المشتريات وأوامر الشراء والمخزون

ما هي

من ينفذها

مسؤول المشتريات أو مدير المشتريات

يحصل على عروض الأسعار ويصدر الأوامر ويدير الموردين.

مدير الموقع أو المهندس

يرفع طلبات الشراء بما يلزم وموعده ويؤكد عمليات التسليم.

أمين المخزن

يستلم البضائع ويسجل المخزون ويصرف المواد للموقع.

مهندس الكميات

يفحص الأوامر مقابل الميزانية ويرفع تقارير التكلفة الملتزم بها.

الحسابات الدائنة

تطابق الفواتير مع الأوامر وإيصالات الاستلام قبل الدفع.

كيف تجري

1. تخطيط المشتريات

   أعدّ جدولًا بما يجب شراؤه وموعده، مع إبراز البنود طويلة التوريد مقابل البرنامج الزمني.

2. رفع طلبات الشراء

   يطلب موظفو الموقع أو المشروع المواد مع الكميات والمواصفات والتواريخ المطلوبة.

3. الحصول على عروض الأسعار

   اطلب الأسعار من الموردين المعتمدين وقارنها على أساس متكافئ.

4. إصدار أوامر الشراء

   أصدر الأوامر بالسعر والكمية وموعد التسليم والشروط، مع تحميل التكلفة على الرمز الصحيح.

5. المتابعة والاستلام

   تتبّع عمليات التسليم ثم سجّل البضائع المستلمة بكمياتها وحالتها.

6. إدارة المخزون

   سجّل حركة المخزون الداخلة والخارجة ليمكن تتبع المواد وإعادة استخدام الفائض أو إرجاعه.

7. مطابقة الفواتير

   لا تدفع إلا عند اتفاق الفاتورة مع الأمر وإيصال الاستلام.

الفروق بين البلدان

المملكة المتحدة

يضع قانون Construction Act 1996 (Housing Grants, Construction and Regeneration Act) بصيغته المعدّلة قواعد إشعارات الدفع لعقود الإنشاءات، وهو ما يؤثر في مشتريات المقاولين من الباطن. ويسري نظام الاحتساب العكسي المحلي لضريبة القيمة المضافة على كثير من خدمات الإنشاءات بين الشركات.

ألمانيا

تخضع مشتريات المواد لقانون البيع في BGB وفي HGB للتجار، ويشمل ذلك واجب الفحص والإخطار الفوري بالعيوب (§ 377 HGB). وتُسند أعمال المقاولين من الباطن عادة بشروط VOB/B.

فرنسا

ينظم الباطن قانون 31 ديسمبر 1975، الذي يشترط قبول المالك للمقاولين من الباطن في الأشغال العامة ويتيح الدفع المباشر فوق حد معين. وتقيّد Code de commerce آجال الدفع للموردين.

الولايات المتحدة

يتمتع الموردون والمقاولون من الباطن عادة بحقوق الحجز (mechanic's lien) في المشاريع الخاصة وحقوق سند الدفع في المشاريع العامة بموجب Miller Act وقوانين Little Miller Acts في الولايات. وتُجمع تنازلات الحجز (lien waivers) عادة مع كل دفعة.

دولي

تتطلب المشتريات عبر الحدود عناية بـ Incoterms والرسوم الجمركية والعملة وفترات التوريد. وتتضمن عقود FIDIC أحكامًا بشأن المعدات والمواد المخصصة للأعمال ومتى يجوز دفع ثمنها.

أخطاء شائعة

• طلب البنود طويلة التوريد متأخرًا لأن جدول المشتريات لم يُربط بالبرنامج الزمني.
• إصدار الأوامر دون رمز تكلفة، فلا تظهر التكلفة الملتزم بها في التقارير.
• دفع الفواتير دون إيصال استلام مطابق.
• السماح لموظفي الموقع بإصدار أوامر شفهية لا تُسجَّل حتى وصول الفاتورة.
• إهمال المخزون الفائض في نهاية المشروع فيُشطب أو يضيع.

في OpenConstructionERP