Доставки, поръчки и склад

Какво представлява

Кой го изпълнява

Снабдител или ръководител на доставките

Получава оферти, издава поръчки и управлява доставчиците.

Ръководител на обекта или инженер

Подава заявки за нужното и кога е нужно и потвърждава доставките.

Складовик

Приема стоките, води наличностите и отпуска материали към обекта.

Количествен специалист

Проверява поръчките спрямо бюджета и отчита поетите ангажименти.

Счетоводство, задължения към доставчици

Съпоставя фактурите с поръчките и приемането преди плащане.

Как протича

1. Планиране на доставките

   Съставя се график на онова, което трябва да се купи, и кога, като позициите с дълъг срок на доставка се отбелязват спрямо графика.

2. Подаване на заявки

   Хората на обекта или в проекта искат материали с количества, технически изисквания и необходими дати.

3. Получаване на оферти

   Цени се искат от одобрени доставчици и се сравняват при равни условия.

4. Издаване на поръчки за доставка

   Издават се поръчки с цена, количество, дата на доставка и условия, като разходът се поема по правилния код.

5. Следене и приемане

   Доставките се следят, след което се записват приетите стоки с количества и състояние.

6. Управление на наличностите

   Заприходяването и изписването се записват, за да могат материалите да се проследяват, а излишъкът да се използва повторно или върне.

7. Съпоставяне на фактурите

   Плаща се само когато фактурата, поръчката и приемането съвпадат.

Разлики по държави

Великобритания

Construction Act 1996 (Housing Grants, Construction and Regeneration Act), с измененията, определя правилата за известията за плащане по строителните договори, което засяга доставките при подизпълнение. Вътрешното обратно начисляване на ДДС се прилага за много строителни услуги между фирми.

Германия

Покупките на материали попадат под правото на продажбата в BGB и под HGB за търговците, което включва задължение за преглед и своевременно уведомяване за дефекти (§ 377 HGB). Работата на подизпълнители обикновено се възлага по условията на VOB/B.

Франция

Подизпълнението се урежда от закона от 31 декември 1975 г., който изисква подизпълнителите при обществени работи да бъдат приети от възложителя и позволява пряко плащане над определен праг. Сроковете за плащане към доставчици са ограничени от Code de commerce.

САЩ

Доставчиците и подизпълнителите обикновено имат права на залог на строителя (mechanic's lien) при частни проекти и права по гаранция за плащане при обществени проекти по Miller Act и щатските Little Miller Acts. Отказите от залог (lien waivers) обикновено се събират при всяко плащане.

Международно

Трансграничните доставки изискват внимание към Incoterms, вносните мита, валутата и сроковете за доставка. Договорите по FIDIC съдържат разпоредби за машините и материалите, предназначени за работите, и кога могат да се заплащат.

Чести грешки

• Късно поръчване на позиции с дълъг срок на доставка, защото графикът на доставките не е бил свързан с графика на обекта.
• Издаване на поръчки без код на разхода, така че поетият ангажимент не се вижда в отчетите.
• Плащане на фактури без съответстващо приемане на доставката.
• Допускане на хората на обекта да правят устни поръчки, които не се записват, докато не пристигне фактурата.
• Пренебрегване на излишните наличности в края на обекта, които после се отписват или губят.

В OpenConstructionERP