مرحلہ 4 از 7 · خریداری

خریداری، خریداری کے آرڈر اور اسٹاک

بجٹ کے مطابق مواد اور ذیلی ٹھیکے کا آرڈر دینا اور جو آئے اس کا حساب رکھنا۔

کورسزکورس تیار ہو رہا ہے
مفت ویڈیوز10 ویڈیوز

نتیجہ: خریداری کے آرڈر، مال کی وصولی اور اسٹاک کے ریکارڈ
ماڈیول: Tendering and procurement
دستاویزات: Purchase order
Delivery note
Goods received note
Supplier invoice
معیارات اور حوالہ جات: Incoterms 2020
ISO 10845

یہ کیا ہے

تعمیراتی پراجیکٹ میں خریداری بجٹ طے ہونے کے بعد مواد، مشینری کے کرائے اور ذیلی ٹھیکے کی خدمات خریدنا ہے۔ اس میں ریکوزیشن اٹھانا، کوٹیشن لینا، خریداری کے آرڈر دینا، ڈیلیوری کا تعاقب کرنا، مال وصول کرنا اور انوائسوں کو آرڈروں اور وصولیوں سے ملانا شامل ہے۔ طویل لیڈ ٹائم والا مواد، جیسے اسٹیل، لفٹیں یا سوئچ گیئر، اتنی جلد آرڈر ہونا چاہیے کہ پروگرام کو سہارا دے۔

اچھی خریداری لاگت اور وقت دونوں کو ساتھ کنٹرول کرتی ہے۔ ہر آرڈر بجٹ کے مقابل لاگت کی وابستگی بناتا ہے، اس لیے وابستہ لاگت کی رپورٹیں انوائسوں کے آنے سے بہت پہلے اصل صورتحال دکھاتی ہیں۔ مال کی وصولیاں ثابت کرتی ہیں کہ کیا پہنچا اور ان اشیا کی ادائیگی روکتی ہیں جو ملی ہی نہیں۔ کمزور خریداری سائٹ کی تاخیر، مہنگے ہنگامی سودوں، فالتو اسٹاک اور مقدار و معیار پر سپلائرز سے تنازعات کی شکل میں ظاہر ہوتی ہے۔

کون کرتا ہے

خریداری والا (بائر) یا خریداری مینیجر: کوٹیشن لیتا ہے، آرڈر دیتا ہے اور سپلائرز کو سنبھالتا ہے۔
سائٹ مینیجر یا انجینئر: ضرورت اور وقت کی ریکوزیشن اٹھاتا ہے اور ڈیلیوری کی تصدیق کرتا ہے۔
اسٹور کیپر: مال وصول کرتا ہے، اسٹاک درج کرتا ہے اور سائٹ کو مواد جاری کرتا ہے۔
کوانٹیٹی سرویئر: آرڈروں کو بجٹ کے مقابل جانچتا ہے اور وابستہ لاگت رپورٹ کرتا ہے۔
اکاؤنٹس پے ایبل: ادائیگی سے پہلے انوائسوں کو آرڈروں اور وصولیوں سے ملاتا ہے۔

یہ کیسے چلتا ہے

خریداری کی منصوبہ بندی کریں
کیا اور کب خریدنا ہے اس کا شیڈیول بنائیں، اور پروگرام کے مقابل طویل لیڈ ٹائم والے آئٹمز نمایاں کریں۔
ریکوزیشن اٹھائیں
سائٹ یا پراجیکٹ کا عملہ مقداروں، وضاحتوں اور درکار تاریخوں کے ساتھ مواد کی درخواست کرتا ہے۔
کوٹیشن لیں
منظور شدہ سپلائرز سے قیمتیں مانگیں اور برابر شرائط پر ان کا موازنہ کریں۔
خریداری کے آرڈر دیں
قیمت، مقدار، ڈیلیوری کی تاریخ اور شرائط کے ساتھ آرڈر جاری کریں اور لاگت کو درست کوڈ پر وابستہ کریں۔
تعاقب کریں اور وصول کریں
ڈیلیوریوں کا پیچھا کریں، پھر وصول شدہ مال کو مقداروں اور حالت کے ساتھ درج کریں۔
اسٹاک سنبھالیں
اسٹاک کی آمد و خرچ درج کریں تاکہ مواد کا سراغ لگ سکے اور فالتو مواد دوبارہ استعمال یا واپس ہو سکے۔
انوائسیں ملائیں
ادائیگی صرف تب کریں جب انوائس، آرڈر اور مال کی وصولی تینوں متفق ہوں۔

