Inköp, beställningar och lager

Vad det är

Vem som gör det

Inköpare eller inköpschef

Begär offerter, lägger beställningar och sköter leverantörerna.

Platschef eller produktionsingenjör

Anmäler behov av vad som behövs och när, och bekräftar leveranser.

Lagerhållare

Tar emot gods, för lagerregister och lämnar ut material till arbetsplatsen.

Kalkylator eller kostnadsansvarig för beställaren

Kontrollerar beställningar mot budgeten och rapporterar åtagen kostnad.

Leverantörsreskontra

Stämmer av fakturor mot beställningar och mottagningar före betalning.

Hur det går till

1. Planera inköpen

   Ta fram en förteckning över vad som måste köpas och när, och markera poster med lång leveranstid mot tidplanen.

2. Anmäl inköpsbehov

   Plats- eller projektpersonal begär material med mängder, specifikationer och önskade datum.

3. Begär offerter

   Begär priser från godkända leverantörer och jämför dem på lika villkor.

4. Lägg beställningar

   Skicka beställningar med pris, mängd, leveransdatum och villkor och bind kostnaden på rätt kod.

5. Bevaka och ta emot

   Följ upp leveranser och registrera därefter mottaget gods med mängder och skick.

6. Hantera lager

   Registrera lagerin- och utleveranser så att material kan spåras och överskott återanvändas eller returneras.

7. Stäm av fakturor

   Betala först när faktura, beställning och godsmottagning stämmer överens.

Skillnader mellan länder

Storbritannien

Construction Act 1996 (Housing Grants, Construction and Regeneration Act), i ändrad lydelse, fastställer regler om betalningsmeddelanden för byggavtal, vilket påverkar upphandling av underentreprenader. Den inhemska omvända momsskyldigheten gäller för många byggtjänster mellan företag.

Tyskland

Materialköp omfattas av köprätten i BGB och av HGB för näringsidkare, som innehåller en undersökningsplikt och skyldighet att utan dröjsmål reklamera fel (§ 377 HGB). Underentreprenader läggs vanligen ut på VOB/B-villkor.

Frankrike

Underentreprenad regleras av lagen av den 31 december 1975, som kräver att underentreprenörer vid offentliga arbeten godkänns av beställaren och som ger rätt till direktbetalning över ett visst belopp. Leverantörers betalningsvillkor begränsas av Code de commerce.

USA

Leverantörer och underentreprenörer har vanligen rätt till mechanic's lien i privata projekt och rätt till betalningsgaranti (payment bond) i offentliga projekt enligt Miller Act och delstaternas Little Miller Acts. Lien waivers samlas ofta in vid varje betalning.

Internationellt

Gränsöverskridande inköp kräver uppmärksamhet på Incoterms, importtullar, valuta och leveranstider. FIDIC-avtal innehåller bestämmelser om anläggningar och material avsedda för arbetet och om när de får betalas.

Vanliga misstag

• Att beställa poster med lång leveranstid för sent eftersom inköpsplanen inte var kopplad till tidplanen.
• Att lägga beställningar utan kostnadskod, så att åtagen kostnad inte syns i rapporterna.
• Att betala fakturor utan motsvarande godsmottagning.
• Att låta platspersonal lägga muntliga beställningar som inte dokumenteras förrän fakturan kommer.
• Att bortse från överskottslager vid projektets slut, som sedan skrivs av eller försvinner.

I OpenConstructionERP