Закупівлі, замовлення та склад

Що це

Хто виконує

Закупівельник або керівник закупівель

Отримує комерційні пропозиції, розміщує замовлення й керує постачальниками.

Керівник робіт або інженер на об'єкті

Подає заявки на потрібне й на потрібний час та підтверджує поставки.

Комірник

Приймає товари, веде облік запасів і видає матеріали на об'єкт.

Інженер-кошторисник (QS)

Звіряє замовлення з бюджетом і звітує про зобов'язані витрати.

Бухгалтерія (кредиторська заборгованість)

Зіставляє рахунки із замовленнями та прийняттям перед оплатою.

Як проходить

1. Спланувати закупівлі

   Складіть графік того, що і коли треба купити, виділивши позиції з довгим терміном поставки відносно графіка робіт.

2. Оформити заявки

   Персонал об'єкта чи проєкту запитує матеріали із зазначенням обсягів, специфікацій і потрібних дат.

3. Отримати комерційні пропозиції

   Запросіть ціни в затверджених постачальників і порівняйте їх на рівних умовах.

4. Розмістити замовлення на закупівлю

   Видайте замовлення із цінами, обсягами, датою поставки та умовами, закріпивши витрати за правильним кодом.

5. Контролювати та приймати поставки

   Відстежуйте поставки, а потім зафіксуйте прийняті товари з обсягами та станом.

6. Керувати запасами

   Фіксуйте надходження й видачу запасів, щоб матеріали можна було простежити, а надлишки використати повторно чи повернути.

7. Зіставляти рахунки

   Платіть лише тоді, коли рахунок, замовлення й прийняття товарів збігаються.

Відмінності за країнами

Велика Британія

Construction Act 1996 (Housing Grants, Construction and Regeneration Act) з поправками встановлює правила повідомлень про платіж для будівельних договорів, що впливає на закупівлі субпідряду. Внутрішній механізм зворотного нарахування ПДВ (domestic reverse charge) застосовують до багатьох будівельних послуг між підприємствами.

Німеччина

Купівлю матеріалів регулюють право купівлі-продажу за BGB та HGB для комерсантів, що містить обов'язок перевірити товар і негайно повідомити про недоліки (§ 377 HGB). Роботи субпідряду зазвичай замовляють на умовах VOB/B.

Франція

Субпідряд регулює закон від 31 грудня 1975 року, який вимагає, щоб субпідрядників на публічних роботах приймав замовник, і дозволяє пряму оплату понад встановлений поріг. Строки оплати постачальникам обмежує Code de commerce.

США

Постачальники й субпідрядники зазвичай мають право механіка на заставу (mechanic's lien) у приватних проєктах і право на платіжну гарантію (payment bond) у публічних за Miller Act та законами штатів Little Miller Acts. Відмови від застави (lien waivers) зазвичай збирають із кожним платежем.

Міжнародна практика

У транскордонних закупівлях треба звертати увагу на Incoterms, імпортні мита, валюту й терміни поставки. Контракти FIDIC містять положення про обладнання та матеріали, призначені для робіт, і про те, коли їх можна оплачувати.

Типові помилки

• Пізнє замовлення позицій із довгим терміном поставки, бо графік закупівель не прив'язали до графіка робіт.
• Розміщення замовлень без коду витрат, через що зобов'язані витрати не відображаються у звітах.
• Оплата рахунків без відповідного прийняття товарів.
• Дозвіл персоналу об'єкта розміщувати усні замовлення, які не фіксують до надходження рахунку.
• Ігнорування надлишків запасів наприкінці робіт, які потім списують або втрачають.

В OpenConstructionERP