خرید، سفارش خرید و انبار

چیست

چه کسی انجام می‌دهد

کارشناس خرید یا مدیر تدارکات

استعلام قیمت می‌گیرد، سفارش می‌دهد و تأمین‌کنندگان را مدیریت می‌کند.

مدیر یا مهندس کارگاه

درخواست خرید را برای آنچه و زمانی که لازم است ثبت می‌کند و تحویل‌ها را تأیید می‌کند.

انباردار

کالا را تحویل می‌گیرد، موجودی را ثبت می‌کند و مصالح را به کارگاه تحویل می‌دهد.

کارشناس متره و برآورد (QS)

سفارش‌ها را با بودجه مقایسه می‌کند و هزینه متعهدشده را گزارش می‌دهد.

حساب‌های پرداختنی

پیش از پرداخت، فاکتورها را با سفارش‌ها و رسیدها تطبیق می‌دهد.

چگونه پیش می‌رود

1. برنامه‌ریزی تدارکات

   جدول آنچه باید خریداری شود و زمان آن را تنظیم کنید و اقلام با زمان تأمین طولانی را در برابر برنامه زمان‌بندی مشخص کنید.

2. ثبت درخواست خرید

   کارکنان کارگاه یا پروژه مصالح را با مقدار، مشخصات فنی و تاریخ مورد نیاز درخواست می‌کنند.

3. دریافت استعلام قیمت

   از تأمین‌کنندگان تأییدشده قیمت بخواهید و آن‌ها را با شرایط برابر مقایسه کنید.

4. صدور سفارش خرید

   سفارش را با قیمت، مقدار، تاریخ تحویل و شرایط صادر کنید و هزینه را روی کد درست متعهد کنید.

5. پیگیری و دریافت

   تحویل‌ها را دنبال کنید و سپس کالای دریافتی را با مقدار و وضعیت ثبت کنید.

6. مدیریت موجودی

   ورود و خروج انبار را ثبت کنید تا مصالح قابل ردیابی باشند و مازاد دوباره استفاده یا مرجوع شود.

7. تطبیق فاکتورها

   فقط وقتی پرداخت کنید که فاکتور، سفارش و رسید دریافت کالا با هم مطابقت داشته باشند.

تفاوت بر حسب کشور

بریتانیا

Construction Act 1996 (Housing Grants, Construction and Regeneration Act)، با اصلاحات بعدی، قواعد اخطار پرداخت را برای پیمان‌های ساختمانی تعیین می‌کند که بر تدارکات پیمان‌های فرعی اثر می‌گذارد. سازوکار معکوس داخلی مالیات بر ارزش افزوده (VAT) در بسیاری از خدمات ساختمانی میان شرکت‌ها اعمال می‌شود.

آلمان

خرید مصالح مشمول حقوق خرید و فروش BGB و برای بازرگانان HGB است که شامل وظیفه بازرسی و اعلام فوری عیب (§ 377 HGB) می‌شود. کار پیمانکاری فرعی معمولاً با شرایط VOB/B واگذار می‌شود.

فرانسه

پیمانکاری فرعی تابع قانون 31 دسامبر 1975 است که در کارهای عمومی پذیرش پیمانکاران فرعی توسط کارفرما را الزامی می‌کند و بالای یک آستانه پرداخت مستقیم را مجاز می‌داند. مهلت پرداخت به تأمین‌کنندگان را Code de commerce محدود می‌کند.

ایالات متحده

تأمین‌کنندگان و پیمانکاران فرعی معمولاً در پروژه‌های خصوصی حق mechanic's lien و در پروژه‌های دولتی حق ضمانت‌نامه پرداخت طبق Miller Act و Little Miller Actهای ایالتی دارند. انصراف‌نامه‌های lien معمولاً با هر پرداخت گرفته می‌شود.

بین‌المللی

تدارکات فرامرزی به Incoterms، عوارض واردات، ارز و زمان‌های تأمین توجه می‌طلبد. پیمان‌های FIDIC مقرراتی درباره ماشین‌آلات و مصالح در نظر گرفته‌شده برای کار و زمان پرداخت بهای آن‌ها دارند.

اشتباهات رایج

• دیر سفارش دادن اقلام با زمان تأمین طولانی، چون جدول تدارکات به برنامه زمان‌بندی گره نخورده بود.
• صدور سفارش بدون کد هزینه، به‌طوری که هزینه متعهدشده در گزارش‌ها دیده نمی‌شود.
• پرداخت فاکتورها بدون رسید دریافت کالای متناظر.
• اجازه دادن به کارکنان کارگاه برای سفارش شفاهی که تا رسیدن فاکتور ثبت نمی‌شود.
• نادیده گرفتن موجودی مازاد در پایان کار، که سپس امحا یا گم می‌شود.

در OpenConstructionERP