Etapa 4 de 7 · Contratar

Compras, órdenes de compra y almacén

Pedir materiales y subcontratos contra el presupuesto y seguir lo que llega a obra.

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Resultado: Órdenes de compra, recepciones de mercancía y registros de almacén
Módulo: Tendering and procurement
Documentos: Purchase order
Delivery note
Goods received note
Supplier invoice
Normas y referencias: Incoterms 2020
ISO 10845

Qué es

Las compras en un proyecto de construcción son la adquisición de materiales, la renta de maquinaria y los servicios subcontratados una vez fijado el presupuesto de control. Incluyen levantar requisiciones, obtener cotizaciones, emitir órdenes de compra, dar seguimiento a las entregas, recibir mercancía y cotejar las facturas con las órdenes y las recepciones. Los materiales de larga entrega, como acero, elevadores o tableros eléctricos, deben pedirse con la anticipación suficiente para respaldar el programa de obra.

Unas buenas compras controlan el costo y el tiempo a la vez. Cada orden compromete costo contra el presupuesto, por lo que los reportes de costo comprometido muestran la situación real mucho antes de que lleguen las facturas. Las recepciones de mercancía prueban lo que se entregó y evitan pagar lo que no se recibió. Las compras deficientes se manifiestan en atrasos de obra, compras de emergencia a precios más altos, sobrantes de almacén y disputas con los proveedores por cantidades y calidad.

Quién lo hace

Comprador o gerente de compras: Obtiene cotizaciones, emite órdenes y administra a los proveedores.
Residente de obra o ingeniero: Levanta las requisiciones de lo que se necesita y cuándo, y confirma las entregas.
Almacenista: Recibe la mercancía, registra el inventario y surte los materiales a la obra.
Cuantificador: Revisa las órdenes contra el presupuesto de control y reporta el costo comprometido.
Cuentas por pagar: Coteja las facturas con las órdenes y las recepciones antes de pagar.

Cómo funciona

Planear las compras
Elaborar un calendario de lo que debe comprarse y cuándo, resaltando los artículos de larga entrega frente al programa de obra.
Levantar requisiciones
El personal de obra o del proyecto solicita materiales con cantidades, especificaciones y fechas requeridas.
Obtener cotizaciones
Solicitar precios a proveedores aprobados y compararlos en igualdad de condiciones.
Emitir órdenes de compra
Emitir las órdenes con precio, cantidad, fecha de entrega y condiciones, comprometiendo el costo en el código correcto.
Dar seguimiento y recibir
Rastrear las entregas y luego registrar la mercancía recibida con sus cantidades y su estado.
Administrar el inventario
Registrar las entradas y salidas de almacén para poder rastrear los materiales y reutilizar o devolver los sobrantes.
Cotejar las facturas
Pagar solo cuando la factura, la orden y la recepción de mercancía coinciden.

Diferencias por país

Reino Unido: La Construction Act 1996 (Housing Grants, Construction and Regeneration Act), con sus reformas, fija las reglas de los avisos de pago de los contratos de construcción, lo que afecta la contratación de subcontratos. La inversión del sujeto pasivo del IVA (domestic reverse charge) se aplica a muchos servicios de construcción entre empresas.
Alemania: Las compras de materiales se rigen por el derecho de compraventa del BGB y por el HGB para los comerciantes, que incluye la obligación de inspeccionar y avisar sin demora de los defectos (§ 377 HGB). Los trabajos subcontratados suelen asignarse con las condiciones de la VOB/B.
Francia: La subcontratación se rige por la ley del 31 de diciembre de 1975, que exige que el cliente acepte a los subcontratistas en obras públicas y permite el pago directo por encima de un umbral. Los plazos de pago a proveedores están limitados por el Code de commerce.
Estados Unidos: Los proveedores y subcontratistas suelen contar con derechos de gravamen del constructor (mechanic's lien) en proyectos privados y con derechos sobre la fianza de pago en proyectos públicos, conforme a la Miller Act y a las Little Miller Acts estatales. Con cada pago se suelen recabar renuncias de gravamen (lien waivers).
Internacional: Las compras transfronterizas exigen atención a los Incoterms, los aranceles de importación, la moneda y los tiempos de entrega. Los contratos FIDIC incluyen disposiciones sobre la maquinaria y los materiales destinados a las obras y sobre cuándo pueden pagarse.

Errores frecuentes

Pedir tarde los artículos de larga entrega porque el calendario de compras no estaba ligado al programa de obra.
Emitir órdenes sin código de costo, de modo que el costo comprometido no aparece en los reportes.
Pagar facturas sin la recepción de mercancía correspondiente.
Permitir que el personal de obra haga pedidos verbales que no se registran hasta que llega la factura.
Ignorar los sobrantes de almacén al final de la obra, que luego se dan de baja o se pierden.

En OpenConstructionERP

Módulo: Tendering and procurement

OpenConstructionERP apoya las compras con el módulo Procurement, para órdenes de compra, recepciones de mercancía y administración de proveedores. Subcontractor Management guarda los contratos de subcontrato, las solicitudes de pago, el fondo de garantía y la calificación. RFQ & Bidding sirve para obtener y comparar cotizaciones de proveedores antes de emitir una orden. El Contract Types Engine registra la base comercial de cada subcontrato. Los proveedores, las listas de precios y el control de inventario se cubren, dentro del grupo de datos de costos, con Supplier Catalogs & Vendor Management, que vincula los precios con las órdenes emitidas.

Procurement · Subcontractor Management · RFQ & Bidding · Contract Types Engine · Supplier Catalogs & Vendor Management

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