Etapa 4 din 7 · Achiziții

Achiziții, comenzi și stocuri

Comandarea materialelor și a subcontractelor în raport cu bugetul și urmărirea livrărilor.

CursuriCurs în pregătire
Videoclipuri gratuite10 videoclipuri

Vedeți videoclipurile gratuite Cum decurge

Rezultat: Comenzi de achiziție, recepții de bunuri și evidența stocurilor
Modul: Tendering and procurement
Documente: Purchase order
Delivery note
Goods received note
Supplier invoice
Standarde și referințe: Incoterms 2020
ISO 10845

Ce este

Achizițiile într-un proiect de construcții înseamnă cumpărarea de materiale, închirierea de utilaje și contractarea de servicii de subcontractare după stabilirea bugetului. Ele includ emiterea referatelor de necesitate, obținerea ofertelor, emiterea comenzilor de achiziție, urmărirea livrărilor, recepția bunurilor și potrivirea facturilor cu comenzile și recepțiile. Materialele cu termene lungi de livrare, precum oțelul, liftele sau tablourile electrice, trebuie comandate suficient de devreme pentru a susține graficul de execuție.

O bună gestiune a achizițiilor controlează costul și timpul împreună. Fiecare comandă angajează un cost față de buget, astfel încât rapoartele de costuri angajate arată situația reală cu mult înainte de sosirea facturilor. Recepțiile dovedesc ce s-a livrat și previn plata unor bunuri nesosite. Achizițiile slab gestionate se văd prin întârzieri pe șantier, cumpărări urgente la prețuri mai mari, stocuri excedentare și dispute cu furnizorii privind cantitățile și calitatea.

Cine îl execută

Achizitor sau manager de achiziții: Obține oferte, emite comenzi și gestionează furnizorii.
Șef de șantier sau inginer de șantier: Emite referatele de necesitate pentru ce este nevoie și când, și confirmă livrările.
Gestionar de magazie: Recepționează bunurile, înregistrează stocurile și eliberează materiale către șantier.
Specialist în evaluarea costurilor (quantity surveyor): Verifică comenzile față de buget și raportează costurile angajate.
Contabilitate furnizori: Potrivește facturile cu comenzile și recepțiile înainte de plată.

Cum decurge

Planificarea achizițiilor
Întocmiți un program al achizițiilor, indicând ce trebuie cumpărat și când, și evidențiind articolele cu termen lung de livrare față de grafic.
Emiterea referatelor de necesitate
Personalul de șantier sau de proiect solicită materiale, cu cantități, specificații și datele necesare.
Obținerea ofertelor
Cereți prețuri de la furnizori aprobați și comparați-le în condiții egale.
Emiterea comenzilor de achiziție
Emiteți comenzi cu preț, cantitate, dată de livrare și condiții, angajând costul pe codul corect.
Urmărirea și recepția
Urmăriți livrările, apoi consemnați bunurile recepționate, cu cantități și stare.
Gestionarea stocurilor
Înregistrați intrările și ieșirile din stoc, astfel încât materialele să poată fi urmărite, iar excedentul refolosit sau returnat.
Potrivirea facturilor
Plătiți doar când factura, comanda și recepția coincid.

Diferențe între țări

Regatul Unit: Construction Act 1996 (Housing Grants, Construction and Regeneration Act), cu modificările ulterioare, stabilește regulile privind notificările de plată pentru contractele de construcții, ceea ce afectează achizițiile prin subcontractare. Taxarea inversă internă a TVA se aplică multor servicii de construcții între firme.
Germania: Achizițiile de materiale intră sub incidența dreptului vânzării din BGB și a HGB pentru comercianți, care include obligația de a verifica marfa și de a notifica prompt viciile (§ 377 HGB). Lucrările subcontractate se atribuie în mod obișnuit în condițiile VOB/B.
Franța: Subcontractarea este reglementată de legea din 31 decembrie 1975, care cere ca subcontractanții la lucrările publice să fie acceptați de beneficiar și permite plata directă peste un prag. Termenele de plată către furnizori sunt limitate de Code de commerce.
Statele Unite: Furnizorii și subcontractanții au de regulă drepturi de mechanic's lien la proiectele private și drepturi asupra garanțiilor de plată (payment bond) la proiectele publice, în baza Miller Act și a legilor statale Little Miller Acts. Renunțările la lien se colectează frecvent la fiecare plată.
Internațional: Achizițiile transfrontaliere cer atenție la Incoterms, taxe de import, monedă și termene de livrare. Contractele FIDIC conțin prevederi privind utilajele și materialele destinate lucrărilor și momentul în care pot fi plătite.

Greșeli frecvente

Comandarea târzie a articolelor cu termen lung de livrare, deoarece programul achizițiilor nu a fost legat de grafic.
Emiterea comenzilor fără cod de cost, astfel încât costurile angajate nu apar în rapoarte.
Plata facturilor fără recepția corespunzătoare a bunurilor.
Permiterea ca personalul de șantier să dea comenzi verbale, care nu sunt consemnate până la sosirea facturii.
Ignorarea stocurilor excedentare la finalul lucrării, care sunt apoi scoase din evidență sau pierdute.

În OpenConstructionERP

Modul: Tendering and procurement

OpenConstructionERP sprijină cumpărarea prin modulul Procurement, pentru comenzi de achiziție, recepții de bunuri și gestionarea furnizorilor. Subcontractor Management păstrează contractele de subcontractare, cererile de plată, reținerile și evaluările. RFQ & Bidding poate fi folosit pentru obținerea și compararea ofertelor furnizorilor înainte de emiterea unei comenzi. Contract Types Engine consemnează baza comercială a fiecărui subcontract. Furnizorii, listele de prețuri și controlul stocurilor sunt acoperite în grupul datelor de cost de Supplier Catalogs & Vendor Management, care leagă prețurile de comenzile emise.

Procurement · Subcontractor Management · RFQ & Bidding · Contract Types Engine · Supplier Catalogs & Vendor Management

Aplicația rulează la openconstructionacademy.com/app pentru cursanți.