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Aprovisionamento, encomendas e stock

Encomendar materiais e subempreitadas face ao orçamento e acompanhar o que chega.

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Resultado: Notas de encomenda, guias de receção e registos de stock
Módulo: Tendering and procurement
Documentos: Purchase order
Delivery note
Goods received note
Supplier invoice
Normas e referências: Incoterms 2020
ISO 10845

O que é

O aprovisionamento num projeto de construção é a compra de materiais, o aluguer de equipamento e a contratação de serviços de subempreitada depois de fixado o orçamento de controlo. Inclui a emissão de requisições, a obtenção de cotações, a emissão de notas de encomenda, o acompanhamento das entregas, a receção de mercadorias e a conferência das faturas com as encomendas e as receções. Os materiais com prazos de entrega longos, como aço, elevadores ou quadros elétricos, têm de ser encomendados com antecedência suficiente para cumprir o plano de trabalhos.

Um bom aprovisionamento controla em conjunto o custo e o prazo. Cada encomenda compromete custo face ao orçamento, pelo que os relatórios de custos comprometidos mostram a situação real muito antes de as faturas chegarem. As guias de receção comprovam o que foi entregue e evitam pagar o que não foi recebido. Um aprovisionamento deficiente revela-se em atrasos em obra, compras urgentes a preços mais altos, excesso de stock e conflitos com fornecedores sobre quantidades e qualidade.

Quem o faz

Comprador ou gestor de aprovisionamento: Obtém cotações, emite encomendas e gere os fornecedores.
Diretor de obra ou técnico de obra: Emite as requisições do que é necessário e para quando, e confirma as entregas.
Apontador/armazenista: Recebe as mercadorias, regista o stock e fornece materiais à obra.
Técnico de medições e orçamentos: Confronta as encomendas com o orçamento de controlo e reporta o custo comprometido.
Contas a pagar: Faz a conferência das faturas com as encomendas e as receções antes do pagamento.

Como decorre

Planear o aprovisionamento
Elaborar um calendário do que tem de ser comprado e quando, destacando os itens de prazo longo face ao plano de trabalhos.
Emitir requisições
O pessoal de obra ou do projeto solicita os materiais com quantidades, especificações e datas necessárias.
Obter cotações
Pedir preços a fornecedores aprovados e compará-los em condições equivalentes.
Emitir notas de encomenda
Emitir as encomendas com preço, quantidade, data de entrega e condições, comprometendo o custo no código correto.
Acompanhar e receber
Acompanhar as entregas e depois registar as mercadorias recebidas, com quantidades e estado.
Gerir o stock
Registar entradas e saídas de stock para que os materiais sejam rastreáveis e os excedentes reutilizados ou devolvidos.
Conferir as faturas
Pagar apenas quando a fatura, a encomenda e a guia de receção coincidem.

Diferenças por país

Reino Unido: O Construction Act 1996 (Housing Grants, Construction and Regeneration Act), na sua redação atual, estabelece regras sobre notificações de pagamento nos contratos de construção, o que afeta o aprovisionamento de subempreitadas. A autoliquidação (domestic reverse charge) do IVA aplica-se a muitos serviços de construção entre empresas.
Alemanha: A compra de materiais rege-se pelo direito da compra e venda do BGB e pelo HGB para os comerciantes, que inclui o dever de examinar a mercadoria e de comunicar de imediato os defeitos (§ 377 HGB). Os trabalhos de subempreitada são normalmente contratados nas condições da VOB/B.
França: A subempreitada é regida pela lei de 31 de dezembro de 1975, que exige que os subempreiteiros em obras públicas sejam aceites pelo dono de obra e permite o pagamento direto acima de um limiar. Os prazos de pagamento aos fornecedores são limitados pelo Code de commerce.
Estados Unidos: Os fornecedores e subempreiteiros têm normalmente direitos de privilégio (mechanic's lien) em obras privadas e direitos de garantia de pagamento (payment bond) em obras públicas, ao abrigo do Miller Act e dos Little Miller Acts estaduais. Habitualmente recolhem-se declarações de renúncia a privilégios (lien waivers) a cada pagamento.
Internacional: A contratação transfronteiriça exige atenção aos Incoterms, aos direitos de importação, à moeda e aos prazos de entrega. Os contratos FIDIC incluem disposições sobre equipamento e materiais destinados à obra e sobre quando podem ser pagos.

Erros comuns

Encomendar tarde os itens de prazo longo, por o calendário de aprovisionamento não estar ligado ao plano de trabalhos.
Emitir encomendas sem código de custo, de modo que o custo comprometido não aparece nos relatórios.
Pagar faturas sem guia de receção correspondente.
Deixar o pessoal de obra fazer encomendas verbais que só ficam registadas quando chega a fatura.
Ignorar o excedente de stock no fim da obra, que acaba abatido ou perdido.

No OpenConstructionERP

Módulo: Tendering and procurement

O OpenConstructionERP apoia as compras através do módulo Procurement, para notas de encomenda, guias de receção e gestão de fornecedores. O Subcontractor Management guarda os contratos de subempreitada, os pedidos de pagamento, as retenções e a classificação. O RFQ & Bidding pode ser usado para obter e comparar cotações de fornecedores antes de emitir a encomenda. O Contract Types Engine regista a base comercial de cada subempreitada. Fornecedores, tabelas de preços e controlo de stock são cobertos, no grupo de dados de custos, pelo Supplier Catalogs & Vendor Management, que liga os preços às encomendas emitidas.

Procurement · Subcontractor Management · RFQ & Bidding · Contract Types Engine · Supplier Catalogs & Vendor Management

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