ممالک کے لحاظ سے فرق

برطانیہ: Construction Act 1996 (Housing Grants, Construction and Regeneration Act)، ترمیم شدہ، تعمیراتی معاہدوں کے لیے ادائیگی کے نوٹس کے قواعد طے کرتا ہے، جو ذیلی ٹھیکے کی خریداری پر اثر ڈالتا ہے۔ کاروباروں کے درمیان کئی تعمیراتی خدمات پر VAT کا ڈومیسٹک ریورس چارج لاگو ہوتا ہے۔
جرمنی: مواد کی خریداری BGB کے قانونِ فروخت اور تاجروں کے لیے HGB کے تحت آتی ہے، جس میں معائنہ کرنے اور نقائص کی فوری اطلاع دینے کی ذمہ داری شامل ہے (§ 377 HGB)۔ ذیلی ٹھیکے کا کام عموماً VOB/B کی شرائط پر دیا جاتا ہے۔
فرانس: ذیلی ٹھیکہ 31 دسمبر 1975 کے قانون کے تحت چلتا ہے، جو سرکاری کام میں ذیلی ٹھیکیداروں کی کلائنٹ سے منظوری لازمی کرتا ہے اور ایک حد سے اوپر براہِ راست ادائیگی کی اجازت دیتا ہے۔ سپلائرز کی ادائیگی کی شرائط Code de commerce سے محدود ہوتی ہیں۔
ریاستہائے متحدہ امریکہ: سپلائرز اور ذیلی ٹھیکیداروں کو عموماً نجی پراجیکٹس پر مکینک کے لین (mechanic's lien) کے حقوق اور سرکاری پراجیکٹس پر Miller Act اور ریاستی Little Miller Acts کے تحت پیمنٹ بانڈ کے حقوق حاصل ہوتے ہیں۔ ہر ادائیگی کے ساتھ لین ویورز عموماً لیے جاتے ہیں۔
بین الاقوامی: سرحد پار خریداری میں Incoterms، درآمدی ڈیوٹیوں، کرنسی اور لیڈ ٹائم پر توجہ دینی پڑتی ہے۔ FIDIC معاہدوں میں کام کے لیے مقصود مشینری اور مواد اور ان کی ادائیگی کب ہو سکتی ہے کے بارے میں شقیں شامل ہیں۔

عام غلطیاں

طویل لیڈ ٹائم والے آئٹمز دیر سے آرڈر کرنا کیونکہ خریداری کا شیڈیول پروگرام سے نہیں جڑا تھا۔
لاگت کے کوڈ کے بغیر آرڈر دینا، جس سے وابستہ لاگت رپورٹوں میں نظر نہیں آتی۔
مال کی متعلقہ وصولی کے بغیر انوائسیں ادا کرنا۔
سائٹ کے عملے کو زبانی آرڈر دینے دینا جو انوائس آنے تک درج نہیں ہوتے۔
کام کے اختتام پر فالتو اسٹاک کو نظر انداز کرنا، جو پھر رائٹ آف یا ضائع ہو جاتا ہے۔

OpenConstructionERP میں

ماڈیول: Tendering and procurement

OpenConstructionERP خریداری کو Procurement ماڈیول کے ذریعے سپورٹ کرتا ہے، جو خریداری کے آرڈروں، مال کی وصولیوں اور وینڈر مینجمنٹ کے لیے ہے۔ Subcontractor Management ذیلی ٹھیکے کے معاہدے، ادائیگی کی درخواستیں، ریٹینشن اور ریٹنگ رکھتا ہے۔ RFQ & Bidding آرڈر دینے سے پہلے سپلائرز کے کوٹیشن لینے اور ان کا موازنہ کرنے کے لیے استعمال ہو سکتا ہے۔ Contract Types Engine ہر ذیلی ٹھیکے کی کمرشل بنیاد درج کرتا ہے۔ سپلائرز، پرائس لسٹیں اور اسٹاک کنٹرول لاگت کے ڈیٹا کے گروپ میں Supplier Catalogs & Vendor Management کے ذریعے آتے ہیں، جو قیمتوں کو اٹھائے گئے آرڈروں سے جوڑتا ہے۔

Procurement · Subcontractor Management · RFQ & Bidding · Contract Types Engine · Supplier Catalogs & Vendor Management

کورس کے سیکھنے والوں کے لیے ایپ openconstructionacademy.com/app پر چلتی ہے۔