שלב 4 מתוך 7 · רכש

רכש, הזמנות רכש ומלאי

הזמנת חומרים וקבלני משנה מול התקציב ומעקב אחר מה שמגיע.

קורסיםהקורס בהכנה
סרטונים חינמיים10 סרטונים

תוצר: הזמנות רכש, קבלות סחורה ורשומות מלאי
מודול: Tendering and procurement
מסמכים: Purchase order
Delivery note
Goods received note
Supplier invoice
תקנים ומקורות: Incoterms 2020
ISO 10845

מהו

רכש בפרויקט בנייה הוא קניית חומרים, שכירת ציוד ושירותי קבלני משנה לאחר שהתקציב נקבע. הוא כולל הגשת דרישות רכש, קבלת הצעות מחיר, הוצאת הזמנות רכש, מעקב אחר אספקות, קבלת סחורה והתאמת חשבוניות להזמנות ולקבלות. חומרים עם זמן אספקה ארוך, כגון פלדה, מעליות או לוחות חשמל, חייבים להיות מוזמנים מוקדם מספיק כדי לתמוך בלוח הזמנים.

רכש טוב שולט בעלות ובזמן יחד. כל הזמנה מחייבת עלות מול התקציב, ולכן דוחות עלויות מחויבות מראים את המצב האמיתי הרבה לפני שהחשבוניות מגיעות. קבלות סחורה מוכיחות מה סופק ומונעות תשלום על פריטים שלא התקבלו. רכש גרוע מתבטא בעיכובים באתר, ברכישות חירום במחיר גבוה יותר, במלאי עודף ובמחלוקות עם ספקים על כמויות ואיכות.

מי עושה זאת

איש רכש או מנהל רכש: משיג הצעות מחיר, מוציא הזמנות ומנהל ספקים.
מנהל עבודה או מהנדס באתר: מגיש דרישות רכש לגבי מה נדרש ומתי, ומאשר אספקות.
מחסנאי: מקבל סחורה, רושם מלאי ומנפיק חומרים לאתר.
שמאי כמויות: בודק הזמנות מול התקציב ומדווח על עלות מחויבת.
הנהלת חשבונות ספקים: מתאים חשבוניות להזמנות ולקבלות לפני התשלום.

איך זה מתנהל

תכנון הרכש
בונים לוח של מה שיש לרכוש ומתי, ומדגישים פריטים עם זמן אספקה ארוך ביחס ללוח הזמנים.
הגשת דרישות רכש
אנשי האתר או הפרויקט מבקשים חומרים עם כמויות, מפרטים ותאריכים נדרשים.
קבלת הצעות מחיר
מבקשים מחירים מספקים מאושרים ומשווים אותם על בסיס שווה.
הוצאת הזמנות רכש
מוציאים הזמנות עם מחיר, כמות, מועד אספקה ותנאים, ומחייבים את העלות בקוד הנכון.
מעקב וקבלה
עוקבים אחר אספקות ורושמים סחורה שהתקבלה עם כמויות ומצב.
ניהול מלאי
רושמים כניסות ויציאות מלאי כך שניתן לעקוב אחר חומרים ולנצל מחדש או להחזיר עודפים.
התאמת חשבוניות
משלמים רק כשהחשבונית, ההזמנה וקבלת הסחורה תואמות.

הבדלים בין מדינות

בריטניה: Construction Act 1996 (Housing Grants, Construction and Regeneration Act), כפי שתוקן, קובע כללי הודעות תשלום לחוזי בנייה, מה שמשפיע על רכש קבלני משנה. מנגנון ה-domestic reverse charge למע״מ חל על שירותי בנייה רבים בין עסקים.
גרמניה: רכישת חומרים כפופה לדיני המכר ב-BGB ול-HGB לסוחרים, הכוללים חובה לבדוק ולהודיע מיד על פגמים (§ 377 HGB). עבודות קבלני משנה ניתנות בדרך כלל בתנאי VOB/B.
צרפת: קבלנות משנה מוסדרת בחוק מ-31 בדצמבר 1975, המחייב שקבלני משנה בעבודות ציבוריות יאושרו על ידי המזמין ומאפשר תשלום ישיר מעל סף מסוים. תנאי תשלום לספקים מוגבלים על ידי ה-Code de commerce.
ארצות הברית: לספקים ולקבלני משנה יש בדרך כלל זכויות עיקול מסוג mechanic's lien בפרויקטים פרטיים וזכויות ערבות תשלום (payment bond) בפרויקטים ציבוריים לפי Miller Act ולפי ה-Little Miller Acts של המדינות. ויתורים על עיקול (lien waivers) נאספים בדרך כלל עם כל תשלום.
בינלאומי: רכש חוצה גבולות מחייב תשומת לב ל-Incoterms, למכסים, למטבע ולזמני אספקה. חוזי FIDIC כוללים הוראות על ציוד וחומרים המיועדים לעבודות ועל מתי ניתן לשלם עבורם.

טעויות נפוצות

הזמנת פריטים עם זמן אספקה ארוך באיחור, מפני שלוח הרכש לא נקשר ללוח הזמנים.
הוצאת הזמנות בלי קוד עלות, כך שעלות מחויבת אינה מופיעה בדוחות.
תשלום חשבוניות בלי קבלת סחורה תואמת.
מתן אפשרות לאנשי האתר להזמין בעל פה ללא תיעוד עד שהחשבונית מגיעה.
התעלמות ממלאי עודף בסוף העבודה, שנמחק או אובד.

ב-OpenConstructionERP

מודול: Tendering and procurement

OpenConstructionERP תומך ברכישה באמצעות מודול Procurement להזמנות רכש, קבלות סחורה וניהול ספקים. Subcontractor Management מחזיק הסכמי קבלני משנה, בקשות תשלום, עיכבון ודירוג. אפשר להשתמש ב-RFQ & Bidding כדי לקבל ולהשוות הצעות מחיר מספקים לפני הוצאת הזמנה. Contract Types Engine רושם את הבסיס המסחרי של כל קבלנות משנה. ספקים, מחירונים ובקרת מלאי מכוסים בקבוצת נתוני העלות על ידי Supplier Catalogs & Vendor Management, המקשר מחירים להזמנות שהוצאו.

Procurement · Subcontractor Management · RFQ & Bidding · Contract Types Engine · Supplier Catalogs & Vendor Management

האפליקציה פועלת בכתובת openconstructionacademy.com/app עבור לומדי הקורסים.