Fase 4 van 7 · Inkopen

Inkoop, bestellingen en voorraad

Materialen en onderaanneming bestellen binnen het budget en bijhouden wat er binnenkomt.

CursussenCursus in voorbereiding
Gratis video's10 video's

Bekijk de gratis video’s Hoe het verloopt

Resultaat: Inkooporders, goederenontvangsten en voorraadadministratie
Module: Tendering and procurement
Documenten: Purchase order
Delivery note
Goods received note
Supplier invoice
Normen en referenties: Incoterms 2020
ISO 10845

Wat het is

Inkoop op een bouwproject is het kopen van materialen, het huren van materieel en het inkopen van onderaanneming nadat het budget is vastgesteld. Het omvat het opstellen van bestelaanvragen, het opvragen van offertes, het plaatsen van inkooporders, het bewaken van leveringen, het ontvangen van goederen en het afstemmen van facturen op orders en ontvangsten. Materialen met lange levertijden, zoals staal, liften of schakelapparatuur, moeten vroeg genoeg worden besteld om de planning te halen.

Goede inkoop beheerst kosten en tijd tegelijk. Elke bestelling legt kosten vast tegen het budget, zodat rapportages over vastgelegde kosten de werkelijke stand laten zien lang voordat facturen binnenkomen. Goederenontvangsten bewijzen wat is geleverd en voorkomen dat voor niet ontvangen items wordt betaald. Slechte inkoop uit zich in vertraging op de bouwplaats, spoedaankopen tegen hogere prijzen, overtollige voorraad en geschillen met leveranciers over hoeveelheden en kwaliteit.

Wie het doet

Inkoper of inkoopmanager: Vraagt offertes op, plaatst bestellingen en beheert leveranciers.
Uitvoerder of werkvoorbereider: Dient bestelaanvragen in voor wat wanneer nodig is en bevestigt leveringen.
Magazijnmedewerker: Ontvangt goederen, legt voorraad vast en geeft materialen uit aan de bouwplaats.
Kostendeskundige: Toetst bestellingen aan het budget en rapporteert de vastgelegde kosten.
Crediteurenadministratie: Stemt facturen af op orders en ontvangsten voordat wordt betaald.

Hoe het verloopt

De inkoop plannen
Stel een overzicht op van wat wanneer moet worden gekocht en markeer items met lange levertijd ten opzichte van de planning.
Bestelaanvragen indienen
Bouwplaats- of projectmedewerkers vragen materialen aan met hoeveelheden, specificaties en gewenste data.
Offertes opvragen
Vraag prijzen op bij goedgekeurde leveranciers en vergelijk ze op gelijke voorwaarden.
Inkooporders plaatsen
Geef orders uit met prijs, hoeveelheid, leverdatum en voorwaarden, en leg de kosten vast op de juiste code.
Bewaken en ontvangen
Volg leveringen en registreer daarna de ontvangen goederen met hoeveelheden en staat.
Voorraad beheren
Leg voorraadmutaties vast, zodat materialen traceerbaar zijn en overschotten hergebruikt of geretourneerd kunnen worden.
Facturen afstemmen
Betaal pas wanneer factuur, order en goederenontvangst overeenstemmen.

Verschillen per land

Verenigd Koninkrijk: De Construction Act 1996 (Housing Grants, Construction and Regeneration Act), zoals gewijzigd, stelt regels voor betalingskennisgevingen bij bouwcontracten, wat gevolgen heeft voor de inkoop van onderaanneming. De binnenlandse btw-verleggingsregeling is van toepassing op veel bouwdiensten tussen bedrijven.
Duitsland: Materiaalinkoop valt onder het kooprecht van het BGB en onder het HGB voor kooplieden, dat een onderzoeksplicht en de plicht om gebreken onverwijld te melden bevat (§ 377 HGB). Onderaanneming wordt gewoonlijk uitgegeven onder VOB/B-voorwaarden.
Frankrijk: Onderaanneming wordt geregeld door de wet van 31 december 1975, die bepaalt dat onderaannemers bij openbare werken door de opdrachtgever moeten worden aanvaard en die boven een drempelbedrag rechtstreekse betaling toestaat. De betalingstermijnen voor leveranciers worden beperkt door de Code de commerce.
Verenigde Staten: Leveranciers en onderaannemers hebben bij particuliere projecten doorgaans mechanic's lien-rechten en bij openbare projecten recht op betalingsgarantie (payment bond) onder de Miller Act en de Little Miller Acts van de staten. Lien waivers worden gewoonlijk bij elke betaling opgevraagd.
Internationaal: Grensoverschrijdende inkoop vraagt aandacht voor Incoterms, invoerrechten, valuta en levertijden. FIDIC-contracten bevatten bepalingen over installaties en materialen die voor het werk bestemd zijn en over wanneer die betaald mogen worden.

Veelgemaakte fouten

Items met een lange levertijd te laat bestellen omdat het inkoopschema niet aan de planning was gekoppeld.
Bestellingen plaatsen zonder kostencode, zodat vastgelegde kosten niet in de rapportages verschijnen.
Facturen betalen zonder bijbehorende goederenontvangst.
Uitvoerders mondelinge bestellingen laten plaatsen die pas worden vastgelegd als de factuur binnenkomt.
Overtollige voorraad aan het einde van het project negeren, die vervolgens wordt afgeboekt of kwijtraakt.

In OpenConstructionERP

Module: Tendering and procurement

OpenConstructionERP ondersteunt het inkopen met de module Procurement voor inkooporders, goederenontvangsten en leveranciersbeheer. Subcontractor Management bevat onderaannemingsovereenkomsten, betalingsaanvragen, inhouding en beoordeling. Met RFQ & Bidding kunnen leveranciersoffertes worden opgevraagd en vergeleken voordat een bestelling wordt geplaatst. De Contract Types Engine legt de commerciële grondslag van elke onderaanneming vast. Leveranciers, prijslijsten en voorraadbeheer worden in de groep kostengegevens gedekt door Supplier Catalogs & Vendor Management, dat prijzen koppelt aan de geplaatste bestellingen.

Procurement · Subcontractor Management · RFQ & Bidding · Contract Types Engine · Supplier Catalogs & Vendor Management

De app draait op openconstructionacademy.com/app voor cursisten.