Fáze 4 z 7 · Zadávání

Nákup, objednávky a sklad

Objednávat materiál a subdodávky v rámci rozpočtu a sledovat, co dorazilo.

KurzyKurz se připravuje
Bezplatná videa10 videí

Výstup: Objednávky, příjemky a skladová evidence
Modul: Tendering and procurement
Dokumenty: Purchase order
Delivery note
Goods received note
Supplier invoice
Normy a podklady: Incoterms 2020
ISO 10845

Co to je

Nákup na stavebním projektu je pořizování materiálu, pronájem strojů a zadávání subdodávek po stanovení rozpočtu. Zahrnuje podávání požadavků, získávání nabídek, vystavování objednávek, urgování dodávek, přejímku zboží a párování faktur s objednávkami a příjemkami. Materiál s dlouhou dodací lhůtou, například ocel, výtahy nebo rozvaděče, je nutné objednat dostatečně brzy, aby se neohrozil harmonogram.

Dobrý nákup řídí současně náklady i čas. Každá objednávka zavazuje náklad proti rozpočtu, takže zprávy o zavázaných nákladech ukazují skutečný stav dlouho předtím, než dorazí faktury. Příjemky dokládají, co bylo dodáno, a brání placení za zboží, které nedorazilo. Špatný nákup se projevuje zpožděním na stavbě, nouzovými nákupy za vyšší ceny, přebytečnými zásobami a spory s dodavateli o množství a kvalitu.

Kdo to dělá

Nákupčí nebo manažer nákupu: Získává nabídky, zadává objednávky a řídí dodavatele.
Stavbyvedoucí nebo inženýr: Podává požadavky na to, co je třeba a kdy, a potvrzuje dodávky.
Skladník: Přejímá zboží, vede evidenci zásob a vydává materiál na stavbu.
Rozpočtář: Kontroluje objednávky proti rozpočtu a vykazuje zavázané náklady.
Účtárna závazků: Před platbou páruje faktury s objednávkami a příjemkami.

Jak to probíhá

Naplánovat nákup
Sestavte plán toho, co je třeba koupit a kdy, a vyznačte položky s dlouhou dodací lhůtou proti harmonogramu.
Podat požadavky
Pracovníci stavby nebo projektu žádají materiál s množstvím, specifikací a požadovaným termínem.
Získat nabídky
Vyžádejte si ceny od schválených dodavatelů a porovnejte je za stejných podmínek.
Vystavit objednávky
Vystavte objednávky s cenou, množstvím, termínem dodání a podmínkami a zaveďte závazek na správný kód.
Urgovat a přejímat
Sledujte dodávky a poté zaznamenejte přijaté zboží s množstvím a stavem.
Řídit zásoby
Evidujte příjem a výdej, aby šel materiál dohledat a přebytky znovu využít nebo vrátit.
Párovat faktury
Platte až tehdy, když faktura, objednávka a příjemka souhlasí.

Rozdíly podle zemí

Spojené království: Construction Act 1996 (Housing Grants, Construction and Regeneration Act) v platném znění stanoví pravidla pro oznámení o platbě ve stavebních smlouvách, což ovlivňuje zadávání subdodávek. Tuzemský režim přenesení daňové povinnosti u DPH se vztahuje na řadu stavebních služeb mezi podnikateli.
Německo: Nákupy materiálu spadají pod kupní právo BGB a HGB pro obchodníky, což zahrnuje povinnost zboží prohlédnout a vady neprodleně oznámit (§ 377 HGB). Subdodávky se běžně zadávají za podmínek VOB/B.
Francie: Subdodávky upravuje zákon z 31. prosince 1975, který vyžaduje, aby subdodavatelé u veřejných prací byli schváleni objednatelem, a nad určitou hranicí umožňuje přímou platbu. Platební lhůty pro dodavatele omezuje Code de commerce.
Spojené státy: Dodavatelé a subdodavatelé mají obvykle zákonné zástavní právo (mechanic's lien) u soukromých projektů a právo na platební záruku (payment bond) u veřejných projektů podle Miller Act a státních Little Miller Acts. S každou platbou se běžně shromažďují prohlášení o vzdání se zástavního práva (lien waivers).
Mezinárodně: Přeshraniční nákup vyžaduje pozornost k Incoterms, dovozním clům, měně a dodacím lhůtám. Smlouvy FIDIC obsahují ustanovení o zařízení a materiálech určených pro dílo a o tom, kdy je lze platit.

Časté chyby

Pozdní objednání položek s dlouhou dodací lhůtou, protože plán nákupu nebyl navázán na harmonogram.
Zadávání objednávek bez nákladového kódu, takže zavázané náklady nejsou ve zprávách vidět.
Placení faktur bez odpovídající příjemky.
Dovolení stavbě zadávat ústní objednávky, které se zaznamenají až s příchodem faktury.
Ignorování přebytečných zásob na konci zakázky, které se pak odepíší nebo ztratí.

V OpenConstructionERP

Modul: Tendering and procurement

OpenConstructionERP podporuje nákup modulem Procurement pro objednávky, příjemky a správu dodavatelů. Subcontractor Management uchovává subdodavatelské smlouvy, žádosti o platbu, pozastávky a hodnocení. RFQ & Bidding lze použít k získání a porovnání nabídek dodavatelů před zadáním objednávky. Contract Types Engine zaznamenává komerční základ každé subdodávky. Dodavatele, ceníky a řízení zásob ve skupině cenových dat pokrývá Supplier Catalogs & Vendor Management, který propojuje ceny s vystavenými objednávkami.

Procurement · Subcontractor Management · RFQ & Bidding · Contract Types Engine · Supplier Catalogs & Vendor Management

Aplikace běží na openconstructionacademy.com/app pro studenty kurzů.