การจัดซื้อ ใบสั่งซื้อ และสต็อก

คืออะไร

ใครเป็นผู้ทำ

เจ้าหน้าที่จัดซื้อหรือผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อ

ขอใบเสนอราคา ออกใบสั่งซื้อ และบริหารผู้ขาย

ผู้จัดการหน้างานหรือวิศวกรสนาม

ออกใบขอซื้อว่าต้องการอะไรและเมื่อใด และยืนยันการส่งของ

เจ้าหน้าที่คลัง

รับของ บันทึกสต็อก และเบิกวัสดุให้หน้างาน

ผู้ถอดแบบประมาณราคา (QS)

ตรวจใบสั่งซื้อเทียบกับงบประมาณและรายงานต้นทุนที่ผูกพันแล้ว

ฝ่ายเจ้าหนี้

จับคู่ใบแจ้งหนี้กับใบสั่งซื้อและใบรับของก่อนจ่ายเงิน

ดำเนินการอย่างไร

1. วางแผนการจัดซื้อ

   จัดทำตารางว่าต้องซื้ออะไรและเมื่อใด โดยเน้นรายการที่ต้องสั่งล่วงหน้านานเทียบกับแผนงาน

2. ออกใบขอซื้อ

   ทีมหน้างานหรือโครงการขอวัสดุพร้อมปริมาณ ข้อกำหนด และวันที่ต้องการ

3. ขอใบเสนอราคา

   ขอราคาจากผู้ขายที่ได้รับอนุมัติและเปรียบเทียบภายใต้เงื่อนไขเดียวกัน

4. ออกใบสั่งซื้อ

   ออกใบสั่งซื้อพร้อมราคา ปริมาณ วันส่งของ และเงื่อนไข โดยผูกพันต้นทุนไว้ที่รหัสที่ถูกต้อง

5. ติดตามเร่งรัดและรับของ

   ติดตามการส่งของ แล้วบันทึกการรับของพร้อมปริมาณและสภาพ

6. บริหารสต็อก

   บันทึกของเข้าและออก เพื่อให้ตรวจสอบย้อนกลับวัสดุได้ และนำของเหลือกลับมาใช้หรือส่งคืน

7. จับคู่ใบแจ้งหนี้

   จ่ายเงินเมื่อใบแจ้งหนี้ ใบสั่งซื้อ และใบรับของตรงกันเท่านั้น

ความแตกต่างตามประเทศ

สหราชอาณาจักร

Construction Act 1996 (Housing Grants, Construction and Regeneration Act) ที่แก้ไขเพิ่มเติม กำหนดกฎเรื่องหนังสือแจ้งการจ่ายเงินสำหรับสัญญาก่อสร้าง ซึ่งมีผลต่อการจัดซื้องานผู้รับเหมาช่วง การเรียกเก็บ VAT แบบ domestic reverse charge ใช้กับบริการก่อสร้างจำนวนมากระหว่างธุรกิจ

เยอรมนี

การซื้อวัสดุอยู่ภายใต้กฎหมายซื้อขายของ BGB และ HGB สำหรับพ่อค้า ซึ่งรวมหน้าที่ตรวจรับและแจ้งข้อบกพร่องโดยพลัน (§ 377 HGB) งานผู้รับเหมาช่วงมักให้งานตามเงื่อนไข VOB/B

ฝรั่งเศส

การจ้างผู้รับเหมาช่วงอยู่ภายใต้กฎหมายลงวันที่ 31 ธันวาคม 1975 ซึ่งกำหนดให้เจ้าของโครงการต้องยอมรับผู้รับเหมาช่วงในงานสาธารณะ และอนุญาตให้จ่ายเงินโดยตรงเมื่อเกินเกณฑ์ เงื่อนไขการจ่ายเงินผู้ขายถูกจำกัดโดย Code de commerce

สหรัฐอเมริกา

ผู้ขายและผู้รับเหมาช่วงมักมีสิทธิยึดหน่วงทรัพย์ (mechanic's lien) ในโครงการเอกชน และสิทธิตามหลักประกันการจ่ายเงิน (payment bond) ในโครงการภาครัฐตาม Miller Act และ Little Miller Acts ของแต่ละรัฐ มักรวบรวมหนังสือสละสิทธิยึดหน่วง (lien waiver) พร้อมการจ่ายเงินแต่ละครั้ง

ระหว่างประเทศ

การจัดซื้อข้ามพรมแดนต้องใส่ใจ Incoterms อากรนำเข้า สกุลเงิน และระยะเวลาสั่งของ สัญญา FIDIC มีข้อกำหนดเรื่องเครื่องจักรและวัสดุที่มุ่งใช้ในงาน และเมื่อใดที่จ่ายเงินสำหรับสิ่งเหล่านั้นได้

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อย

• สั่งของที่ต้องสั่งล่วงหน้านานช้าเกินไป เพราะตารางจัดซื้อไม่ผูกกับแผนงาน
• ออกใบสั่งซื้อโดยไม่มีรหัสต้นทุน ต้นทุนที่ผูกพันแล้วจึงไม่ปรากฏในรายงาน
• จ่ายใบแจ้งหนี้โดยไม่มีใบรับของที่ตรงกัน
• ปล่อยให้ทีมหน้างานสั่งของด้วยวาจาซึ่งไม่ถูกบันทึกจนกว่าใบแจ้งหนี้จะมาถึง
• ไม่สนใจสต็อกเหลือเมื่อจบงาน ซึ่งสุดท้ายถูกตัดจำหน่ายหรือสูญหาย

ใน OpenConstructionERP