Mua sắm, đơn đặt hàng và kho

Là gì

Ai thực hiện

Cán bộ mua hàng hoặc trưởng bộ phận mua sắm

Lấy báo giá, đặt hàng và quản lý nhà cung cấp.

Chỉ huy trưởng hoặc kỹ sư công trường

Lập phiếu yêu cầu về những gì cần và khi nào cần, đồng thời xác nhận việc giao hàng.

Thủ kho

Nhận hàng, ghi nhận tồn kho và cấp phát vật liệu cho công trường.

Kỹ sư dự toán (QS)

Kiểm tra đơn hàng so với ngân sách và báo cáo chi phí đã cam kết.

Kế toán công nợ phải trả

Đối chiếu hóa đơn với đơn đặt hàng và phiếu nhập trước khi thanh toán.

Diễn ra thế nào

1. Lập kế hoạch mua sắm

   Lập bảng tiến độ những gì phải mua và khi nào, làm nổi bật các hạng mục có thời gian chờ dài so với tiến độ.

2. Lập phiếu yêu cầu

   Nhân viên công trường hoặc dự án đề nghị vật liệu kèm số lượng, đặc tính kỹ thuật và ngày cần.

3. Lấy báo giá

   Yêu cầu giá từ các nhà cung cấp đã được duyệt và so sánh trên cùng điều kiện.

4. Đặt hàng

   Phát hành đơn đặt hàng với giá, số lượng, ngày giao và điều khoản, ghi nhận chi phí cam kết vào đúng mã.

5. Thúc giao hàng và nhận hàng

   Theo dõi việc giao hàng, rồi ghi nhận hàng đã nhận với số lượng và tình trạng.

6. Quản lý tồn kho

   Ghi nhập, xuất kho để truy vết vật liệu và tái sử dụng hoặc trả lại phần dư.

7. Đối chiếu hóa đơn

   Chỉ thanh toán khi hóa đơn, đơn đặt hàng và phiếu nhập hàng khớp nhau.

Khác biệt giữa các nước

Vương quốc Anh

Construction Act 1996 (Housing Grants, Construction and Regeneration Act), đã được sửa đổi, quy định về thông báo thanh toán trong hợp đồng xây dựng, ảnh hưởng đến việc mua sắm thầu phụ. Cơ chế đảo ngược thuế GTGT trong nước (domestic reverse charge) áp dụng cho nhiều dịch vụ xây dựng giữa các doanh nghiệp.

Đức

Việc mua vật liệu chịu sự điều chỉnh của luật mua bán trong BGB và HGB đối với thương nhân, trong đó có nghĩa vụ kiểm tra và thông báo khiếm khuyết kịp thời (§ 377 HGB). Công việc thầu phụ thường được giao theo điều kiện VOB/B.

Pháp

Thầu phụ chịu sự điều chỉnh của luật ngày 31 tháng Mười hai năm 1975, yêu cầu nhà thầu phụ trong công trình công phải được chủ đầu tư chấp thuận và cho phép thanh toán trực tiếp khi vượt một ngưỡng nhất định. Thời hạn thanh toán cho nhà cung cấp bị giới hạn bởi Code de commerce.

Hoa Kỳ

Nhà cung cấp và nhà thầu phụ thường có quyền cầm giữ tài sản (mechanic's lien) ở dự án tư nhân và quyền đòi theo bảo lãnh thanh toán (payment bond) ở dự án công theo Miller Act và các đạo luật Little Miller Acts của các bang. Giấy từ bỏ quyền cầm giữ (lien waiver) thường được thu cùng mỗi lần thanh toán.

Quốc tế

Mua sắm xuyên biên giới cần chú ý đến Incoterms, thuế nhập khẩu, tiền tệ và thời gian chờ. Hợp đồng FIDIC có các quy định về máy thi công và vật liệu dự kiến dùng cho công trình và khi nào có thể được thanh toán.

Lỗi thường gặp

• Đặt hàng có thời gian chờ dài quá muộn vì kế hoạch mua sắm không gắn với tiến độ.
• Đặt hàng mà không có mã chi phí, nên chi phí cam kết không hiện trong báo cáo.
• Thanh toán hóa đơn khi không có phiếu nhập hàng đối chiếu.
• Để nhân viên công trường đặt hàng bằng miệng mà không được ghi nhận cho đến khi hóa đơn đến.
• Bỏ qua tồn kho dư thừa khi kết thúc công trình, rồi bị xóa sổ hoặc thất thoát.

Trong OpenConstructionERP