dados de custo, pelo Supplier Catalogs & Vendor Management, que vincula os preços aos pedidos emitidos.

Procurement · Subcontractor Management · RFQ & Bidding · Contract Types Engine · Supplier Catalogs & Vendor Management

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