Pengadaan, pesanan pembelian, dan persediaan

Apa itu

Siapa yang mengerjakan

Staf pembelian atau manajer pengadaan

Memperoleh penawaran, menerbitkan pesanan, dan mengelola pemasok.

Manajer lapangan atau engineer

Mengajukan permintaan pembelian tentang apa yang dibutuhkan dan kapan, serta mengonfirmasi pengiriman.

Petugas gudang

Menerima barang, mencatat stok, dan mengeluarkan material ke lokasi proyek.

Quantity surveyor

Memeriksa pesanan terhadap anggaran dan melaporkan biaya komitmen.

Bagian utang usaha

Mencocokkan faktur dengan pesanan dan tanda terima sebelum pembayaran.

Bagaimana berjalan

1. Rencanakan pengadaan

   Susun jadwal apa yang harus dibeli dan kapan, dengan menyoroti item berwaktu tunggu panjang terhadap jadwal proyek.

2. Ajukan permintaan pembelian

   Staf lapangan atau proyek meminta material dengan jumlah, spesifikasi, dan tanggal kebutuhan.

3. Peroleh penawaran

   Minta harga dari pemasok yang disetujui dan bandingkan dengan syarat yang setara.

4. Terbitkan pesanan pembelian

   Terbitkan pesanan dengan harga, jumlah, tanggal pengiriman, dan syarat, serta bebankan biaya komitmen ke kode yang benar.

5. Pantau dan terima barang

   Lacak pengiriman, lalu catat barang yang diterima beserta jumlah dan kondisinya.

6. Kelola persediaan

   Catat stok masuk dan keluar agar material dapat dilacak dan kelebihan dapat dipakai ulang atau dikembalikan.

7. Cocokkan faktur

   Bayar hanya bila faktur, pesanan, dan tanda terima barang sesuai.

Perbedaan antarnegara

Britania Raya

Construction Act 1996 (Housing Grants, Construction and Regeneration Act), sebagaimana diubah, mengatur ketentuan pemberitahuan pembayaran untuk kontrak konstruksi, yang memengaruhi pengadaan subkontrak. Domestic reverse charge untuk PPN (VAT) berlaku pada banyak jasa konstruksi antarbadan usaha.

Jerman

Pembelian material tunduk pada hukum jual beli dalam BGB dan HGB untuk pedagang, yang mencakup kewajiban memeriksa dan segera memberitahukan cacat (§ 377 HGB). Pekerjaan subkontrak umumnya diberikan dengan ketentuan VOB/B.

Prancis

Subkontrak diatur oleh undang-undang 31 Desember 1975, yang mewajibkan subkontraktor pada pekerjaan publik diterima oleh pemilik proyek dan memungkinkan pembayaran langsung di atas ambang tertentu. Syarat pembayaran pemasok dibatasi oleh Code de commerce.

Amerika Serikat

Pemasok dan subkontraktor biasanya memiliki hak mechanic's lien pada proyek swasta dan hak payment bond pada proyek publik menurut Miller Act dan Little Miller Acts negara bagian. Lien waiver umumnya dikumpulkan bersama setiap pembayaran.

Internasional

Pengadaan lintas negara memerlukan perhatian pada Incoterms, bea impor, mata uang, dan waktu tunggu. Kontrak FIDIC memuat ketentuan tentang plant dan material yang diperuntukkan bagi pekerjaan serta kapan keduanya boleh dibayar.

Kesalahan umum

• Memesan item berwaktu tunggu panjang terlambat karena jadwal pengadaan tidak dikaitkan dengan jadwal proyek.
• Menerbitkan pesanan tanpa kode biaya, sehingga biaya komitmen tidak muncul dalam laporan.
• Membayar faktur tanpa tanda terima barang yang sesuai.
• Membiarkan staf lapangan memesan secara lisan tanpa dicatat sampai fakturnya tiba.
• Mengabaikan stok berlebih di akhir pekerjaan, yang kemudian dihapuskan atau hilang.

Di OpenConstructionERP