Fase 4 de 7 · Contratar

Compras, pedidos y existencias

Pedir materiales y subcontratos contra el presupuesto y seguir lo que llega a obra.

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Resultado: Pedidos de compra, recepciones de mercancía y registros de existencias
Módulo: Tendering and procurement
Documentos: Purchase order
Delivery note
Goods received note
Supplier invoice
Normas y referencias: Incoterms 2020
ISO 10845

Qué es

Las compras en un proyecto de construcción son la adquisición de materiales, el alquiler de maquinaria y los servicios de subcontratación una vez fijado el presupuesto de obra. Incluyen emitir solicitudes de compra, obtener ofertas, cursar pedidos, activar las entregas, recibir mercancía y cotejar las facturas con los pedidos y las recepciones. Los materiales con plazos de entrega largos, como el acero, los ascensores o la aparamenta eléctrica, deben pedirse con antelación suficiente para respaldar el programa.

Unas buenas compras controlan a la vez coste y plazo. Cada pedido compromete coste frente al presupuesto de obra, por lo que los informes de coste comprometido muestran la situación real mucho antes de que lleguen las facturas. Las recepciones de mercancía prueban lo entregado y evitan pagar lo que no se recibió. Las malas compras se manifiestan en retrasos de obra, compras de emergencia a precios más altos, excedentes de existencias y disputas con los proveedores por cantidades y calidad.

Quién lo hace

Comprador o responsable de compras: Obtiene ofertas, cursa pedidos y gestiona a los proveedores.
Jefe de obra o ingeniero: Emite las solicitudes de lo que se necesita y cuándo, y confirma las entregas.
Almacenero: Recibe la mercancía, registra las existencias y entrega materiales a la obra.
Técnico de mediciones y presupuestos: Contrasta los pedidos con el presupuesto de obra e informa del coste comprometido.
Cuentas a pagar: Coteja las facturas con los pedidos y las recepciones antes de pagar.

Cómo funciona

Planificar las compras
Elaborar un calendario de lo que hay que comprar y cuándo, destacando los elementos de plazo largo frente al programa.
Emitir solicitudes de compra
El personal de obra o de proyecto solicita materiales con cantidades, especificaciones y fechas requeridas.
Obtener ofertas
Pedir precios a proveedores homologados y compararlos en condiciones equivalentes.
Cursar pedidos de compra
Emitir pedidos con precio, cantidad, fecha de entrega y condiciones, imputando el coste al código correcto.
Activar y recibir
Seguir las entregas y luego registrar la mercancía recibida con cantidades y estado.
Gestionar las existencias
Registrar entradas y salidas de existencias para poder trazar los materiales y reutilizar o devolver los excedentes.
Cotejar las facturas
Pagar solo cuando factura, pedido y recepción de mercancía coinciden.

Diferencias por país

Reino Unido: La Construction Act 1996 (Housing Grants, Construction and Regeneration Act), en su versión modificada, fija las reglas de notificación de pagos de los contratos de construcción, lo que afecta a la contratación de subcontratos. La inversión del sujeto pasivo del IVA se aplica a muchos servicios de construcción entre empresas.
Alemania: La compra de materiales se rige por el derecho de compraventa del BGB y por el HGB para comerciantes, que incluye el deber de inspeccionar y avisar sin demora de los defectos (§ 377 HGB). Los trabajos subcontratados se adjudican habitualmente con condiciones VOB/B.
Francia: La subcontratación se rige por la ley de 31 de diciembre de 1975, que exige que el cliente acepte a los subcontratistas en obra pública y permite el pago directo por encima de un umbral. Los plazos de pago a proveedores están limitados por el Code de commerce.
Estados Unidos: Los proveedores y subcontratistas suelen tener derechos de mechanic's lien en proyectos privados y derechos sobre la fianza de pago en proyectos públicos conforme a la Miller Act y a las Little Miller Acts estatales. Las renuncias de gravamen se recogen habitualmente con cada pago.
Internacional: Las compras transfronterizas exigen atención a los Incoterms, aranceles de importación, moneda y plazos de entrega. Los contratos FIDIC incluyen disposiciones sobre planta y materiales destinados a las obras y sobre cuándo pueden abonarse.

Errores frecuentes

Pedir tarde los elementos de plazo largo porque el calendario de compras no estaba ligado al programa.
Cursar pedidos sin código de coste, de modo que el coste comprometido no aparece en los informes.
Pagar facturas sin la recepción de mercancía correspondiente.
Permitir que el personal de obra haga pedidos verbales que no se registran hasta que llega la factura.
Ignorar el excedente de existencias al final de la obra, que luego se da de baja o se pierde.

En OpenConstructionERP

Módulo: Tendering and procurement

OpenConstructionERP respalda las compras mediante el módulo Procurement, para pedidos de compra, recepciones de mercancía y gestión de proveedores. Subcontractor Management contiene los contratos de subcontrata, las solicitudes de pago, la retención y la valoración. RFQ & Bidding puede usarse para obtener y comparar ofertas de proveedores antes de cursar un pedido. El Contract Types Engine registra la base comercial de cada subcontrato. Los proveedores, las listas de precios y el control de existencias se cubren en el grupo de datos de costes mediante Supplier Catalogs & Vendor Management, que vincula los precios con los pedidos emitidos.

Procurement · Subcontractor Management · RFQ & Bidding · Contract Types Engine · Supplier Catalogs & Vendor Management

La aplicación funciona en openconstructionacademy.com/app para los alumnos de los cursos.