Aşama 4 / 7 · Satın alma

Satın alma, sipariş ve stok

Malzeme ve taşeron işlerini bütçeye göre sipariş etmek ve gelenleri izlemek.

KurslarKurs hazırlanıyor
Ücretsiz videolar10 video

Çıktı: Satın alma siparişleri, mal kabuller ve stok kayıtları
Modül: Tendering and procurement
Belgeler: Purchase order
Delivery note
Goods received note
Supplier invoice
Standartlar ve kaynaklar: Incoterms 2020
ISO 10845

Nedir

Bir inşaat projesinde satın alma, bütçe belirlendikten sonra malzeme, makine kiralama ve alt yüklenici hizmetlerinin alınmasıdır. Talep oluşturmayı, fiyat teklifi almayı, satın alma siparişi vermeyi, teslimatları takip etmeyi, malların kabulünü ve faturaların sipariş ile kabul belgeleriyle eşleştirilmesini içerir. Çelik, asansör veya şalt tesisi gibi tedarik süresi uzun malzemelerin, iş programını destekleyecek kadar erken sipariş edilmesi gerekir.

İyi bir satın alma maliyeti ve zamanı birlikte kontrol eder. Her sipariş maliyeti bütçeye karşı taahhüt eder; bu nedenle taahhüt edilen maliyet raporları, faturalar gelmeden çok önce gerçek durumu gösterir. Mal kabul belgeleri neyin teslim edildiğini kanıtlar ve teslim alınmayan kalemler için ödeme yapılmasını önler. Kötü satın alma; şantiyede gecikmeler, daha yüksek fiyatla acil alımlar, fazla stok ve tedarikçilerle miktar ve kalite uyuşmazlıkları olarak ortaya çıkar.

Kim yapar

Satın almacı veya satın alma müdürü: Fiyat teklifi alır, sipariş verir ve tedarikçileri yönetir.
Şantiye şefi veya mühendis: Neyin ne zaman gerektiğine dair talepleri oluşturur ve teslimatları onaylar.
Ambar sorumlusu: Malları teslim alır, stoğu kaydeder ve malzemeleri şantiyeye verir.
Metraj ve keşif uzmanı: Siparişleri bütçeye karşı kontrol eder ve taahhüt edilen maliyeti raporlar.
Borç hesapları: Ödemeden önce faturaları sipariş ve mal kabul belgeleriyle eşleştirir.

Nasıl işler

Satın almayı planlayın
Neyin ne zaman alınması gerektiğini gösteren bir çizelge hazırlayın; tedarik süresi uzun kalemleri iş programı karşısında vurgulayın.
Talepleri oluşturun
Şantiye veya proje personeli, malzemeleri miktarları, şartnameleri ve gereken tarihlerle talep eder.
Fiyat teklifi alın
Onaylı tedarikçilerden fiyat isteyin ve eşit koşullarda karşılaştırın.
Satın alma siparişlerini verin
Siparişleri fiyat, miktar, teslim tarihi ve koşullarla birlikte verin; maliyeti doğru koda taahhüt edin.
Takip edin ve teslim alın
Teslimatları izleyin, ardından teslim alınan malları miktar ve durumuyla kaydedin.
Stoğu yönetin
Malzemelerin izlenebilmesi ve fazlaların yeniden kullanılması veya iade edilmesi için stok girişlerini ve çıkışlarını kaydedin.
Faturaları eşleştirin
Yalnızca fatura, sipariş ve mal kabul belgesi uyuştuğunda ödeme yapın.

Ülkelere göre farklar

Birleşik Krallık: Construction Act 1996 (Housing Grants, Construction and Regeneration Act), değiştirilmiş haliyle, inşaat sözleşmeleri için ödeme bildirimi kurallarını belirler; bu da alt yüklenici alımlarını etkiler. Şirketler arasındaki birçok inşaat hizmetinde KDV için yurt içi ters tahsilat (domestic reverse charge) uygulanır.
Almanya: Malzeme alımları BGB'nin satış hukuku hükümlerine ve tacirler için HGB'ye tabidir; bu, kusurları muayene etme ve gecikmeksizin bildirme yükümlülüğünü (§ 377 HGB) içerir. Alt yüklenici işleri genellikle VOB/B koşullarıyla verilir.
Fransa: Alt yüklenicilik, kamu işlerinde alt yüklenicilerin işveren tarafından kabul edilmesini zorunlu kılan ve bir eşiğin üzerinde doğrudan ödemeye izin veren 31 Aralık 1975 tarihli kanunla düzenlenir. Tedarikçi ödeme vadeleri Code de commerce ile sınırlandırılmıştır.
Amerika Birleşik Devletleri: Tedarikçiler ve alt yükleniciler genellikle özel projelerde mechanic's lien (rehin) haklarına, kamu projelerinde ise Miller Act ve eyaletlerin Little Miller Act'leri uyarınca ödeme teminatı haklarına sahiptir. Rehin feragatnameleri genellikle her ödemeyle birlikte toplanır.
Uluslararası: Sınır ötesi alımlarda Incoterms, ithalat vergileri, para birimi ve tedarik sürelerine dikkat etmek gerekir. FIDIC sözleşmeleri, işe ayrılmış makine ve malzemelere ve bunların ne zaman ödenebileceğine ilişkin hükümler içerir.

Sık yapılan hatalar

Satın alma çizelgesi iş programına bağlanmadığı için tedarik süresi uzun kalemleri geç sipariş etmek.
Siparişleri maliyet kodu olmadan vermek; taahhüt edilen maliyet raporlarda görünmez.
Eşleşen bir mal kabul belgesi olmadan faturaları ödemek.
Şantiye personelinin, fatura gelene kadar kayda geçmeyen sözlü sipariş vermesine izin vermek.
İş sonundaki fazla stoku göz ardı etmek; bu stok sonra zayi yazılır veya kaybolur.

OpenConstructionERP içinde

Modül: Tendering and procurement

OpenConstructionERP satın almayı; satın alma siparişleri, mal kabuller ve tedarikçi yönetimi için Procurement modülüyle destekler. Subcontractor Management alt yüklenici sözleşmelerini, ödeme taleplerini, teminat kesintisini ve derecelendirmeyi tutar. RFQ & Bidding, sipariş verilmeden önce tedarikçi tekliflerini almak ve karşılaştırmak için kullanılabilir. Contract Types Engine her alt yüklenici sözleşmesinin ticari esasını kaydeder. Tedarikçiler, fiyat listeleri ve stok kontrolü, maliyet verisi grubunda Supplier Catalogs & Vendor Management tarafından karşılanır ve fiyatları verilen siparişlere bağlar.

Procurement · Subcontractor Management · RFQ & Bidding · Contract Types Engine · Supplier Catalogs & Vendor Management

Uygulama, kurs katılımcıları için openconstructionacademy.com/app adresinde çalışır.