Indkøb, bestillinger og lager

Hvad det er

Hvem der gør det

Indkøber eller indkøbschef

Indhenter tilbud, afgiver bestillinger og styrer leverandørerne.

Byggeleder eller ingeniør

Opretter rekvisitioner på, hvad der er brug for, og hvornår, og bekræfter leverancer.

Lagerforvalter

Modtager varer, registrerer lagerbeholdning og udleverer materialer til byggepladsen.

Bygherrerådgiver

Kontrollerer bestillinger mod budgettet og afrapporterer forpligtede omkostninger.

Kreditorbogholderi

Afstemmer fakturaer mod bestillinger og modtagelser før betaling.

Hvordan det foregår

1. Planlæg indkøbet

   Udarbejd en oversigt over, hvad der skal købes, og hvornår, og fremhæv varer med lang leveringstid i forhold til tidsplanen.

2. Opret rekvisitioner

   Byggepladsen eller projektteamet rekvirerer materialer med mængder, specifikationer og ønskede datoer.

3. Indhent tilbud

   Bed om priser fra godkendte leverandører, og sammenlign dem på ens vilkår.

4. Afgiv bestillinger

   Udsend bestillinger med pris, mængde, leveringsdato og vilkår, og forpligt omkostningen på den rigtige kode.

5. Rykk og modtag

   Følg leverancerne, og registrér derefter modtagne varer med mængder og tilstand.

6. Styr lageret

   Registrér ind- og udgang fra lager, så materialer kan spores, og overskud genbruges eller returneres.

7. Afstem fakturaer

   Betal først, når faktura, bestilling og varemodtagelse stemmer overens.

Forskelle mellem lande

Storbritannien

Construction Act 1996 (Housing Grants, Construction and Regeneration Act), som ændret, fastsætter regler om betalingsvarsler for byggekontrakter, hvilket påvirker indkøb af underentrepriser. Den indenlandske omvendte betalingspligt (reverse charge) for moms gælder for mange byggeydelser mellem virksomheder.

Tyskland

Køb af materialer henhører under købereglerne i BGB og under HGB for erhvervsdrivende, som indeholder en pligt til at undersøge varen og reklamere straks (§ 377 HGB). Underentrepriser udbydes almindeligvis på VOB/B-vilkår.

Frankrig

Underentrepriser er reguleret af loven af 31. december 1975, som kræver, at underentreprenører på offentlige arbejder godkendes af bygherren, og som giver ret til direkte betaling over en tærskelværdi. Leverandørernes betalingsfrister er begrænset af Code de commerce.

USA

Leverandører og underentreprenører har som regel mechanic's lien-rettigheder (panteret i ejendommen) på private projekter og rettigheder efter betalingsgaranti (payment bond) på offentlige projekter efter Miller Act og delstaternes Little Miller Acts. Lien waivers (erklæringer om afkald på panteret) indhentes almindeligvis ved hver betaling.

International

Grænseoverskridende indkøb kræver opmærksomhed på Incoterms, importafgifter, valuta og leveringstider. FIDIC-kontrakter indeholder bestemmelser om maskiner og materialer, der er beregnet til arbejderne, og om, hvornår de kan betales.

Almindelige fejl

• At bestille varer med lang leveringstid for sent, fordi indkøbsplanen ikke var koblet til tidsplanen.
• At afgive bestillinger uden omkostningskode, så forpligtede omkostninger ikke vises i rapporterne.
• At betale fakturaer uden tilhørende varemodtagelse.
• At lade folk på byggepladsen afgive mundtlige bestillinger, som ikke registreres, før fakturaen kommer.
• At overse overskudslager ved projektets afslutning, som så afskrives eller forsvinder.

I OpenConstructionERP